1. Einreichungsweg
Resultate 16 bis 20 von insgesamt 23
Wie kann man Verträge hochladen, die aufgrund des großen Umfangs selbst gezipt über 10 MB Größe aufweisen?
Die Größe der Dateien ist begrenzt. Sollte die Datei zu groß sein, dann muss diese separat an die Fachaufsicht gesendet werden.
Kann die Abgabe von Meldungen durch einen zentralen Dienstleister oder durch ein zentrales Auslagerungsmanagement auf Gruppen- oder Verbundebene übernommen werden? Konkret würden die allgemeinen (nicht bankindividuellen) Daten einmalig gemeldet einschließlich einer Liste der Banken, die die Auslagerung haben. Nicht befüllt werden könnten ggf. bankindividuelle Felder, wie beispielsweise der Vertragsbeginn. Erhält die Bank dann eine individuelle Referenz-Nummer? Ergänzung: Könnte zumindest einmalig für die Nachmeldung eine Vereinfachung des Bevollmächtigungsprozesses erfolgen?
Eine Gruppenmeldung (wie bspw. bei den PSD2-Meldungen) ist nicht möglich.
Wann und in welcher Form erfolgt die im Anschreiben avisierte Klarstellung für SIs? Es sollte eine rechtsverbindliche Regelung erfolgen. Die AnzV enthält keine Ausnahme für SIs, zudem fordert § 24 Abs. 1 KWG pauschal eine (ergänzende) Meldung an die Deutsche Bundesbank.
Die EZB hat die deutschen SIs Anfang Februar angeschrieben und den weiteren Prozess festgelegt.
Warum unterscheidet sich die nationale Meldung von der europäischen Meldung (Meldung des Auslagerungsregisters über CASPER versus Meldung der Anzeigen über das IMAS-Portal)?
Bei CASPER und IMAS handelt es sich um Anwendungen der EZB. CASPER ist die Plattform zur Übermittlung des Registers und daher nicht mit dem Fachverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ vergleichbar. Das Formular in IMAS wird für die deutschen Unternehmen angepasst, so dass die Informationsanforderungen aus der deutschen Anzeigenverordnung auch im IMAS-Formular abgebildet sind. Jedoch werden über IMAS mehr Daten abgefragt, die die EZB zur Beaufsichtigung der SIs benötigt. Daneben dient das BaFin-MVP-Formular der Umsetzung der nationalen Anzeigepflicht, die wiederum die EBA Guidelines on outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02) umsetzt.
Wann ist mit einer Freischaltung der XML Schnittstelle zu rechnen?
2. Ausfüllhinweise
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 25
IPS/Verbünde (§ 3 Abs. 1 Nr. 11 KWG-AnzV): Die Formulierung „... oder sich im Eigentum von anderen Instituten innerhalb der Institutsgruppe, Finanzholding-Gruppe oder gemischten Finanzholding-Gruppe oder von anderen Mitgliedern des institutsbezogenen Sicherungssystems befindet, zu der oder dem das Institut gehört ...“ trifft aufgrund indirekter Beteiligungsverhältnisse ggf. nicht auf alle verbundinternen Auslagerungsunternehmen zu. Wir gehen jedoch davon aus, dass auch bei den Anzeigen auf das bestehende MaRisk-Verständnis von „verbundintern“ abgestellt werden kann.
Hier ist das Verständnis von „verbundintern“ nach MaRisk anzuwenden.
Ersetzbarkeit des Dienstleisters: Auf welche Angaben kann bei gruppen- und verbundinternen Auslagerungen verzichtet werden (vgl. Erleichterungen gemäß AT 9 Tz. 15 lit. d MaRisk)? Wenn eine Wiedereingliederung möglich ist, kann auf die Angabe der Auswirkungen verzichtet werden?
Hierbei werden die Angaben zu der Frage gefordert, ob ein Auslagerungsunternehmen ersetzbar ist, ob es wiedereingegliedert werden könnte, bzw. welche Auswirkung eine Einstellung haben würde. Die Erleichterung des AT 9 Tz. 15 lit. d MaRisk, wonach bei gruppen- und verbundinternen Auslagerungen auf die Erstellung von Ausstiegsprozessen und Handlungsoptionen verzichtet werden kann, bleibt bestehen. Es müssen keine Ausstiegsprozesse oder Handlungsoptionen beschrieben werden, sondern lediglich eine Risikoeinschätzung vorgenommen werden.
Wesentliche Abweichungen aufgrund Risikoanalyse (§ 3 Abs. 2 Nr. 4 KWG-AnzV): Die Ausfüllhinweise könnten so verstanden werden, dass jede neue oder geänderte Risikoanalyse anzuzeigen ist, obwohl es laut Verordnungstext nur um wesentliche Abweichungen geht (wobei auch dort unklar bleibt, welche Art von Sachverhalten gemeint sein könnten).
