Adressaten der neuen Anordnung sind alle Versicherer, die der Aufsicht der BaFin unterstehen, mit Ausnahme von Rückversicherungsunternehmen und von Versicherern, die ihren Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Die Sammelverfügung betrifft somit mehrere hundert Unternehmen.

Inhalt der Meldungen

Die Versicherer haben der BaFin alle Unregelmäßigkeiten zu melden, die Mitarbeiter ihres Innen- und Außendienstes begehen, also vor allem gebundene Versicherungsvermittler, Mehrfachvertreter, Versicherungsmakler und angestellte Außendienstmitarbeiter. Zu den Unregelmäßigkeiten zählen insbesondere alle strafbaren Eigentums- und Vermögensdelikte, zum Beispiel Diebstahl, Betrug – wie die Erschleichung von Provisionen –, Untreue, Unterschlagung von Inkassogeldern sowie Computermanipulationen, die beispielsweise zur Verbuchung von Geldern anderer auf Konten des Vermittlers führen.

Die Meldung hat schriftlich zu erfolgen. Die Formblätter sind der Sammelverfügung als Anhang beigefügt.

Gründe für die Überarbeitung

Anlass für die Überarbeitung der Sammelverfügung waren das am 1. Januar 2016 in Kraft getretene neue Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) und aufsichtliche Erfahrungen seit dem Erlass der alten Sammelverfügung.

Zudem war eine Anpassung an das BaFin-Rundschreiben zur Zusammenarbeit mit Versicherungsvermittlern, zu vertriebsbezogenen Aktivitäten und zum Risikomanagement beim Vertrieb von Versicherungsprodukten vom 23. Dezember 2014 notwendig.

Zu meldende Personen

Im Bereich des Außendienstes gehören nun auch Untervermittler, direkt bei der Vermittlung mitwirkende Personen im Sinne des § 34d Absatz 6 Gewerbeordnung (GewO) und der angestellte Außendienst ausdrücklich zum Kreis der Personen, die die Versicherer bei Unregelmäßigkeiten an die BaFin zu melden haben.

Nach der alten Sammelverfügung waren alle Versicherungsvermittler an die BaFin zu melden, bei denen Unregelmäßigkeiten aufgetreten waren. Der Wortlaut führte dazu, dass manche Versicherungsunternehmen lediglich Meldungen über Unregelmäßigkeiten von Versicherungsvermittlern abgaben, mit denen sie Verträge geschlossen hatten. Zu Unregelmäßigkeiten, die Untervermittler oder direkt bei der Vermittlung mitwirkende Personen begangen hatten, gaben viele Unternehmen nur eine unvollständige oder gar keine Meldung ab.

Die Zusammenarbeit mit Vermittlern ist für die Versicherer jedoch mit erheblichen Risiken verbunden, und zwar unabhängig davon, ob die Vermittler selbst, ihre Untervermittler oder direkt bei der Vermittlung mitwirkende Personen Unregelmäßigkeiten begehen. Daher bedürfen alle drei Personengruppen im Sinne eines wirksamen Risikomanagements der besonderen Aufmerksamkeit der Versicherungsunternehmen.

Meldepflicht bei ausgegliedertem Innendienst

Versicherungsunternehmen, die Funktionen oder Versicherungstätigkeiten ausgliedern oder sich eines fremden Außendienstes bedienen, sind nach § 32 Absatz 1 VAG selbst dafür verantwortlich, dass alle aufsichtsrechtlichen Vorschriften und Anforderungen erfüllt werden. Sie müssen der BaFin die Unregelmäßigkeiten im Außen- und Innendienst melden, die ihrem Unternehmen zuzuordnen sind.

Im Gegensatz zur alten Sammelverfügung sieht die neue Sammelverfügung daher auch eine Meldepflicht bei Unregelmäßigkeiten im ausgegliederten Innendienst vor. Das Meldeformular kann zwar vom Dienstleister ausgefüllt werden, auf den die Funktion oder Versicherungstätigkeit ausgegliedert worden ist. Unterschreiben müssen jedoch vertretungsberechtigte Personen des betroffenen Versicherungsunternehmens. Für die Unternehmen dürfte dies im Ergebnis kaum oder gar keinen Mehraufwand bedeuten.

Pflicht zur Nachmeldung

Es kommt vor, dass Versicherungsunternehmen von Unregelmäßigkeiten erfahren, die ein Versicherungsvermittler erst nach der Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen begangen hat.

Bisher haben nicht alle Versicherer der BaFin solche Fälle gemeldet. Die neue Sammelverfügung weist daher ausdrücklich darauf hin, dass dies ebenfalls ihre Pflicht ist.

Sinn und Zweck

Die Meldepflicht über Unregelmäßigkeiten dient zum einen dazu, die BaFin darüber zu informieren, wie die Täter bei Unregelmäßigkeiten vorgehen. Auf diese Weise erfährt sie mehr über mögliche Schwachstellen im Sicherheitsnetz der Unternehmen, etwa im internen Kontrollsystem. Zum anderen entscheidet sie auf Grundlage der Meldungen, ob und inwieweit sie einschreiten muss, um die Belange der Versicherten zu wahren. Für die BaFin ist es daher wichtig, über Unregelmäßigkeiten zeitnah unterrichtet zu werden.

Meldet beispielsweise ein Unternehmen, dass ein Versicherungsvermittler über einen längeren Zeitraum fingierte Verträge mit nicht existenten Personen eingereicht hat, um Provisionen zu erschleichen, bittet die BaFin das Unternehmen um eine Stellungnahme, durch welche Kontrollen es zukünftig das Risiko derartiger Fälle minimieren wird. Der Versicherer könnte beispielsweise bei Anträgen auf Abschluss eines Versicherungsvertrags stichprobenweise oder grundsätzlich vorab die Identität des jeweiligen Versicherungsnehmers und der zu versichernden Person kontrollieren, etwa durch eine entsprechende Anfrage beim Einwohnermeldeamt. Auch könnte er dazu übergehen, Versicherungspolicen nur noch direkt an den Versicherungsnehmer zu senden – eventuell in Kopie auch an den Versicherungsvermittler –, und die vermittelten Geschäfte gründlicher zu prüfen, wenn die Versicherungsprämien der Kunden vom Konto des Vermittlers abgebucht oder von diesem in bar eingezahlt werden.

Auch ein laufendes Controlling der Vermittlerkonten auf Risikofaktoren, wie hohe Debetsalden, Pfändungen und Mahnbescheide, sowie ferner eine regelmäßige Überwachung der Stornoquoten jedes Vermittlers können für Versicherungsunternehmen geeignete Kontrollinstrumente darstellen, um Unregelmäßigkeiten möglichst früh zu erkennen. Zur Risikobegrenzung kommen auch Vertrauensschadenversicherungen für Provisionsvorschüsse in Betracht; ebenso die Hinterlegung einer Sicherheit für Provisionsvorschüsse, die sich an dem erwarteten Umfang des vermittelten Geschäfts orientiert. Produktionssteigerungen, wie sie unter anderem im Jahresendgeschäft vorkommen, sind dabei zu berücksichtigen.

Dies sind jedoch nur Beispiele. Letztlich sind die Versicherungsunternehmen selbst dafür verantwortlich, geeignete, unternehmensindividuelle Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen.