1. Einreichungsweg
Resultate 21 bis 23 von insgesamt 23
Ist es vorgesehen, dass Anzeigen von dem gesamten Unternehmen in der Historie eingesehen werden können und nicht nur von dem einzelnen Melder?
Das Protokoll wird nur für den registrierten Melder erstellt.
Kann ein externer Prüfer die Meldungen bei der BaFin einsehen?
Ein externer Prüfer kann nicht auf die Systeme der BaFin zugreifen. Nach dem Ausfüllen und Absenden des Formulars können Sie das Dokument für Ihre eigenen Unterlagen und Ihre Abschlussprüfer als PDF-Datei lokal speichern.
Können mehrere Mitarbeiter den Zugang zur Abgabe von Auslagerungsanzeigen nutzen oder muss pro Mitarbeiterin ein Zugang vorhanden sein?
Jede MVP-Registrierung gilt für einen Melder. Sollen mehrere Mitarbeiter Anzeigen abgeben können, müssen sich auch mehrere Melder für das Unternehmen bzw. die Unternehmen einer (Versicherungs-)Gruppe registrieren.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 25
IPS/Verbünde (§ 3 Abs. 1 Nr. 11 KWG-AnzV): Die Formulierung „... oder sich im Eigentum von anderen Instituten innerhalb der Institutsgruppe, Finanzholding-Gruppe oder gemischten Finanzholding-Gruppe oder von anderen Mitgliedern des institutsbezogenen Sicherungssystems befindet, zu der oder dem das Institut gehört ...“ trifft aufgrund indirekter Beteiligungsverhältnisse ggf. nicht auf alle verbundinternen Auslagerungsunternehmen zu. Wir gehen jedoch davon aus, dass auch bei den Anzeigen auf das bestehende MaRisk-Verständnis von „verbundintern“ abgestellt werden kann.
Hier ist das Verständnis von „verbundintern“ nach MaRisk anzuwenden.
Ersetzbarkeit des Dienstleisters: Auf welche Angaben kann bei gruppen- und verbundinternen Auslagerungen verzichtet werden (vgl. Erleichterungen gemäß AT 9 Tz. 15 lit. d MaRisk)? Wenn eine Wiedereingliederung möglich ist, kann auf die Angabe der Auswirkungen verzichtet werden?
Hierbei werden die Angaben zu der Frage gefordert, ob ein Auslagerungsunternehmen ersetzbar ist, ob es wiedereingegliedert werden könnte, bzw. welche Auswirkung eine Einstellung haben würde. Die Erleichterung des AT 9 Tz. 15 lit. d MaRisk, wonach bei gruppen- und verbundinternen Auslagerungen auf die Erstellung von Ausstiegsprozessen und Handlungsoptionen verzichtet werden kann, bleibt bestehen. Es müssen keine Ausstiegsprozesse oder Handlungsoptionen beschrieben werden, sondern lediglich eine Risikoeinschätzung vorgenommen werden.
Wesentliche Abweichungen aufgrund Risikoanalyse (§ 3 Abs. 2 Nr. 4 KWG-AnzV): Die Ausfüllhinweise könnten so verstanden werden, dass jede neue oder geänderte Risikoanalyse anzuzeigen ist, obwohl es laut Verordnungstext nur um wesentliche Abweichungen geht (wobei auch dort unklar bleibt, welche Art von Sachverhalten gemeint sein könnten).
Nicht jede neue Risikoanalyse ist mittels einer Änderungsanzeige anzugeben. Hierbei bezieht sich die Anforderung auf das Ergebnis. Nur Aspekte, die einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit haben, sind in der Änderungsanzeige zu melden.
Wird es eine Offline-Version zum MVP Portal geben? (Nicht jeder Bankmitarbeiter, der mit der Thematik Auslagerungen/MVP zu tun hat, wird einen online-Zugang erhalten, hierfür wäre eine Offline-Version erforderlich.)
Nein, die Unternehmen haben aber die Möglichkeit eine der angebotenen Schnittstellen zu nutzen und können dabei die gewünschte Offlineversion des Fragebogens für ihr Unternehmen erstellen.
Zudem sollte eine Möglichkeit für die Institute geschaffen werden, die aktuell im MVP hinterlegten Daten gesamthaft oder zumindest pro Auslagerung einsehen zu können. Dass bei Änderungsmeldungen nur Blankoformulare erscheinen, ist äußerst unpraktikabel. Institute müssten im Zweifel die Erstmeldungen und ggf. mehrere zuvor erfolgte Nachmeldungen manuell übereinanderlegen, um erkennen zu können, welche Detailangaben nicht mehr auf dem aktuellen Stand sind und angepasst werden müssen.
Falls eine solche Übersicht von den Unternehmen gewünscht wird, ist eine Eigenentwicklung und ggf. die Nutzung der Schnittstellen erforderlich. Aus Sicherheitsaspekten hat die MVP keinen Zugriff auf abgegebene Meldungen und kann das Formular somit auch nicht mit Informationen befüllen.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 11 bis 15 von insgesamt 21
Wird es zukünftig möglich sein, bei den Länderangaben (z. B. Datenspeicherung) eine Mehrfachauswahl zu treffen?
Der Punkt wird zukünftig adressiert.
Problematisch ist, dass die bisherigen Meldungen nicht aus dem MVP Portal aufgerufen und die Daten nicht für die nächste Meldung verwendet werden können. Bei jeder Meldung müssen alle Daten erneut eingegeben werden. Dies bedeutet einen hohen Aufwand und den Verlust der bereits eingegebenen Daten, falls eine Meldung nicht innerhalb von 60 Minuten abgeschlossen werden kann. „Absicht“ und „Vollzug“ liegen für Banken (Vergabeverfahren) zum Teil kurz nacheinander: Bei „Absicht“ ist der Dienstleister verpflichtend anzugeben, dies ist erst nach Ausschreibung und Auswahl des Dienstleisters möglich (Zuschlag). Der „Vollzug“ erfolgt kurz danach, sobald der Vertrag unterschrieben ist.
Die Absichtsanzeige ist abzugeben, wenn das beaufsichtigte Unternehmen sich für einen konkreten Dienstleister entschieden hat. In diesem Stadium sind die geforderten Daten den Instituten auch bekannt und können über die Absichtsanzeige angezeigt werden.
Wie muss ein Dienstleister gemeldet werden, bei welchem mehrere Produkte genutzt werden, die eine wesentliche Auslagerung darstellen (z.B. IT Dienstleister Atruvia AG)? Kann dies über eine einzige Meldung erfolgen oder muss dies in Einzelmeldungen je Produkt bzw. Leistungsschein erfolgen?
Es gibt keine Verpflichtung, Einzelmeldungen pro Produkt und Leistungsschein zu machen, dies entspricht auch nicht dem Sinn des Formulars. Vielmehr ist eine Auslagerungsbeziehung darzustellen, die durchaus mehrere Produkte bzw. Leistungsscheine auf einmal erfassen kann, wenn die abgefragten Daten identisch sind.
Sind den Anzeigen auch die Verträge beizufügen oder erfolgt dies nur auf Anfrage der BaFin?
Solche Details zum Inhalt und Umfang der Anzeigepflicht sind dem jeweiligen Aufsichtsgesetz zu entnehmen.
Könnte das MVP Portal so eingerichtet werden, dass die bereits eingegebenen Daten zur Absichtsanzeige in die Vollzugsmeldung übernommen werden?
Nein, die MVP hat aus Datensicherheitsgründen keinerlei Zugriff auf bereits abgegebene Meldungen.
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 11 bis 15 von insgesamt 19
Wie ist mit einer bereits eingereichten Absichtsanzeige umzugehen, wenn die Absicht nicht mehr besteht und kein Vollzug erfolgen wird?
Durch die Nichtanzeige des Vollzugs ist erkennbar, dass dieser nicht stattgefunden hat. Eine gesonderte Anzeige des Nichtvollzugs ist nur nach der VAG-Anzeigenverordnung vorgesehen, da dort keine Vollzugsmeldung abzugeben ist (auch wenn diese erfolgt).
Ist bei einer Änderungsanzeige nur das zu ändernde Feld anzupassen oder muss das gesamte Formular befüllt werden?
Es muss nur das Feld ausgefüllt werden, das aktualisiert werden soll.
Was ist zu melden, wenn ein Dienstleister umfirmiert?
Im Rahmen einer Updatemeldung kann ein neuer Name des Auslagerungsunternehmens eingetragen werden.
Eine wesentliche Änderung kann ggf. mehrere Sachverhalte betreffen. Können für eine Meldung mehrere Gründe/Anlässe ausgewählt werden oder ist für jeden Grund eine einzelne Meldung erwünscht?
Ja, es können und sollen alle bekannten Änderungsgründe in einer An-zeige gemeldet werden. Eine Trennung ist bisher nicht vorgesehen. Da-bei können mit einem Klick auf das Kästchen „Sonstige“ und dem dann erscheinenden Freitextfeld weitere Gründe benannt werden.
Die Regelbeispiele Vertragsänderungen von wesentlicher Bedeutung so-wie die Vereinbarung zusätzlicher vertraglicher Regelungen/Leistungen sind nicht trennscharf. In der MVP-Maske ist dazu nur ein Grund hinterlegt (Abschluss zusätzlicher Vertragsbestandteile). Klarstellungen und/oder Ergänzungen sollten erfolgen.
Beide Änderungsgründe sind in der MVP abgebildet, jedoch aufgrund technischer Gründe nicht hintereinander (wie in der Verordnung), sondern die „Vertragsänderungen und Vertragsanpassungen von wesentlicher Bedeutung“ ist das neunte Kästchen in der Liste des Formulars zur Anzeige von Änderungen.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 10
Ist eine Integration dieser Anzeigen in das MVP-Fachverfahren geplant?
Eine solche Integration ist nicht geplant. Die Anzahl der bisher eingereichten Meldungen rechtfertigt die Umsetzung in der MVP nicht.
Einzelne Anforderungen/Anlässe sind rechtlich problematisch und/oder kaum praktikabel umsetzbar (insb. Unzuverlässigkeit leitender Personen, drohende Zahlungsunfähigkeit des Auslagerungsunternehmens). Sachlich sind Überschneidungen mit den seit 2018 erforderlichen Meldungen schwerwiegender Zahlungssicherheitsvorfälle gemäß § 54 Abs. 1 ZAG möglich (Meldeverfahren „PSD2-Zahlungssicherheitsvorfälle“/BaFin-Rundschreiben 03/2022 (BA)). Sind Doppelmeldungen erforderlich?
Wann liegt ein Fall von „Konflikten am Sitz des Auslagerungsunternehmens in einem Drittstaat“ vor? Fallen darunter auch Streiks, die grundsätzlich das Potential haben, eine wesentliche Gefährdung für das beaufsichtigte Unternehmen darzustellen?
Ein Streik ist ein gutes Beispiel. Im Übrigen ist eine Entscheidung des Instituts im Einzelfall erforderlich.
Bei Meldungen zu neuen Auslagerungen (ab 2022 im MVP vorzunehmen) wird eine MVP-Nummer erzeugt. Diese Nummer ist bei Anzeigen zu schwerwiegenden Vorfällen zu erfassen. Auslagerungen, die bereits vor 2022 bestanden und zu denen noch keine sonstige Nachmeldung erforderlich wurde, besitzen eine solche Nummer nicht. Ist es richtig, dass dann im Excel-Template keine Nummer anzugeben ist?
Soweit für eine Bestandsauslagerung, zu der noch keine Nachmeldung über die MVP erfolgt ist oder nicht zwingend nötig ist, ein schwerwiegender Vorfall gemeldet wird, kann dies auch ohne Referenznummer erfolgen. Sofern keine Referenznummer angegeben werden kann, sind im Excel-Template jedoch zusätzliche Informationen hinsichtlich der betroffenen Auslagerung anzugeben, um diese aufsichtlich bewerten zu können. Seitens der Aufsicht besteht allerdings die Präferenz, dass alle (wesentlichen) Auslagerungen (auch Bestandsfälle) über die MVP gemeldet werden. Dies würde den Instituten den Aufwand der einzelnen Nachmeldung bei Änderungsanzeigen und Vorfallsmeldungen ersparen. Zugleich kann die Aufsicht bei Vorfällen bei einzelnen Instituten auch auf jene proaktiv zugehen, die den Dienstleister ebenfalls nutzen und auf eine mögliche Betroffenheit hinweisen oder zumindest sensibilisieren.
Woher soll die im Template zu erfassende Referenznummer der Auslagerungsmeldung kommen, wenn die Meldung ja per se als E-Mail stattfinden soll?
Diese Referenznummer kommt von der bereits eingereichten Anzeige der Absicht oder des Vollzugs der Auslagerung in der MVP.
6. Nachmeldungen
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 11
Wenn wir in 2022 keine Änderungen hatten, sollen wir dann den Bestand anzeigen?
Die Anzeige aller bestehenden Auslagerungen über die MVP wird von der BaFin begrüßt, ist jedoch keine Pflicht.
Gibt es Fristen für die Anzeige bestehender Auslagerungen oder geschieht das anlassbezogen?
Die Anzeige bestehender Auslagerungen ist nicht verpflichtend und daher auch nicht an eine Frist gebunden. Spätestens bei einer wesentlichen Änderung im Rahmen einer bestehenden Auslagerung muss diese jedoch über die MVP erfasst werden.
Darf man bei Nachmeldungen bestehender Auslagerungen Absichts- und Vollzugsanzeige am gleichen Tag vornehmen?
Bei Nachmeldungen kann direkt die Vollzugsanzeige abgegeben und auf die Absichtsanzeige verzichtet werden, da die Vollzugsanzeige alle not-wendigen Informationen abfragt.
Ist bei Vollzugsmeldungen das Feld „Referenznummer“ nicht ein Pflicht-feld? Wie sollen dann Nachmeldungen als Vollzugsmeldung eingereicht werden?
Die Referenznummer ist erst bei der Änderungsanzeige ein Pflichtfeld. Mit Abgabe der Absichts- oder Vollzugsmeldung wird eine Referenznummer generiert.
Die Frist 01.03.2023 ist u. E. zu kurz. Es sind technische und inhaltliche Fragen offen, die erst im Januar/Februar geklärt werden können, siehe u. a. die Hinweise zum MVP-Portal.
Diese Möglichkeit zur Nachmeldung war eine spezielle Ausnahme für Institute. In anderen Geschäftsbereichen mussten Unternehmen von einem auf den anderen Tag den Einreichungsweg umstellen. Dazu gab es lange Vorbereitungszeiten, Testumgebungen, Workshops und Ausfüllhilfen, die dies rechtfertigen. Eine weitere Verlängerung dieser Frist ist daher nicht vorgesehen. Sollte es im Einzelfall zu Problemen kommen, die dem Institut nicht zuzurechnen sind (z.B. Antrag auf Freischaltung erst kurz vor Fristende) sind diese dem Fachaufseher mitzuteilen und es ist um Fristverlängerung zu bitten.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
