I. Regelungszweck

Gemäß § 25g Abs. 1 KWG haben die in § 25c Abs. 1 KWG genannten Institute und Unternehmen

„als übergeordnete Unternehmen in Bezug auf ihre nachgeordneten Unternehmen, Zweigstellen und Zweigniederlassungen gruppenweite interne Sicherungsmaßnahmen nach § 9 des Geldwäschegesetzes und
§ 25c Abs. 1 zu schaffen, die Einhaltung der Sorgfaltspflichten nach den
§§ 3, 5 und 6 des Geldwäschegesetzes und den §§ 25d und 25f sowie der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach § 8 des Geldwäschegesetzes sicherzustellen.“

Bereits der Baseler Ausschuss für Bankenaufsicht hat in seinem Papier „Konsolidiertes Know Your Customer-Risikomanagement“ vom 06.10.2004 auf den globalen Charakter der sich aus einer Geldwäsche und/oder Terrorismusfinanzierung ergebenden Rechts- und Integritätsrisiken in einer Gruppe hingewiesen. Für die Sicherstellung der Integrität des Finanzsystems ist danach ein gruppenweiter Ansatz für das Risikomanagement gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unverzichtbar. Insbesondere sollen „grenzüberschreitend tätige Unternehmen über Systeme und Verfahren zur Überwachung und zum Austausch von Informationen über Kundenidentität und Kontovorgänge innerhalb der Gruppe verfügen und Kunden aufmerksam beobachten, welche die Dienstleistungen der Gruppe – u.U. auch in verschiedenen Branchen - in Anspruch nehmen“. Der Baseler Ausschuss weist zudem darauf hin, dass schon eine problematische Kundenbeziehung, die mit einem Teil der Gruppe besteht, ein Rechts- und Integritätsrisiko der gesamten Gruppe darstellen kann.

Die folgenden Ausführungen tragen den vorgenannten Umständen Rechnung und dienen der Erläuterung der in § 25g KWG enthaltenen Anforderungen an die gruppenweite Umsetzung der geldwäscherechtlichen Pflichten.
Die Erläuterung der Pflichten zur Verhinderung von betrügerischen Handlungen zu Lasten der in § 25c Abs. 1 KWG genannten Institute und Unternehmen ist nicht Gegenstand dieses Rundschreibens; sie wird in einem späteren gesonderten Rundschreiben der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht erfolgen.

II. Adressat der Pflicht

1. Verpflichtete im Sinne des § 25g KWG

§ 25g Abs. 1 Satz 1 KWG verlangt von

• Kreditinstituten,
• Finanzdienstleistungsinstituten,
• Kapitalanlagegesellschaften (vgl. § 6 Abs. 5 des Investmentgesetzes (InvG),
• Finanzholding-Gesellschaften sowie gemischte Finanzholding-Gesellschaften, die nach § 10a Abs. 3 Satz 6 oder 7 KWG oder nach § 10b Abs. 3 Satz 8 KWG als übergeordnetes Unternehmen gelten und gemäß
  § 25g Abs. 2 KWG Verpflichtete im Sinne des § 2 Abs. 1 Nr. 1 GwG sind,

die Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen im Sinne des § 25g KWG sind, sicherzustellen, dass für alle ihnen nachgeordneten Unternehmen, Zweigstellen und Zweigniederlassungen im In- und Ausland gruppenweite interne Sicherungsmaßnahmen geschaffen sowie die sonstigen dort genannten Pflichten erfüllt werden („gruppenweite Umsetzung“).

Die Beendigungsverpflichtung gemäß § 25g Abs. 1 Satz 3 KWG bezieht sich dagegen nur auf Zweigstellen und Zweigniederlassungen sowie nachgeordnete Unternehmen in Drittstaaten.

