Anwendungsbereich und rechtliche Grundlagen

1. Die Meldeverpflichtung trifft nach § 35 KAGB alle Verwaltungsgesellschaften

• mit Sitz in Deutschland, die AIF im Inland verwalten oder zu verwalten beabsichtigen,
• mit Sitz in Deutschland, die AIF in einem Staat der EU oder des EWR verwalten oder zu verwalten beabsichtigen,
• mit Sitz in Deutschland, die einen AIF, auch soweit dieser seinen Sitz nicht innerhalb der EU oder dem EWR hat, innerhalb der EU oder des EWR vertreiben, sowie
• ausländische AIF-Verwaltungsgesellschaften nach Maßgabe des § 35 Abs. 6.
• Für AIF-Verwaltungsgesellschaften, die an Stelle einer Erlaubnis zum Geschäftsbetrieb lediglich über eine Registrierung verfügen, folgt die Meldepflicht aus § 44 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 7 KAGB.

2. Die Kriterien zur Konkretisierung der Meldepflichten ergeben sich aus Art. 2 bis 5 und 110 sowie Anhang 4 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 231/2013 in Verbindung mit Art. 3(3)(d) und 24(1), (2) und (4) der AIFMD.

3. Um einen europaweit harmonisierten Meldeablauf zu gewährleisten, hat die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) zahlreiche weitere Standards bezüglich des Ablaufs, des Inhalts und der Form der Meldungen veröffentlicht. Hinzuweisen ist insbesondere auf die von ESMA erstellten Leitlinien zum AIFMD-Berichtswesen (Leitlinien zu den Berichtspflichten gemäß Artikeln 3(3)(d) und 24(1), (2) und (4) AIFMD, Ref. ESMA/2014/869DE). ESMA hat zu diesem Dokument auch einen Frage- und Antwortkatalog erstellt (Ref. ESMA/2015/11 und aktuell ESMA34-32-352). Die von ESMA zum Themenkomplex AIFMD-Reporting veröffentlichten Dokumente sind in der jeweils gültigen Fassung bei der Abgabe der Meldungen zu Grunde zu legen, soweit in diesem Merkblatt nichts Anderes festgelegt wird. Eine Übersicht der publizierten Dokumente kann auf der Website von ESMA abgerufen werden. (Zugang zu den Dateien jeweils über Home > ESMA's Activities > Investors and issuers > Fund Management). Beispieldateien und Erläuterungen zu den Datenfeldern finden sich hier.

WICHTIG: Achten Sie bei der Konsultation von ESMA-Papieren bitte darauf, dass sich die Erläuterungen auf die korrekte Version der XSD und nicht auf eine abweichende Version beziehen, da andernfalls die Meldung nicht korrekt verarbeitet werden wird. Hinweis: Es ergeben sich folgende Versionsänderungen:

• 2013-1358 AIFMD Reporting IT Technical Guidance - revision 4

  für Meldungen bis November 2023

• 2013-1358 AIFMD Reporting IT Technical Guidance - revision 6

  für Meldungen ab November 2023 (inbesondere bezüglich Y1/X2/Q4 2023!)

4. Falls eine AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaft neben der Verwaltung von AIF zusätzlich geschlossene und vor dem 21.07.13 ausinvestierte Altfonds, welche die Voraussetzungen des § 353 Absatz 1 KAGB erfüllen, verwaltet, bestehen für diese Altfonds keine Meldepflichten. Dementsprechend ist für diese Altfonds keine AIF-Meldung abzugeben. Zudem müssen die Anlagen des Altfonds nicht in der AIFM-Meldung berücksichtigt werden.

Technische Grundlagen, Meldeweg, MVP-Plattform

5. Die Daten können ausschließlich im XML-Format entsprechend der von ESMA publizierten Spezifikation an die Bundesanstalt gemeldet werden. Die aktuellen Versionen der XSD-Dokumente sind auf der ESMA-Homepage veröffentlicht und stehen Ihnen als Anlage zu diesem Merkblatt auf der BaFin-Homepage zur Verfügung. Die Meldung umfasst hierbei eine XML-Datei für die AIFM-Meldungen sowie eine XML-Datei, in der sämtliche AIF-Meldungen zusammengefasst werden. Die Übermittlung einer einzelnen XML-Datei für jeden AIF ist nicht zulässig. Um das Ausfüllen der verschiedenen Datenfelder zu erleichtern, hat ESMA eine technische Anleitung veröffentlicht (Ref. Fund Management Reporting). Achten Sie bei der Konsultation von ESMA-Papieren bitte darauf, dass sich diese auf die korrekte XSD-Version und nicht auf eine abweichende Fassung beziehen.

Um insbesondere kleineren KVG’en die Einarbeitung zu erleichtern, steht als Anlage zu diesem Merkblatt je ein Beispiel für eine AIF- und eine AIFM-Meldung zur Verfügung. Sowohl bei XSD- als auch bei XML-Dateien handelt es sich um Textdateien, die am einfachsten mit dem Internetexplorer betrachten und mit jedem Texteditor geändert werden können (Rechtsklick -> Öffnen mit).

6. Die XML-Dateien müssen in elektronischer Form über das Melde- und Veröffentlichungssystem der BaFin (MVP-Portal) übermittelt werden. Ein anderer Übertragungsweg ist nicht zulässig. Insbesondere ist weder eine Übermittlung der Dateien per Mail noch ein Eintragen der Daten in eine Online-Maske möglich. Die technischen Spezifikationen werden über die Informationsseiten des MVP-Portals zur Verfügung gestellt.

7. Als Meldedateien sind ausschließlich Dateien erlaubt, die mit GZIP komprimiert (gezippt) worden sind. Die XML-Datei der AIFM-Meldung ist hierbei separat von der XML-Datei der AIF-Meldung zu komprimieren. Für die GZIP-Datei der AIFM-Meldung gilt die Dateinamenskonvention „AIFM_<beliebiger Dateiname>.gz“. Für die GZIP-Datei der AIF-Meldung gilt die Dateinamenskonvention „AIF_<beliebiger Dateiname>.gz“. Für die XML-Dateien wird keine Namenskonvention vorgegeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Dateinamen ausschließlich die Zeichen 0-9, A-Z, a-z, ., _ und - enthalten dürfen. Zudem ist die maximale Namenslänge auf 100 Zeichen begrenzt. Sie erleichtern uns die Arbeit wesentlich, wenn Sie im Dateinamen den Namen der meldenden KVG erkennbar machen (ggfs. mit einer einschlägigen Abkürzung) und der BaFin-ID der KVG.

8. Den jeweiligen Status der bereits übermittelten Daten kann der Melder dem Protokoll des MVP Portal entnehmen. Die übermittelten Daten werden formal und inhaltlich zum einen durch die BaFin und zum anderen durch ESMA entsprechend den von ESMA publizierten Leitlinien auf Meldefehler hin überprüft. Formale Fehler werden hierbei sofort reklamiert. Für Fehlermeldungen, die aus dem BaFin-System resultieren, beträgt der zeitliche Vorlauf nach den bisherigen Erfahrungen mehrere Minuten bis einige Stunden. Der Zeitraum bis zur Rückmeldung der ESMA-Systeme kann einige Tage betragen - insbesondere in den letzten Tagen vor Meldefristende.

Über fehlerhafte Meldungen wird der Melder ausschließlich über das MVP-Portal informiert. Es erfolgt keine hierüber hinausgehende oder automatisierte Weiterleitung der im MVP-Portal vorgehaltenen Informationen an den Melder. Es ist daher zwingend erforderlich, dass der Melder regelmäßig und bis zum erfolgreichen Abschluss der Meldung den Meldestatus im MVP-Portal selbst aktiv überprüft. Als fehlerhaft gekennzeichnete Meldungen sind korrigiert und vollständig (d.h. erneute Übermittlung der gesamten Datei einschließlich aller enthaltenen AIF/AIFM) zu wiederholen. Die Meldeverpflichtung gilt erst dann als erfüllt, wenn das System die erfolgreiche, d.h. nicht beanstandete Übermittlung der Daten bestätigt (Status: "ESMA ok").

Bitte beachten Sie, dass die Rückmeldung personengebunden an das Konto der die Meldung einreichenden Person gesendet wird. Bei einer absehbaren Abwesenheit eines Melders (Urlaub o.ä.) ist es daher ggfs. zweckmäßig die Meldung durch eine voraussichtlich anwesende Person abgeben zu lassen.

9. Die inhaltliche Überprüfung der gemeldeten Daten erfolgt durch die BaFin im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Datenqualitätsprüfung (DQEF - Data Quality Engagement Framework). Um die Qualität der gemeldeten Daten zu steigern, werden betroffene KVGen per E-Mail angeschrieben und um eine Korrekturmeldung gebeten (bitte beachten Sie die Hinweise zum Punkt „Dubletten“). Der Korrekturmeldung ist innerhalb der gesetzten Frist nachzukommen und benannte Fehler sind für zukünftigen Meldungen zu vermeiden. Die Datenqualitätsprüfungen sind (zeitlich) nicht direkt an die Übermittlung der Meldung durch die KVG gekoppelt. Die meldende KVG sollte in der Lage sein, bereits übertragene Daten für zurückliegende Reportingstichtage zu korrigieren.

10. Neue AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaften sollten sich - soweit noch nicht geschehen - für das entsprechende MVP-Fachverfahren („AIFMD-Berichtswesen“) anmelden:

AIFMD-Berichtswesen

(c) BaFin

Bitte achten Sie darauf, dass der MVP-Antrag vollständig sowie inhaltlich und formal korrekt ausgefüllt ist, da dem Antrag andernfalls nicht stattgegeben werden kann. Verzögerungen in der Antragsbearbeitung, die durch nicht korrekt ausgefüllte oder unterzeichnete Anträge entstehen, gehen zu Lasten des Antragstellers. Der Antrag ist durch den Antragsteller und einen Geschäftsleiter/Generalbevollmächtigten zu unterzeichnen und mit dem Firmenstempel zu versehen. Nach Stellung des elektronischen Antrags senden Sie bitte das ausgedruckte Antragsformular im Original unterzeichnet an die BaFin, Abteilung WA 54, Marie-Curie-Straße 24-28, 60439 Frankfurt. Die Zulassung zum MVP-Portal ist personengebunden. Benötigen für Ihre KVG mehrere Personen einen MVP-Zugang, so ist für jede Person ein eigener Antrag zu stellen.

Falls die Übermittlung der Daten nicht durch die AIF-Kapitalverwaltungsgesellschaft erfolgt, ist dem Antrag auf Freischaltung zum Fachverfahren eine gültige Vollmacht beizufügen. Beachten Sie bitte auch, dass die Freischaltung nur zur Meldung für eine KVG berechtigt. Wollen Sie für mehrere KVG’en melden, so müssen Sie für jede KVG einen eigenen Antrag auf Zulassung zum Portal stellen. Zudem sind für jede KVG gesonderte Dateien zu erstellen. Das Melden von mehreren KVG’en in einer Datei ist nicht möglich.

11. Neben dem Produktiv-Verfahren stellt die BaFin auch ein Testverfahren zur Verfügung, welches es ermöglicht, Testmeldungen über das MVP-Portal an die Bundesanstalt zu übermitteln. Diese Testmeldungen dienen dazu, mögliche Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und vor Beginn der eigentlichen Übermittlung im Produktivverfahren zu beheben. Für die Testmeldungen wurde ein zusätzliches MVP-Fachverfahren eingerichtet (Name des Fachverfahrens „Test: AIFMD-Berichtswesen“).

AIFMD-Berichtswesen

(c) BaFin

Bitte beachten Sie, dass die Authentifizierung für das Fachverfahren „AIFMD-Berichtswesen“ nicht automatisch eine Freischaltung für die Testmeldungen zur Folge hat. Um die Testumgebung nutzen zu können, ist eine separate Authentifizierung für das Fachverfahren „Test AIFMD-Berichtswesen“ erforderlich. Bitte stellen Sie hierfür einen gesonderten Antrag unter Beachtung meiner bereits gemachten Erläuterungen. Für Meldungen im Testverfahren steht Ihnen auch eine Anbindung über den SOAP Webservice zur Verfügung.

Es wird nachdrücklich empfohlen, die Meldungen vor Nutzung der Produktivumgebung zunächst anhand des Testverfahrens auf mögliche Beanstandungen zu prüfen. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Meldung im Rahmen des Testverfahrens nicht die fristgerechte Meldung im Produktivverfahren ersetzt!

Bitte beachten Sie, dass auch das Test-Verfahren nicht zur Nutzung mit Dummy-Daten geeignet ist, da die Daten bei der Prüfung auch inhaltlich plausibilisiert werden. Die Verwendung von fiktiven Dateninhalten führt in den meisten Fällen zu Fehlermeldungen.

12. Meldeintervalle:
Die Delegierte Verordnung (EU) Nr. 231/2013 (Artikel 110) legt die Intervalle der Meldepflichten gemäß Art. 24 Abs. 1 und Artikel 3 Absatz 3 Buchstabe d der Richtlinie 2011/61/EU fest:
Die Meldungen sind spätestens einen Monat (oder einen Monat und 15 Tage, wenn der AIF ein Dachfonds ist) nach Meldestichtag einzureichen. Die Stichtage können jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich ausfallen und ergeben sich individuell aus Artikel 110 Abs. 3 Delegierte Verordnung (EU) Nr. 231/2013.

Bitte berücksichtigen Sie – wie bereits oben erwähnt – eventuelle Meldeverzögerungen innerhalb der IT-Systeme. Es sei daher empfohlen, die Frist nicht vollständig auszunutzen.

Technische Hinweise

13. Weitere Hinweise zu den übermittelten Fehlercodes können den Anlagen zu diesem Merkblatt entnommen werden.

14. Das BaFin-System verarbeitet keine Dubletten. Für eine eingereichte Dublette erhalten Sie vom System die Meldung „XML-Datei wurde möglicherweise doppelt gesendet“. Eine inhaltliche Prüfung oder hierüber hinausgehende Rückmeldung erfolgt für diese Datei nicht. Sofern Sie eine korrigierte Datei einreichen wollen, ist es jedenfalls erforderlich, den Time Stamp der Dateigenerierung zu aktualisieren.

15. Einige Datenfelder sind in der technischen Datendefinition als optional / nicht verbindlich deklariert. Wir weisen darauf hin, dass es sich hierbei um eine technische und keine rechtliche Einstufung handelt. Aus der Einstufung als optionales Feld in der technischen Dokumentation folgt nicht, dass die Meldung der zum Feld gehörenden Daten im freien Ermessen des Melders steht. Ein Verzicht auf die Befüllung der Felder ist nur dann zulässig, wenn entsprechende Daten nicht zur Verfügung stehen, etwa weil die KVG entsprechende Geschäfte nicht tätigt. Andernfalls sind die entsprechenden Felder korrekt zu befüllen.Eine Übersicht, welche Felder obligatorisch bzw. fakultativ sind, findet sich in der technischen Anleitung der ESMA! Bitte beachten Sie, obligatorische Felder („mandatory“) korrekt zu befüllen, da dies die Datenqualitätsprüfung erleichtert und Nachmeldungen reduziert. Die Befüllung eines optionalen Feldes zieht mitunter die Befüllung anderer optionaler Felder nach sich.

16. Bezüglich der Meldefelder „AIFM national code“ und „AIF national code“ ist die jeweils gültige BaFin-ID bzw. BaFin-Fonds-ID anzugeben. Hierbei handelt es sich um 8-stellige Ziffernfolgen, die für jede KVG und für jeden Fonds bei Erlaubniserteilung, Registrierung, Zulassung zum Vertrieb, oder Fondsauflegung individuell vergeben werden. Falls die jeweiligen ID‘s nicht bekannt sind, können diese beim jeweils zuständigen Fachreferat erfragt werden.

Sonderfall: Sofern eine deutsche KVG Fonds im EU-Ausland auflegt, sind auch diese Fonds an die BaFin zu melden. Geben Sie in diesem Fall bitte als National Code AIFM die BaFin-ID der KVG und als National Code AIF den von der ausländischen Aufsichtsbehörde vergebenen Identifier ein.

17. Bei verschiedenen Datenfeldern, die prozentuale Angaben erfordern (wie z.B. die Daten zum geographical focus der AIF), wird ESMA die Meldung nur akzeptieren, wenn die Gesamtsumme der Einzelwerte 100 % beträgt. Bitte beachten Sie, dass die Prozentangaben i.d.R. als Ganzzahl erfolgen, d.h. „100“ steht für einhundert Prozent und nicht 1; bzw. 50 für 50 % (nicht 0,5; die Eingabe von 0,5 bedeutet dann tatsächlich 0,5 % und nicht 50 %).

18. Die XML Elemente AIFMNationalCode, AIFNationalCode, ReportingPeriodYear und ReportingPeriodType bilden zusammen einen eindeutigen Schlüssel innerhalb einer AIF-Datei. Bei AIFM-Dateien entfällt für die Bildung des Schlüssels das XML Element AIFNationalCode. Die mehrfache Angabe zum gleichen Sachverhalt in einer Datei führt zu einem Fehler.

19. Die Angabe des XML Attributes xsi:noNamespaceSchemaLocation ist zwingend notwendig. Dort ist die aktuelle Version der XSD einzutragen. Gegen dieses Schema wird die eingereichte XML-Datei validiert (xsi:noNamespaceSchemaLocation="AIFMD_DATAIF_V1.2.xsd").

20. XML Elemente, die zulässigerweise leer bleiben, dürfen keine Platzhalter als Inhalte enthalten. Insbesondere führt das Eintragen der Zahl 0 oder eines Leerzeichens in diesen Fällen zu Fehlermeldungen.

21. XML-Elemente erwarten häufig eine Serie von Unterelementen „RANKING“ und einem zugehörigen Betrag. Es ist darauf zu achten, dass die Sortierreinfolge innerhalb eines solchen Blockes eingehalten wird: Rang 1 mit dem höchsten Betrag in der obersten Position, anschließend folgt Rang 2 mit dem nächst kleineren Betrag usw.

22. Bei der Übertragung von Fonds auf eine andere KVG soll entsprechend den ESMA-Leitlinien die zum jeweiligen Meldestichtag zuständige KVG die Meldung für den vollständigen Meldezeitraum abgeben. Wesentlich ist, dass die abgebende KVG bei der letzten von ihr vorgenommenen Meldung einen Flag für das Meldeende / die letzte Meldung setzt, da die Meldung für den Fonds sonst fortlaufend als fehlend ausgewiesen werden wird.

Kontakt und Support

Für alle Fragen, die im Zusammenhang mit dem Reporting stehen, können Sie sich per E-Mail an das AIFMD-Support Team der BaFin wenden: Support-AIFMD-Report@bafin.de

WICHTIG: Der BaFin stehen nur sehr beschränkte personelle Ressourcen zur Abarbeitung von Anfragen zur Verfügung. Stellen Sie daher bitte vor Versendung einer Anfrage sicher, dass Sie sowohl die einschlägigen ESMA-Dokumente als auch das BaFin-Merkblatt (einschließlich Anlagen) in der jeweils aktuellen Fassung gelesen haben. Die inhaltlichen Vorgaben für das Reporting wurden durch ESMA definiert und sind europaweit einheitlich zu interpretieren.

Sehen Sie bitte von einer telefonischen Kontaktaufnahme ab.

WICHTIG: Bitte tragen Sie unbedingt in die Betreffzeile Ihre BaFin-ID ein.

Syntax:
<Referat> - Wp 6048 – <BaFin-ID> - 2023/0001 / <Name>

Beispiel:
WA 54 – Wp 6048 – 10101234 – 2023/0001 / Invest GmbH

Sofern sich Ihre Frage auf die Rückmeldung des BaFin-Systems zu einer von Ihnen hochgeladenen Datei bezieht, geben Sie bitte - soweit bekannt - in Ihrer E-Mail mit an, zu welchem Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) Sie die Datei hochgeladen haben und zu welchem Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) die Feedback-Datei vom System bereit gestellt worden ist. Sie erleichtern uns hierdurch die Zuordnung Ihrer Anfrage sehr.

Richten Sie Ihre Mail bitte unter strikter Beachtung meiner vorstehenden Ausführungen ausschließlich an Support-AIFMD-Report@bafin.de.

Nur für Fehler, die beim Dateiupload entstehen, diesen verhindern oder den technischen Zugang zur MVP betreffen, wenden Sie sich bitte unter MVP-Support@bafin.de an den MVP-Support der BaFin.