Nicht jede neue Risikoanalyse ist mittels einer Änderungsanzeige anzugeben. Hierbei bezieht sich die Anforderung auf das Ergebnis. Nur Aspekte, die einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit haben, sind in der Änderungsanzeige zu melden.
Wird es eine Offline-Version zum MVP Portal geben? (Nicht jeder Bankmitarbeiter, der mit der Thematik Auslagerungen/MVP zu tun hat, wird einen online-Zugang erhalten, hierfür wäre eine Offline-Version erforderlich.)
Nein, die Unternehmen haben aber die Möglichkeit eine der angebotenen Schnittstellen zu nutzen und können dabei die gewünschte Offlineversion des Fragebogens für ihr Unternehmen erstellen.
Zudem sollte eine Möglichkeit für die Institute geschaffen werden, die aktuell im MVP hinterlegten Daten gesamthaft oder zumindest pro Auslagerung einsehen zu können. Dass bei Änderungsmeldungen nur Blankoformulare erscheinen, ist äußerst unpraktikabel. Institute müssten im Zweifel die Erstmeldungen und ggf. mehrere zuvor erfolgte Nachmeldungen manuell übereinanderlegen, um erkennen zu können, welche Detailangaben nicht mehr auf dem aktuellen Stand sind und angepasst werden müssen.
Falls eine solche Übersicht von den Unternehmen gewünscht wird, ist eine Eigenentwicklung und ggf. die Nutzung der Schnittstellen erforderlich. Aus Sicherheitsaspekten hat die MVP keinen Zugriff auf abgegebene Meldungen und kann das Formular somit auch nicht mit Informationen befüllen.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 11 bis 15 von insgesamt 21
Wird es zukünftig möglich sein, bei den Länderangaben (z. B. Datenspeicherung) eine Mehrfachauswahl zu treffen?
Der Punkt wird zukünftig adressiert.
Problematisch ist, dass die bisherigen Meldungen nicht aus dem MVP Portal aufgerufen und die Daten nicht für die nächste Meldung verwendet werden können. Bei jeder Meldung müssen alle Daten erneut eingegeben werden. Dies bedeutet einen hohen Aufwand und den Verlust der bereits eingegebenen Daten, falls eine Meldung nicht innerhalb von 60 Minuten abgeschlossen werden kann. „Absicht“ und „Vollzug“ liegen für Banken (Vergabeverfahren) zum Teil kurz nacheinander: Bei „Absicht“ ist der Dienstleister verpflichtend anzugeben, dies ist erst nach Ausschreibung und Auswahl des Dienstleisters möglich (Zuschlag). Der „Vollzug“ erfolgt kurz danach, sobald der Vertrag unterschrieben ist.
Die Absichtsanzeige ist abzugeben, wenn das beaufsichtigte Unternehmen sich für einen konkreten Dienstleister entschieden hat. In diesem Stadium sind die geforderten Daten den Instituten auch bekannt und können über die Absichtsanzeige angezeigt werden.
Wie muss ein Dienstleister gemeldet werden, bei welchem mehrere Produkte genutzt werden, die eine wesentliche Auslagerung darstellen (z.B. IT Dienstleister Atruvia AG)? Kann dies über eine einzige Meldung erfolgen oder muss dies in Einzelmeldungen je Produkt bzw. Leistungsschein erfolgen?
Es gibt keine Verpflichtung, Einzelmeldungen pro Produkt und Leistungsschein zu machen, dies entspricht auch nicht dem Sinn des Formulars. Vielmehr ist eine Auslagerungsbeziehung darzustellen, die durchaus mehrere Produkte bzw. Leistungsscheine auf einmal erfassen kann, wenn die abgefragten Daten identisch sind.
Sind den Anzeigen auch die Verträge beizufügen oder erfolgt dies nur auf Anfrage der BaFin?
Solche Details zum Inhalt und Umfang der Anzeigepflicht sind dem jeweiligen Aufsichtsgesetz zu entnehmen.
Könnte das MVP Portal so eingerichtet werden, dass die bereits eingegebenen Daten zur Absichtsanzeige in die Vollzugsmeldung übernommen werden?
Nein, die MVP hat aus Datensicherheitsgründen keinerlei Zugriff auf bereits abgegebene Meldungen.
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 19
Was ist, wenn man z.B. ein Datumsfehler eingebaut hat. Wie kann man den nachträglich korrigieren?
In einem solchen Fall ist eine Updatemeldung abzugeben und dort die falsche Angabe zu korrigieren. Die übrigen Felder müssen nicht befüllt werden.
In § 3 Abs. 2 Nr. 5 KWG-AnzV wird auf Subauslagerung wesentlicher Teile einer wesentlichen Aktivität verwiesen; in Nr. 7 fehlt eine solche Einschränkung (wesentlich). Bedeutet dies, dass man die Nr. 5 voraussetzt und daher nur Verlagerungen der Erbringung wesentlicher Teile einer wesentlichen Aktivität ins Drittland gemeint sind?
Der gesamte Absatz 2 bezieht sich nur auf „wesentliche Änderungen einer bestehenden wesentlichen Auslagerung“ (§ 3 Abs. 2 S. 1 KWG-AnzV) und durch diese Voranstellung auf alle Nummern des Absatzes. Folglich sind bei Regelbeispiel 7 auch nur die wesentlichen Weiterverlagerungen gemeint.
Wie kann eine "Abmeldung" von Subauslagerungen erfolgen?
Dies kann über eine Änderungsmeldung erfolgen. Das Regelbeispiel geht nur von neuen Subauslagerungen aus, da diese deutlich relevanter sind als Beendigungen von Subauslagerungen. Da der Regelbeispielkatalog aber nicht abschließend ist, kann das Institut auf „Sonstige“ klicken und dann im erscheinenden Freitextfeld als Änderungssachverhalt die Beendigung der Subauslagerung anzeigen. Bei einer Aktualisierung der Subdienstleister ist jedoch zu beachten, dass dann immer alle Subauslagerungen erneut angegeben werden müssen. Im Hintergrund werden immer die Angaben zu Subauslagerungen aus der letzten Meldungen, in denen Informationen zu Subauslagerungen gegeben wurden, verwendet. Alle davor abgegebenen Informationen werden ignoriert.
Bei den Subunternehmern stürzt der Vorgang ab, wenn man einen weiteren Subunternehmer anlegen möchte. Ist das ein bekanntes Problem?
Bevor man den „Plus“-Button drückt, muss zwingend etwas in mindestens einem der Felder zum Subdienstleister eingetragen werden. Falls alle Felder zu den Subdienstleistern leer sind und der „Plus“-Button dennoch gedrückt wird, führt dies u.U. zu Problemen im Formular.
Falls mehrere Lebensversicherer einer Gruppe viele Funktionen an ein gruppeninternes Unternehmen auslagern und dieses im Anschluss an ein externes Unternehmen weiterverlagert stellt sich die Frage, wie und von wem dies zu melden ist?
Zunächst muss jeder Lebensversicherer für sein Unternehmen die Auslagerung an das gruppeninterne Unternehmen anzeigen und (sofern zu dem Zeitpunkt schon bekannt) im Formular auch bereits die Weiterverlagerung an das externe Unternehmen anzeigen. Ist die Weiterverlagerung zu dem Zeitpunkt noch nicht bekannt, ist dies als wesentliche Änderung anzuzeigen, sobald das beaufsichtigte Unternehmen Kenntnis davon erlangt. Sofern das gruppeninterne Unternehmen ebenfalls ein reguliertes Unternehmen ist, muss auch dieses die eigene Auslagerung an den externen Dienstleister anzeigen.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 10
Ausfüllhilfe mit Erläuterungen zu dem Excel-Template fehlt.
Eine Ausfüllhilfe zum Excel-Template ist derzeit nicht geplant.
Wann liegt ein „schwerwiegender Vorfall“ vor?
Zu Nummer 62 bis 71: Die Pflicht zur Anzeige von schwerwiegenden Vorfällen stammt aus den EBA Guidelines und outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02), in denen jedoch keinerlei weitere Konkretisierung erfolgt, was darunter zu verstehen ist. Die BaFin hat für die Institute und Unternehmen einen Regelbeispielkatalog von typischen schwerwiegenden Vorfällen entworfen und in den Anzeigenverordnungen verankert, der den Instituten eine Art Maßstab geben soll, an dem sie sich orientieren können. Dass dabei unbestimmte Rechtsbegriffe verwendet werden, ist durchaus so gewollt gewesen und auch in anderen Verordnungen nicht unüblich. Zwar können wir das Bedürfnis der Industrie nach noch mehr Konkretisierung verstehen, jedoch ist dies einerseits schon im Bankenbereich nicht in allgemeiner Form für alle Institute gleichbedeutend möglich. Hinzu kommt, dass dieser Regelbeispielkatalog sektorübergreifend in mehreren Verordnungen verankert wurde und daher eine Konkretisierung nur schwer möglich ist. Denn letztlich kann der Grad des Einflusses auf die Geschäftstätigkeit nur im Einzelfall und im Hinblick auf die im jeweiligen beaufsichtigten Unternehmen vorhandenen Gegebenheiten gesehen werden. Eine weitere Konkretisierung ist daher nur schwer möglich. Dennoch werden wir intern noch einmal prüfen, inwieweit hier weitere Klarstellungen möglich sind.