Als „nachgeordnete Unternehmen“ im Sinne des § 25g Abs. 1 KWG und damit dieses Rundschreibens gelten neben nachgeordneten Unternehmen im Sinne der § 10a KWG auch Unternehmen im In- und Ausland, die - auch wenn sie selbst keine Finanztransaktionen durchführen - ausschließlich oder neben der Anlageberatung die Verwaltung, Steuerung und Betreuung von Vermögen („Family Office“) anbieten, sofern sie

• an ihrem Standort selbst geldwäscherechtlichen Sorgfaltspflichten unterliegen und
• einem beherrschenden Einfluss (§ 17 Abs. 1 AktG) seitens ihres Mutterunternehmens oder übergeordneten Unternehmens etwa aufgrund von Kapital- oder Stimmenmehrheit vertraglicher Bindung (z.B. Beherrschungsvertrag) oder personeller Verflechtung unterliegen.

Als „Gruppe“ im Sinne dieses Rundschreibens gilt die Gesamtheit aus Mutterunternehmen oder übergeordnetem Unternehmen sowie Zweigstellen und Zweigniederlassungen und sämtlichen nachgeordneten Unternehmen.

2. Verantwortlichkeit des Geschäftsleiter

Verantwortlich für die Erfüllung der Pflichten gem. § 25g Abs. 1 Satz 1 KWG sind die Geschäftsleiter des Mutterunternehmens oder übergeordneten Unternehmens im Sinne des § 1 Abs. 2 Satz 1 KWG.

III. Inhalt der Pflicht

1. Schaffung interner Sicherungsmaßnahmen

Für eine effektive Umsetzung sind die jeweiligen Verantwortlichkeiten innerhalb der Gruppe in Bezug auf interne Sicherungsmaßnahmen explizit festzulegen.

a. Gruppen-Geldwäschebeauftragter

Beim Mutterunternehmen oder übergeordneten Unternehmen ist ein Gruppen-Geldwäschebeauftragter zu bestellen, der im Rahmen des globalen Risikomanagements für die gesamte Gruppe eine einheitliche Politik zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu schaffen und deren Umsetzung zu koordinieren und gruppenweit zu überwachen hat.

Der Gruppen-Geldwäschebeauftragte hat unternehmensübergreifend verbindliche Verfahren zur Umsetzung der geldwäscherechtlichen Pflichten in den gruppenangehörigen Zweigstellen und Zweigniederlassungen und nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland zu schaffen und Weisungen zu erteilen.

Die für eine gruppenweite Durchführung der Aufgaben des Gruppen-Geldwäschebeauftragten notwendigen Mittel und Verfahren sind vom Mutterunternehmen oder übergeordneten Unternehmen vorzuhalten und wirksam einzusetzen.

Der Gruppen-Geldwäschebeauftragte hat sich im Rahmen seiner Aufgaben in den Zweigstellen und Zweigniederlassungen sowie nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland über deren Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten laufend zu informieren und sich in regelmäßigen Abständen - auch durch Besuche vor Ort – insbesondere davon zu überzeugen, dass die Pflichten gem.
§ 25g Abs. 1 KWG eingehalten bzw. die notwendigen Maßnahmen getroffen werden. Falls erforderlich, hat er unternehmensübergreifende Maßnahmen zu ergreifen.

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat sicherzustellen, dass der Gruppen-Geldwäschebeauftragte bzw. die von ihm beauftragten Mitarbeiter die Befugnis erhalten, sich in Bezug auf alle Zweigstellen und Zweigniederlassungen sowie nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland die Prüfungsberichte sowohl der internen Revision als auch von externen Prüfern, soweit diese Aussagen zur Einhaltung geldwäscherechtlicher Pflichten beinhalten, vorlegen zu lassen. Diese Befugnis beinhaltet auch, im Rahmen der genannten Aufgaben uneingeschränkt Stichproben durchzuführen. Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat zusätzlich sicherzustellen, dass der Gruppen-Geldwäschebeauftragte, die von ihm beauftragten Mitarbeiter und die Innenrevision im Rahmen ihrer Aufgaben gruppenweit Zugang zu allen für die Erfüllung der geldwäscherechtlichen Pflichten relevanten Informationen, Dokumenten und Dateien über alle Kunden, Verfügungsberechtigte, wirtschaftlich Berechtigte sowie über alle Kundenkonten und transaktionen haben.

Der Gruppen-Geldwäschebeauftragte hat den Vorstand des Mutterunternehmens oder übergeordneten Unternehmens über die gruppenweite Umsetzung und Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten regelmäßig und schriftlich zu informieren.

b. Schulungen

Gruppenweite interne Sicherungsmaßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erfordern nach § 25g Abs. 1 Satz 2 KWG angemessene Schulungen der Geldwäschebeauftragten und der mit der Durchführung von Transaktionen und mit der Anbahnung und Begründung von Geschäftsbeziehungen befassten Beschäftigten des Mutterunternehmens oder übergeordneten Unternehmens sowie aller Zweigstellen und Zweigniederlassungen und der nachgeordneten Unternehmen.

c. Gefährdungsanalyse

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat zur gruppenweiten Umsetzung des § 25g Abs. 1 KWG unter Beachtung meines Rundschreibens 8/2005 eine Gefährdungs¬analyse für die gesamte Gruppe anzufertigen und zu aktualisieren, die die Gefährdungsanalysen aller gruppenangehörigen Zweigstellen und Zweigniederlassungen sowie nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland einbezieht und darauf aufbaut. Die aktuelle Gefährdungsanalyse für die Gruppe ist der Geschäftsleitung zur Kenntnis zu geben.

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat in diesem Zusammenhang auch das Risiko zu bewerten, das eine von seinen Zweigstellen oder Zweigniederlassungen oder nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland getätigte Geschäftsaktivität für die gesamte Gruppe darstellt.

2. Einhaltung der Sorgfaltspflichten

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat die Einhaltung folgender Sorgfaltspflichten in allen Zweigstellen und Zweigniederlassungen sowie nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland sicherzustellen:

• die allgemeinen Sorgfaltspflichten des § 3 GwG (bzgl. Abs. 1 Nr. 3 i.V.m. § 4 Abs. 5),
• die verstärkten Sorgfaltspflichten gemäß § 6 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 2 GwG,
• die vereinfachten Sorgfaltspflichten des § 5 GwG und 25d KWG und
• die verstärkten Sorgfaltspflichten gemäß § 25f KWG.

Die Formerfordernisse des § 4 Abs. 3 und 4 GwG sind im Rahmen der gruppenweiten Umsetzung im Ausland nicht zu beachten.

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat ferner gemäß § 9 Abs. 2 Nr. 2 GwG i.V.m. § 25g Abs. 1 Satz 1 KWG sicherzustellen, dass zur Erfüllung der Kundensorgfaltspflichten für die Kundenannahme gruppenweit einheitliche risikoangemessene Regelungen und Verfahren bestehen.
Die genannten Pflichten des GwG und des KWG stellen insoweit den Mindeststandard dar.

Gem. § 25g Abs. 1 Satz 3 KWG sind für den Fall, dass am ausländischen Sitz einer Zweigstelle oder Zweigniederlassung oder eines nachgeordneten Unternehmens im In- und Ausland strengere Sorgfaltspflichten gelten, dort die strengeren Pflichten zu erfüllen.

Die maßgeblichen Informationen müssen für das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen bei allen Zweigstellen und Zweigniederlassungen sowie nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland zugänglich sein.

Soweit Kunden aufgrund gesetzlicher Regelungen oder aufgrund einer Klassifizierung durch den Geldwäschebeauftragten einer Zweigstelle oder Zweigniederlassung oder eines nachgeordneten Unternehmens im In- und Ausland oder gruppenweit durch den Gruppen-Geldwäschebeauftragten als erhöht risikobehaftet angesehen werden, sind verstärkte Kundensorgfaltspflichten vorzusehen. In diesen Fällen hat der unmittelbare Vorgesetzte oder die unmittelbar übergeordnete Führungsebene über die Aufnahme oder Fortführung einer Geschäftsbeziehung mit solchen Kunden zu entscheiden.

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat ferner sicherzustellen, dass gruppenweit angemessene einheitliche risikoorientierte Verfahren zur Überwachung von Konten auf ungewöhnliche oder verdächtige Transaktionen Anwendung finden. Diese umfassen sämtliche Konten (inklusive interne Konten, Treuhandkonten oder Kundenkonten für Vermögenswerte, die auf der Grundlage eines Auftragsverhältnisses geführt oder verwaltet werden).

