1. Einreichungsweg
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Werden bei Massen-Einreichungen per XML-Datei für jeden einzelnen Auslagerungsvorgang separate Referenznummern vergeben?
Pro eingereichter XML-Datei wird eine Referenznummer vergeben.
Haben die Prüfungsverbände die Möglichkeit, die über die MVP erstatteten Anzeigen einzusehen, auch wenn diese von der Bank direkt gegenüber der Aufsicht erstattet wurden?
Nein, dies hat Sicherheitsgründe.
Kann für den Einreichungsweg "Datei-Upload" eine selbst generierte Datei hochgeladen werden, solange diese das XML-Format hat, oder gibt es besondere weitere Vorgaben für die Datei?
Es gibt eine Spezifikation wie die XML Datei auszusehen hat. Diese müssen erfüllt sein.
Dürfen schwerwiegende Vorfälle auch zentral vom Verband für alle GenoBanken vorgenommen werden oder muss jede Bank selbst melden?
Da die schwerwiegenden Vorfälle nicht über die MVP angezeigt werden, sondern ein Excel-Template per gesicherter E-Mail an die BaFin/Bundesbank geschickt wird, ist hier eine Sammelmeldung ausnahmsweise möglich und wird auch von der Aufsicht begrüßt.
Kann man eine abgegebene Meldung zurückziehen?
Ein Zurückziehen in dem Sinne, dass die abgegebene Anzeige nachträglich gelöscht wird, ist technisch nicht möglich. Korrekturen können nachträglich über die Änderungsanzeige übermittelt werden.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 11 bis 15 von insgesamt 25
Weder die Ausfüllhilfe noch die Technische Dokumentation ist bzgl. der Pflichtfelder eindeutig und die Abhängigkeiten der jeweils gestellten Fragen ist nicht immer nachvollziehbar (optional oder Pflicht?). Ist insoweit noch eine Programmierung von Schnittstellen geplant? Die technische Dokumentation enthält mehr Felder als die Felder, die im MVP-Portal tatsächlich angezeigt werden. Handelt es sich dabei um geplante Felder, die noch programmiert werden bzw. bleibt die Testumgebung bestehen?
Die Testumgebung bleibt bestehen. Die technische Beschreibung basiert auf dem Formular und bildet dies nach Angaben der BaFin Abteilung IT auch 1:1 ab. Der Hinweis wird jedoch weitergegeben, wobei Beispiele sehr hilfreich wären.
Auf welchem Weg wird die Kommunikation über Änderungen an Formularen der MVP stattfinden, damit die Vorgaben berücksichtigt werden können?
Änderungen an den Formularen und den Schnittstellen werden auf den bekannten Wegen veröffentlicht.
Die Testumgebung weicht vom produktiven MVP-Portal ab. Sind die Abweichungen in der Testumgebung geplante Änderungen? Oder wird die Testumgebung nicht mit dem Produktivsystem aktualisiert?
Unserer IT ist keine Abweichung bekannt. Da bei beiden Verfahren der identische Code verwendet wird, ist dies nicht nachvollziehbar. Falls Sie Bugs konkret benennen können, dann dokumentieren Sie diese bitte und senden Sie uns diese zu. Bisher konnten keine der gemeldeten Bugs nachvollzogen werden.
Das MVP Testportal ist inzwischen nicht mehr zugänglich. Hierzu gab es keine Ankündigung. Wird das Testportal nochmal freigeschaltet, wenn die Fehler/Bugs behoben sind?
Das Testverfahren sollte parallel neben dem Live-Verfahren aktiv sein. Sollte es zwischenzeitlich nicht erreichbar sein, dann versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt bitte erneut.
Ein Zwischenspeichern von Daten ist im MVP-Portal nicht möglich. Nach 60 Minuten erfolgt eine automatische Abmeldung, und nicht versendete Daten sind nicht mehr vorhanden. Ist geplant die Möglichkeit eines Zwischenspeicherns von Daten zu schaffen?
Solch eine Möglichkeit ist nicht vorgesehen.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 21
Wenn der interne Beschluss und die Vertragsunterzeichnung sehr kurz auseinanderliegen (1-2 Wochen): Ist eine zusammengefasste Meldung (technisch) möglich?
Ein damit einhergehender Verzicht auf die Absichtsmeldung ist weder nach den gesetzlichen Regelungen der Anzeigepflicht noch nach den EBA Guidelines on outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02) vorgesehen. Sinn der Absichtsanzeige ist es gerade, der Aufsicht zu ermöglichen, bereits in diesem frühen Stadium erste Problemfelder zu erkennen und ggf. zu intervenieren. Die Regelung der Pflicht zur Anzeige der Absicht der Auslagerung würde damit in diesen Fällen leerlaufen.
Gilt die in der Ausfüllhilfe der Aufsicht dargelegte Auffassung, dass die zweite Anzeige zum Vollzug dann vorzunehmen ist, wenn der Auslagerungsvertrag rechtsgültig geschlossen worden ist, auch wenn zwischen Abschluss und tatsächlichem Vollzug (Leistungsbeginn) noch mehrere Monate oder gar Jahre liegen?
Ja, es wird ebenfalls der Vertragsbeginn abgefragt. Dadurch erhält die Aufsicht Kenntnis darüber, dass die Leistung noch nicht aktiv ist.
Ist immer vorab eine Absicht zu melden oder kann sofort der Vollzug gemeldet werden? Technisch ist dies möglich, geht aber nicht aus der Ausfüllhilfe hervor.
Für Anzeige von Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, ist das Formular zur Vollzugsanzeige zu verwenden. Auch im Rahmen der Vollzugsanzeige werden Referenznummern vergeben. Dieser Punkt wurde in der Ausfüllhilfe zwischenzeitlich angepasst.
Wie viel Zeit sollte zwischen der Absichtsanzeige und der Vollzugsanzeige liegen, damit die BaFin gegebenenfalls genug Zeit zur Intervention hat?
Eine Wartefrist gibt es nicht, es müssen nur die Fristen zur Abgabe der jeweiligen Anzeigen eingehalten werden. Es erfolgt auch keine Genehmigung der beabsichtigten Auslagerung durch die BaFin.
„Inländischer Zustellungsbevollmächtigter“: Ist bei „Drittstaat“ eine Pflichtangabe gem. FISG, im MVP-Portal aber nicht umgesetzt (weder bei Absicht noch Vollzug noch bei wesentlichen Änderungen). Es ist immer als „Kann“-Feld ausgewiesen, auch wenn bei „Staat“ „Staat außerhalb EU/EWR“ angeklickt wird. Warum ist dies so?
Dies ist nicht nachvollziehbar. Bei internen Tests auf dem Live-System funktioniert das Feld wie vorgesehen und wird auch als Pflichtfeld mar-kiert (siehe Abbildung).
Abb. 1
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 11 bis 15 von insgesamt 19
Wie ist mit einer bereits eingereichten Absichtsanzeige umzugehen, wenn die Absicht nicht mehr besteht und kein Vollzug erfolgen wird?
Durch die Nichtanzeige des Vollzugs ist erkennbar, dass dieser nicht stattgefunden hat. Eine gesonderte Anzeige des Nichtvollzugs ist nur nach der VAG-Anzeigenverordnung vorgesehen, da dort keine Vollzugsmeldung abzugeben ist (auch wenn diese erfolgt).
Ist bei einer Änderungsanzeige nur das zu ändernde Feld anzupassen oder muss das gesamte Formular befüllt werden?
Es muss nur das Feld ausgefüllt werden, das aktualisiert werden soll.
Was ist zu melden, wenn ein Dienstleister umfirmiert?
Im Rahmen einer Updatemeldung kann ein neuer Name des Auslagerungsunternehmens eingetragen werden.
Eine wesentliche Änderung kann ggf. mehrere Sachverhalte betreffen. Können für eine Meldung mehrere Gründe/Anlässe ausgewählt werden oder ist für jeden Grund eine einzelne Meldung erwünscht?
Ja, es können und sollen alle bekannten Änderungsgründe in einer An-zeige gemeldet werden. Eine Trennung ist bisher nicht vorgesehen. Da-bei können mit einem Klick auf das Kästchen „Sonstige“ und dem dann erscheinenden Freitextfeld weitere Gründe benannt werden.
Die Regelbeispiele Vertragsänderungen von wesentlicher Bedeutung so-wie die Vereinbarung zusätzlicher vertraglicher Regelungen/Leistungen sind nicht trennscharf. In der MVP-Maske ist dazu nur ein Grund hinterlegt (Abschluss zusätzlicher Vertragsbestandteile). Klarstellungen und/oder Ergänzungen sollten erfolgen.
Beide Änderungsgründe sind in der MVP abgebildet, jedoch aufgrund technischer Gründe nicht hintereinander (wie in der Verordnung), sondern die „Vertragsänderungen und Vertragsanpassungen von wesentlicher Bedeutung“ ist das neunte Kästchen in der Liste des Formulars zur Anzeige von Änderungen.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 10
Ist eine Integration dieser Anzeigen in das MVP-Fachverfahren geplant?
Eine solche Integration ist nicht geplant. Die Anzahl der bisher eingereichten Meldungen rechtfertigt die Umsetzung in der MVP nicht.
Einzelne Anforderungen/Anlässe sind rechtlich problematisch und/oder kaum praktikabel umsetzbar (insb. Unzuverlässigkeit leitender Personen, drohende Zahlungsunfähigkeit des Auslagerungsunternehmens). Sachlich sind Überschneidungen mit den seit 2018 erforderlichen Meldungen schwerwiegender Zahlungssicherheitsvorfälle gemäß § 54 Abs. 1 ZAG möglich (Meldeverfahren „PSD2-Zahlungssicherheitsvorfälle“/BaFin-Rundschreiben 03/2022 (BA)). Sind Doppelmeldungen erforderlich?
Wann liegt ein Fall von „Konflikten am Sitz des Auslagerungsunternehmens in einem Drittstaat“ vor? Fallen darunter auch Streiks, die grundsätzlich das Potential haben, eine wesentliche Gefährdung für das beaufsichtigte Unternehmen darzustellen?
Ein Streik ist ein gutes Beispiel. Im Übrigen ist eine Entscheidung des Instituts im Einzelfall erforderlich.
Bei Meldungen zu neuen Auslagerungen (ab 2022 im MVP vorzunehmen) wird eine MVP-Nummer erzeugt. Diese Nummer ist bei Anzeigen zu schwerwiegenden Vorfällen zu erfassen. Auslagerungen, die bereits vor 2022 bestanden und zu denen noch keine sonstige Nachmeldung erforderlich wurde, besitzen eine solche Nummer nicht. Ist es richtig, dass dann im Excel-Template keine Nummer anzugeben ist?
Soweit für eine Bestandsauslagerung, zu der noch keine Nachmeldung über die MVP erfolgt ist oder nicht zwingend nötig ist, ein schwerwiegender Vorfall gemeldet wird, kann dies auch ohne Referenznummer erfolgen. Sofern keine Referenznummer angegeben werden kann, sind im Excel-Template jedoch zusätzliche Informationen hinsichtlich der betroffenen Auslagerung anzugeben, um diese aufsichtlich bewerten zu können. Seitens der Aufsicht besteht allerdings die Präferenz, dass alle (wesentlichen) Auslagerungen (auch Bestandsfälle) über die MVP gemeldet werden. Dies würde den Instituten den Aufwand der einzelnen Nachmeldung bei Änderungsanzeigen und Vorfallsmeldungen ersparen. Zugleich kann die Aufsicht bei Vorfällen bei einzelnen Instituten auch auf jene proaktiv zugehen, die den Dienstleister ebenfalls nutzen und auf eine mögliche Betroffenheit hinweisen oder zumindest sensibilisieren.
Woher soll die im Template zu erfassende Referenznummer der Auslagerungsmeldung kommen, wenn die Meldung ja per se als E-Mail stattfinden soll?
Diese Referenznummer kommt von der bereits eingereichten Anzeige der Absicht oder des Vollzugs der Auslagerung in der MVP.
6. Nachmeldungen
Resultate 11 bis 11 von insgesamt 11
Besteht eine Möglichkeit, die Nachmeldung wesentlicher Änderungen zu vereinfachen? Der vorgesehene mehrstufige Weg (1. Absichtsmeldung, 2. Vollzugsmeldung, 3. Änderungsmeldung) verursacht einen hohen Aufwand.
Es ist nur eine Vollzugs- und Änderungsmeldung nötig. Bei bereits bestehenden Auslagerungen ist keine Absichtsanzeige notwendig. Langfristig einfacher wird es, wenn die Institute zeitnah alle wesentlichen Auslagerungen melden würden und dadurch eine Baseline geschaffen werden würde. Dann müsste im Fall einer Änderung nur noch diese gemeldet werden.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