Neu geforderte Information zum Dienstleister (im Vergleich zu Absicht, Vollzug und wesentlicher Änderung): Was ist „BAK“?
Die BAK-Nummer ist diejenige des meldenden Instituts, nicht des Auslagerungsunternehmens. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige bzw. vierstellige (für VU und EbAV ist die vierstellige Register-Nummer zu verwenden) Zahl, die die BaFin jedem beaufsichtigten Unternehmen für interne Ordnungszwecke zuordnet. Auszüge aus der Unternehmensdatenbank, denen sich unter anderem der Name des Instituts und die BAK-Nummer bzw. die zugewiesene Registernummer entnehmen lassen, finden sich auf der Website der BaFin: Datenbanken.
„Ansprechpartner“: Welche Ansprechpartner sollen hier angegeben werden?
Gemeint ist die Person des Instituts, die bei Rückfragen der Aufsicht zum angezeigten Vorfall kontaktiert werden kann.
Da nur die weiß und grün hinterlegten Felder ausgefüllt werden müssen (gem. BaFin-Homepage: „bei den rot hinterlegten Feldern sind keine Eintragungen nötig“): Warum sind die rot unterlegten Felder überhaupt aufgeführt? Weniger Felder wären transparenter.
Ein dynamisches Formular würde Makros in der Excel Datei bedingen. Eine Ausführung von Excel Dateien mit Makros stellt jedoch ein Sicherheitsproblem dar. Da die Aufsicht keine Dateien versenden möchte, die die Unternehmen dazu verleiten könnten, die eigenen Sicherheitsprotokolle zu missachten, wurde die aktuelle Datei ohne Makros erstellt. Sobald ein Feld aufgrund einer vorherigen Auswahl befüllt (oder nicht mehr befüllt) werden muss, wechselt die Farbe von Rot auf Grün (oder umgekehrt). Primär betrifft dies die Frage, ob bereits über die MVP eine Anzeige zu der Auslagerung, für die ein Vorfall gemeldet wird, abgegeben wurde und daher schon eine Referenznummer besteht. Ist dies nicht der Fall, müssen mehr Felder befüllt werden, da dann Grunddaten der Auslagerung zur Einordung des Vorfalls fehlen. An dieser Stelle wird – anders als bei der Änderungsanzeige – auf die vorherige Vollzugsanzeige verzichtet, um Verzögerungen bei der Vorfallsmeldung zu vermeiden.
6. Nachmeldungen
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 11
Welche vor dem 1.1.2022 bestehenden Auslagerungen sind zu melden?
Die Verordnungen sehen keine Verpflichtung vor, wonach Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, über die MVP anzuzeigen sind. Eine generelle Nachmeldepflicht besteht demnach nicht.
Wenn bei Bestandsauslagerungen kein Datum einer Beschlussfassung mehr rekonstruiert werden kann, kann dann das Datum des ersten Vertrags erfasst werden (z.B. 2001)?
Ja, das ist auch möglich.
Die Nachmeldungen gelten für Vertragsverhältnisse ab dem 01.01.2022. Muss auch für inzwischen gekündigte Produkte bzw. Leistungen, die vor dem 29.11.2022 beendet waren, eine Nachmeldung erfolgen?
Nein, dies ist nicht erforderlich.
Wer muss Auslagerungen aus 2022 nachmelden?
Kreditinstitute mussten mit Frist bis zum 1.3.2023 alle in 2022 neu erfolgten wesentlichen Auslagerungen sowie wesentliche Änderungen an bestehenden wesentlichen Auslagerungen nachmelden, da für diese die Anzeigepflicht mangels Verordnung und Liveschaltung der MVP bis Inkrafttreten der KWG-AnzV ausgesetzt wurde. In den anderen Aufsichtsbereichen wurden die Anzeigen bis Inkrafttreten der Anzeigenverordnungen nach der bisher üblichen Verwaltungspraxis vorgenommen.
Macht es denn Sinn mit Blick in die Zukunft alle Auslagerungen einzeln zu melden?
Dies ist mit Blick auf künftig eintretende wesentliche Änderungen und schwerwiegende Vorfälle bei Auslagerungen, die noch nicht über die MVP gemeldet wurden, durchaus sinnvoll, da dann im Unternehmen bereits eine Referenznummer existiert, auf die Bezug genommen wird.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