3. Anforderungen gemäß § 25g Abs. 1 Satz 3 KWG

Soweit die nach § 25g Abs. 1 Satz 1 KWG im Rahmen der Begründung oder Durchführung von Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen zu treffenden Maßnahmen in einem Drittstaat, in dem eine Zweigstelle oder ein nachgeordnetes Unternehmen ansässig ist, nach dem Recht des betroffenen Staates rechtlich nicht zulässig oder tatsächlich nicht durchführbar sind, hat das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen gemäß
§ 25g Abs. 1 Satz 3 KWG sicherzustellen, dass seine Zweigstellen oder nachgeordneten Unternehmen in diesem Drittstaat keine Geschäftsbeziehung begründen oder fortsetzen und keine Transaktionen durchführen, die entsprechende unzulässige oder undurchführbare Maßnahmen erfordern.

Soweit eine Geschäftsbeziehung bereits besteht, hat das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen in solchen Fällen sicherzustellen, dass diese von seinen nachgeordneten Unternehmen oder seinen Zweigstellen ungeachtet anderer gesetzlicher oder vertraglicher Bestimmungen durch Kündigung oder auf andere Weise beendet werden (§ 25g Abs. 1 Satz 4 KWG).

Bei der Verpflichtung zur Nicht-Durchführung einer Transaktion, zur Kündigung einer bestehenden Geschäftsbeziehung oder Beendigung auf andere Weise ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Die an die Erfüllung der Sorgfaltspflichten zu stellenden Anforderungen im Rahmen der Entscheidung zur Nicht-Durchführung einer Transaktion oder zur Beendigung einer Geschäftsbeziehung sind nicht aufgrund formal-schematisch vorgegebener Kriterien, sondern im Licht des risikobasierten Ansatzes des § 3 Abs. 4 GwG auszulegen. Die Verpflichtung zur Nicht-Durchführung einer Transaktion oder zur Beendigung einer Geschäftsbeziehung besteht immer, wenn sich die von § 25g Abs. 1 Satz 1 KWG geforderten, im betreffenden Drittstaat aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht durchführbaren Maßnahmen als wesentlich darstellen.

4. Sicherstellung des Zugangs zu Informationen innerhalb der Gruppe

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat gemäß § 9 Abs. 2 Nr. 2 GwG i.V.m. § 25g Abs. 1 Satz 1 KWG sicherzustellen, dass seine Zweigstellen und Zweigniederlassungen sowie nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland in der Lage sind, dem Gruppen-Geldwäschebeauftragten und der Konzernrevision die für die Erfüllung der Pflichten gem. § 25g Abs. 1 KWG und für das gruppenweite Risikomanagement notwendigen Informationen, die für die Verhinderung von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung relevant sind, zugänglich zu machen und Nachfragen – insbesondere des Gruppen-Geldwäschebeauftragten und der Konzernrevision – hierzu zeitnah zu beantworten. Zu diesen Informationen zählen auch Kundendaten, Verdachtsanzeigen oder Informationen über Kontakte zu Finanzmarktaufsichts-, Strafverfolgungs- und Ermittlungsbehörden sowie Steuer- und Zollbehörden.

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat auch sicherzustellen, dass Regelungen und Verfahren vorliegen, die eine Feststellung ermöglichen, ob ein Kunde Konten oder Depots bei oder Geschäftsbeziehungen mit einer Zweigstelle oder Zweigniederlassung oder einem nachgeordneten Unternehmen im In- und Ausland unterhält.

5. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen hat sicherzustellen, dass die Anforderungen der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht der erhobenen Angaben und eingeholten Informationen über Vertragspartner, wirtschaftlich Berechtigte sowie Geschäftsbeziehungen und Transaktionen entsprechend den Grundsätzen des § 8 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 und Abs. 3 GwG innerhalb der gesamten Gruppe eingehalten werden.

Berichte des Gruppen-Geldwäschebeauftragen sowie sonstige an das Mutterunternehmen oder übergeordnete Unternehmen weitergeleitete oder zugänglich gemachte Informationen sind entsprechend den Grundsätzen des § 8 Abs. 3 GwG aufzubewahren und der Konzernrevision sowie im Rahmen von Jahresabschluss- und Sonderprüfungen zugänglich zu machen. Sie unterliegen ebenfalls den für alle Geschäftsgeheimnisse geltenden Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitsregelungen.