Um zu klären, ob die deutschen Zahlungsdienstleister zum Stichtag technisch und organisatorisch in der Lage sein werden, den Zahlungsverkehr in SEPA abzuwickeln, führte die BaFin im Juli 2013 eine Erhebung durch. Zudem wollte die BaFin herausfinden, inwieweit die Zahlungsdienstleister ihre Kunden auf die SEPA-Produkte vorbereiten.

Alle 1.783 Zahlungsdienstleister hatten 51 Fragen zur Organisation, technischen Umsetzung, Statistik der SEPA-Zahlungen und Kundenkommunikation zu beantworten. Stichtag für die Angaben war der 30. Juni 2013; bei der Statistik der Transaktionen hatten sich die Unternehmen auf das erste Halbjahr 2013 zu beziehen. Wie in der September-Ausgabe des BaFinJournals angekündigt, stellt der vorliegende Beitrag die wichtigsten Erkenntnisse der Erhebung detailliert vor.

Organisation weitgehend angepasst

Zur Klärung der Frage, ob die Zahlungsdienstleister ihre Organisation an SEPA angepasst haben, hatten die Unternehmen anzugeben, wer auf Geschäftsleiter- und Projektebene für die Umsetzung von SEPA verantwortlich ist. Zudem hatten sie Fragen zu bestimmten Details der SEPA-Umstellung zu beantworten (siehe Tabelle 1).

Das Ergebnis: Die Zahlungsdienstleister sind für SEPA organisatorisch grundsätzlich gut aufgestellt. Sie haben ihre Geschäftsprozesse weitestgehend an SEPA angepasst. Das hängt auch damit zusammen, dass sich die Zahlungsdienstleister im Mittel bereits seit 2009 mit der SEPA-Umsetzung auseinandersetzen.

Verantwortlichkeiten

82 Prozent der Unternehmen siedeln die Verantwortlichkeit für den Erfolg der Umsetzung explizit auf der Ebene der Geschäftsleitung an, haben also einen für SEPA verantwortlichen Geschäftsleiter. Das ist aus Sicht der BaFin ein zufriedenstellender Wert. Aufsichtsrechtlich ist der Vorstand nach dem Kreditwesengesetz (KWG) und den Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) nicht nur für die Folgen seiner Tätigkeit verantwortlich, sondern kann auch zur Rechenschaft gezogen werden, wenn er untätig bleibt. Die Befragung ergab außerdem, dass 93 Prozent der Zahlungsdienstleister einen SEPA-Beauftragten eingesetzt haben.

Nur 3 Prozent der Zahlungsdienstleister verfügen weder über einen explizit verantwortlichen Vorstand noch über einen SEPA-Beauftragten. Viele dieser Unternehmen sind jedoch Mitglied eines entsprechenden Verbundprojekts oder arbeiten bei der Umsetzung mit ihrem IT-Dienstleister zusammen.

Prozesse

Welche Geschäftsprozesse bei den Zahlungsdienstleistern von den SEPA-Anforderungen betroffen sind, geht aus Tabelle 2 hervor. Da die Mehrzahl der Zahlungsdienstleister Einlagenkreditinstitute sind, sind die Prozentangaben in den Geschäftsbereichen Rechnungswesen/Finanzen, Zahlungsverkehr und Abwicklung, Firmenkundengeschäft und Privatkundengeschäft erwartungsgemäß hoch.

Im Mittel haben die Zahlungsdienstleister ihre Prozesse zwar schon weitgehend an SEPA angepasst. Allerdings haben sie ihre eigene Zahlungsabwicklung noch nicht auf SEPA umgestellt. So geben die Zahlungsdienstleister ihre IBAN und BIC in der einschlägigen Geschäftskorrespondenz, also etwa bei Rechnungen oder Geschäftsbriefen, im Durchschnitt bereits seit April 2012 an. Die Umstellung der Finanzbuchhaltungssysteme fand im Mittel im September 2012 statt.

Dagegen sollen Zahlungen, die die Zahlungsdienstleister selbst per Lastschrift einziehen, durchschnittlich erst ab Oktober/November 2013 automatisiert im SEPA-Format verarbeitet werden. Einige Zahlungsdienstleister werden dazu sogar erst ab Februar 2014 in der Lage sein. Auch die Gehälter der Mitarbeiter werden bei den meisten Unternehmen erst ab Oktober beziehungsweise November 2013 im SEPA-Format überwiesen.

Technische Umstellung

Die technische Umstellung auf das SEPA-Format führen maßgeblich die IT-Dienstleister der Zahlungsdienstleister durch. Die Anforderungen an die SEPA-Formate machen einschneidende Änderungen in den Kernbanksoftwaremodulen und Neuprogrammierungen notwendig. 93 Prozent der Befragten haben diese Aufgaben an externe IT-Dienstleister ausgelagert.

Die BaFin-Erhebung ergab, dass bei den IT-Dienstleistern teilweise bereits seit Jahren Umsetzungsprojekte zu SEPA laufen. Sie unterstützen die Zahlungsdienstleister beispielsweise mit Migrationsleitfäden oder Rundschreiben bei der Anpassung an SEPA. Im eigenen Unternehmen setzen die IT-Dienstleister die SEPA-Anforderungen in den einschlägigen Kernbanksoftwaremodulen im etablierten Releasezyklus seit 2012 sukzessive um. Sie wollen die letzten noch ausstehenden Anpassungen nach eigenen Angaben mit dem Herbstrelease bis Mitte November 2013 beenden. In Einzelfällen sollen letzte Anpassungen noch im Januar 2014 erfolgen. Mit dem letzten Release sollen vor allem den Zahlungsdienstleistern alle Funktionalitäten über die Kernbankverfahren zur Verfügung gestellt werden. Kunden, die Lastschriften einreichen, soll mit dem Release die Nutzung der neu entwickelten SEPA-Lastschrift mit einer auf einen Tag verkürzten Vorlagefrist ermöglicht werden (COR1-Lastschrift).

Alle befragten Rechenzentren sind auf die Massenverarbeitung im SEPA-Format vorbereitet. Die BaFin geht derzeit davon aus, dass die IT-Dienstleister die Umstellung fristgerecht bewältigen werden. Allerdings sieht sie den engen Zeitpuffer zwischen dem letzten Releasewechsel und der Abschaltung der Altsysteme zum 1. Februar 2014 kritisch. Bei unerwarteten Störungen könnte er sich nachteilig auf die SEPA-Umstellung der Kunden auswirken, die Lastschriften einreichen.

Kundenkommunikation

Zu den Aufgaben der Institute bei der SEPA-Umstellung gehört es auch, dass sie ihre Kunden, die Zahlungsdienstnutzer, eingehend informieren und vorbereiten. Dies tun sie im Mittel bereits seit Ende 2011. Die Zahlungsdienstleister gingen damals zunächst auf große Firmenkunden zu. Danach folgten die übrigen Firmenkunden, die Gebietskörperschaften, die Vereine und die Privatkunden. Die Zahlungsdienstleister schätzen, dass der Informationsbedarf der großen Firmenkunden, der kleinen und mittleren Unternehmen und der Vereine besonders hoch ist. Demnach ist der Informationsbedarf bei Händlern, vermögenden Privatkunden, Gebietskörperschaften und anderen Kunden weit niedriger.

Um ihre Kunden zu informieren, nutzten die Zahlungsdienstnutzer vielfältige Mittel wie Briefe, E-Mails, ihre Internetseiten, Kontoauszüge, Flyer, Newsletter, Broschüren, Checklisten, Workshops und andere Informationsveranstaltungen, Telefonkonferenzen, persönliche Gespräche und Pressemitteilungen. Wichtige Kundengruppen wurden beziehungsweise werden auch mehrfach informiert. Daneben helfen nahezu alle Zahlungsdienstleister ihren Kunden dabei, ihre Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC umzuwandeln.

Geringe Kenntnisse über Kunden

Zwar informieren die Zahlungsdienstleister ihre Kunden eingehend über SEPA; allerdings wissen viele nicht ausreichend über den SEPA-Umsetzungsstand ihrer Kunden Bescheid. Auf die Frage, wie hoch die Zahlungsdienstleister den Anteil ihrer Firmenkunden einschätzten, die zum 30. Juni 2013 „SEPA-ready“ seien, gaben 60 Prozent der Befragten keine Antwort.

Die BaFin interpretiert die Nichtbeantwortung der Frage so, dass die Zahlungsdienstleister zum Stichtag keine ausreichende Datenbasis hatten, um eine Schätzung vorzunehmen. Dies ist insofern erstaunlich, als üblicherweise jeder Zahlungsdienstleister anstrebt, seine Kunden zu kennen. Das gilt erst recht für die wichtige Kundengruppe der Firmenkunden. Das Wissen um die SEPA-Fähigkeit der Kunden, insbesondere der Lastschrifteinreicher, ist nach Auffassung der BaFin zudem erforderlich, damit die Zahlungsdienstleister das institutseigene Risiko einschätzen können.

Die Zahlungsdienstleister müssen ihre Bemühungen um diese Kundengruppe daher stark intensivieren. Das ist auch deswegen dringend notwendig, da die Zahlungsdienstleister, die eine Schätzung vornahmen, glauben, dass nur ein Drittel der Firmenkunden auf SEPA vorbereitet ist. Diese Einschätzung wird durch die Tatsache bestätigt, dass 81 Prozent der Lastschrifteinreicher den Zahlungsdienstleistern bis zum 30. Juni 2013 noch keine Gläubiger-ID für die SEPA-Lastschriftverfahren mitgeteilt hatten.

Konvertierungsleistungen für Verbraucher

84 Prozent der Zahlungsdienstleister planen, ihren Verbrauchern Konvertierungsleistungen für Kontokennungen gemäß § 7b Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz anzubieten. Diese können dadurch bei Zahlungen weiterhin die inländische Kontokennung anstelle des neu eingeführten Identifikators verwenden.

Deutscher SEPA-Rat

Das Bundesministerium der Finanzen und die Deutsche Bundesbank haben im Mai 2011 den Deutschen SEPA-Rat nach dem Vorbild des europäischen SEPA-Councils gegründet. Unter den Teilnehmern sind Spitzenvertreter der Kreditwirtschaft und ihrer Kunden; dazu zählen Versicherer, der Handel, Verbraucher und Wohlfahrtsorganisationen. Aufgabe des Rates ist es, den Dialog zwischen der Kreditwirtschaft und den Endnutzern zu stärken und die Konsensfindung zu fördern, um gemeinsame Positionen zur SEPA-Implementierung in Deutschland zu erreichen und eine nutzerfreundliche SEPA-Umstellung zu gewährleisten.

Empfehlungen der BaFin

Aufgrund der Ergebnisse ihrer Erhebung hat die BaFin bei der Sitzung des Deutschen SEPA-Rats (siehe Infokasten) am 21. August 2013 folgende Empfehlungen ausgesprochen:

• Die deutschen Zahlungsdienstleister sollten die Umstellung im eigenen Haus ohne Verzögerung abschließen.
• Die technische Umstellung sollte mit ausreichendem Zeitpuffer zum SEPA-Stichtag abgeschlossen sein. Haben Zahlungsdienstleister einen IT-Dienstleister mit der technischen Umstellung beauftragt, so sollte sich die Geschäftsführung regelmäßig und zeitnah über den Ablauf der Umstellung beim IT-Dienstleister informieren und bei Problemen sofort auf deren Beseitigung drängen.
• Die Zahlungsdienstleister sollten ihre Kunden noch intensiver über die SEPA-Umstellung informieren. Dies gilt insbesondere für die Lastschrifteinreicher. Die konkrete Ansprache einzelner Kunden oder Kundengruppen sollte dabei im Vordergrund stehen. Die Zahlungsdienstleister sollten risikoorientiert auf die Kunden zugehen und deren SEPA-Umstellung nachdrücklich einfordern.