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Thema MVP-Portal Fragen und Antworten zum Meldeverfahren für die Anzeige von Auslagerungen

Auf dieser Seite finden Sie die Antworten zu den häufigsten Fragen zum Meldeverfahren für Anzeige und Auslagerungen

1. Einreichungsweg

Resultate 11 bis 15 von insgesamt 23

Werden bei Massen-Einreichungen per XML-Datei für jeden einzelnen Auslagerungsvorgang separate Referenznummern vergeben?

Pro eingereichter XML-Datei wird eine Referenznummer vergeben.

Haben die Prüfungsverbände die Möglichkeit, die über die MVP erstatteten Anzeigen einzusehen, auch wenn diese von der Bank direkt gegenüber der Aufsicht erstattet wurden?

Nein, dies hat Sicherheitsgründe.

Kann für den Einreichungsweg "Datei-Upload" eine selbst generierte Datei hochgeladen werden, solange diese das XML-Format hat, oder gibt es besondere weitere Vorgaben für die Datei?

Es gibt eine Spezifikation wie die XML Datei auszusehen hat. Diese müssen erfüllt sein.

Dürfen schwerwiegende Vorfälle auch zentral vom Verband für alle GenoBanken vorgenommen werden oder muss jede Bank selbst melden?

Da die schwerwiegenden Vorfälle nicht über die MVP angezeigt werden, sondern ein Excel-Template per gesicherter E-Mail an die BaFin/Bundesbank geschickt wird, ist hier eine Sammelmeldung ausnahmsweise möglich und wird auch von der Aufsicht begrüßt.

Kann man eine abgegebene Meldung zurückziehen?

Ein Zurückziehen in dem Sinne, dass die abgegebene Anzeige nachträglich gelöscht wird, ist technisch nicht möglich. Korrekturen können nachträglich über die Änderungsanzeige übermittelt werden.

2. Ausfüllhinweise

Resultate 1 bis 5 von insgesamt 25

Ist es mittelfristig angedacht, die Nutzerfreundlichkeit der MVP zu verbessern, ggfs. auch im Austausch mit Nutzern aus Primärbanken?

Ja, Informationen dazu erfolgen zu gegebener Zeit.

Kategorie (§ 3 Abs. 1 Nr. 4 KWG-AnzV): Bankfachliche Leistungen/Bankgeschäfte fehlen in der MVP-Maske. Werden diese noch ergänzt oder sollen Kreditinstitute hierfür „Erbringung Finanz-, Wertpapierdienst-leistungen, -nebendienstleistungen (ohne vgV)“ ankreuzen?

Die Kategorisierung der Auslagerungen dient der Analyse von Konzentrationsrisiken und enthält daher Kategorien für alle von der BaFin beaufsichtigten Unternehmen. Dies kann dazu führen, dass einzelne Kategorien nicht für Kreditinstitute oder Finanzdienstleistungsinstitute einschlägig sind. Es können mehrere Kategorien gewählt werden, sofern diese alle Bestandteil ein und desselben Auslagerungsvertrags sind und sich daher auch in den übrigen Punkten nicht unterscheiden. Andernfalls sind getrennte Anzeigen abzugeben. Wählen Sie daher die Kategorie(n) aus, die die Art der auszulagernden bzw. ausgelagerten Prozesse und Aktivitäten am zutreffendsten widerspiegelt. Nutzen Sie die Kategorie „Sonstige“ nur in Ausnahmefällen. Über die Kategorie der Auslagerung wird eine Grobeinteilung der Auslagerungsleistung vorgenommen. In einer Ausbaustufe der MVP können weitere Punkte aufgenommen werden.

Staat/Standort: Bei Auswahl "außerhalb EU/EWR" erscheint eine Liste, die auch EU/EWR-Staaten enthält.

Vielen Dank für den Hinweis, dieser wird bei einem Update berücksichtigt.

Cloud-Auslagerungen: Mehrfachnennungen sollten technisch ermöglicht werden. Gemäß der Ausfüllhilfe ist das Feld „Cloud Auslagerung“ anzuklicken, wenn es sich bei der angezeigten Auslagerung um eine Cloud-Auslagerung handelt. Ist das Feld ebenfalls anzuklicken, wenn die angezeigte Auslagerung eine (wesentliche) Weiterverlagerung in die Cloud enthält?

Das Feld bezieht sich nur auf den ersten Grad der Auslagerung und ist nur dann anzuklicken, wenn es sich dabei um eine Cloud-Auslagerung handelt. Cloud-Auslagerungen im Rahmen von Weiterverlagerungen sind an dieser Stelle nicht relevant.

Cloud-Bereitstellungsmodelle: Die EBA-Leitlinien sprechen von öffentlicher, privater, Hybrid- oder Community-Cloud. In der Ausfüllhilfe zur AnzV wird von Hybrid Cloud, Multicloud, Private Cloud und Public Cloud gesprochen. Sind die Begriffe Multicloud und Community-Cloud an dieser Stelle synonym zu verwendet werden oder handelt es sich um unter-schiedliche Modelle?

An dieser Stelle wird eine Klarstellung in der Ausfüllhilfe erfolgen.

3. Anzeigen von Absicht und Vollzug

Resultate 16 bis 20 von insgesamt 21

Kann man eine abgegebene Absichtsmeldung löschen?

Nein, eine Löschung aus den Datenbanken ist aus technischer Sicht nicht möglich. Man kann jedoch erreichen, dass die abgegebene Anzeige dem Aufseher nicht mehr als aktive Auslagerung angezeigt wird, indem man nach der abgegebenen Absichtsmeldung eine Änderungsanzeige ausfüllt und dort das Vertragsende der Auslagerung auf einen Tag in der Vergangenheit setzt. Dann wird die "falsche" Auslagerung aufgrund des Ablaufs des Vertragsverhältnisses dem Aufseher nicht mehr angezeigt.

Ist es möglich, eine Vollzugsmeldung sofort abzugeben oder erhält man die dafür benötigte Referenznummer nur dann, wenn man zuvor die Absicht erklärt hat?

Eine Referenznummer wird auch bei Abgabe einer Vollzugsmeldung generiert.

Betrifft die Vollzugsanzeige auch Kapitalverwaltungsgesellschaften? Dort gibt es nur die Auswahlmöglichkeit zwischen Absichtsanzeige und Updatemeldung.

Nein, das KAGB und auch die dazugehörige Verordnung sieht keine Pflicht zur Meldung des Vollzugs einer Auslagerung vor. Daher besteht auch ein entsprechendes Formular im MVP-Fachverfahren für Kapitalverwaltungsgesellschaften nicht.

Nach den Angaben in der Ausfüllhilfe ist die Meldung des Vollzugs einer Ausgliederung für Versicherungsunternehmen/EbAV nicht notwendig. In der Infoveranstaltung am 22.2.23 wurde nun aber die Vollzugsmeldung aufgeführt. Ist nunmehr eine Vollzugsmeldung notwendig?

Nach den Regelungen des § 47 Nr. 8 und Nr. 9 VAG besteht für Versicherungsunternehmen keine Pflicht zur Anzeige des Vollzugs (anders in anderen Aufsichtsgesetzen), darüber kann auch die Verordnung nicht hinausgehen. Die Verordnung sieht lediglich vor, dass in den Fällen, in denen von einer Absicht Abstand genommen wird, der Nicht-Vollzug gemeldet wird. Die Präsentation bezog sich allgemein auf alle Unternehmen und konnte nicht alle Besonderheiten der einzelnen Aufsichtsgesetze berücksichtigen.

Wieso müssen Versicherungsunternehmen entsprechend den Ausfüllhinweisen bei der Frage hinsichtlich dem zeitkritischen Geschäftsprozess „Nein" anklicken?

Die Abfrage dieser Information hat (seit der Streichung im Rahmen der Konsultation) keine Rechtsgrundlage in der Verordnung, ließ sich technisch aber nicht mehr ohne viel Aufwand aus dem Formular streichen. Da es sich dabei zudem um ein Pflichtfeld handelt, werden Versicherungsunternehmen und EbAV gebeten, hier auf „Nein“ zu klicken (vgl. Ausfüllhilfe), um das Formular absenden zu können.

4. Wesentliche Änderungen

Resultate 6 bis 10 von insgesamt 19

Welche Anzeigen sind im Zusammenhang mit einer Verschmelzung abzugeben? Hier kann es zu verschiedenen Konstellationen kommen, wie zum Beispiel: Beide Teilbanken haben dieselbe wesentliche Auslagerung; die Auslagerung der übertragenden Bank fällt mit der Verschmelzung weg. Die übertragende Bank hat eine wesentliche Auslagerung, die nach der Verschmelzung nicht fortgeführt wird. Die übertragende Bank hat eine wesentliche Auslagerung, die nach der Verschmelzung fortgeführt wird. Die fusionierte Bank stuft die Auslagerung ebenfalls als wesentlich oder als nicht mehr wesentlich ein.

Im Fall von aktuell anstehenden Fusionen kann die BaFin auf die Anzeige der Auslagerungen für die Institute verzichten, die sich derzeit im Übernahmeprozess befinden. Das übernehmende Institut hingegen muss die übernommenen Auslagerungen dann als neue Auslagerungen in Form von Vollzugsmeldungen anzeigen. Sollte es in Zukunft zu Fusionen kommen, müsste das übernommene Institut mit einer Änderungsanzeige die Beendigung der Auslagerung anzeigen (§ 3 Abs. 2 Nr. 8 KWG-AnzV) und das übernehmende Institut die übernommenen Auslagerungen anzeigen. Letztlich sind dies jedoch unter Umständen Einzelfallentscheidungen, die mit dem Fachaufseher abgestimmt werden sollten.

Was muss das abgebende Institut bei einer laufenden Fusion (im Jahr 2023) zu beachten? Müssen hier noch Meldungen vorgenommen werden?

Ob im konkreten Einzelfall eine Befreiung von der Anzeigepflicht wegen laufender Fusion in Betracht kommt, ist mit dem jeweiligen Aufseher abzustimmen.

Wann soll eine Meldung im Kündigungsfall abgegeben werden – nur bei Kündigung oder auch zum tatsächlichen Beendigungszeitpunkt?

Die Anzeige soll zum Zeitpunkt der Kündigung erfolgen. Geben Sie im Feld „Vertragsende“ den letzten Tag des Auslagerungsverhältnisses an.

Nach der KAGBAuslAnzV ist jede Beendigung einer Auslagerung als wesentliche Änderung anzuzeigen. Wir haben die Information, dass nach Rückmeldung der BaFin „bei Beendigungen von Bestandsauslagerungen keine Kündigung mitzuteilen ist, da es für die Aufsicht letztlich keinen Handlungsbedarf mehr geben kann, wenn Nachmeldung und Beendigung zum gleichen Zeitpunkt angezeigt werden. Damit läuft der Sinn der Anzeige der Änderung leer.“ Was gilt hier nun?

Die beschriebene Konstellation betrifft nur den Sonderfall der wesentlichen Änderung (in Form der Kündigung) bei einer bestehenden Auslagerung, die noch nicht über die MVP erfasst wurde, weil sie bereits anderweitig angezeigt wurde oder bisher noch nicht nachgemeldet werden musste. In diesen Fällen würde die Nachmeldung der Auslagerung zeitlich mit der Anzeige der Kündigung zusammenfallen und die Aufsicht hätte keinen Handlungsbedarf mehr, da die Auslagerung bereits beendet wird. In diesen Fällen kann daher auf die Nachmeldung und gleichzeitige Kündigung verzichtet werden.

Bei automatischen Vertragsänderungsprozessen (Aktualisierung Leistungsscheine in einem Portal) erlangen die Institute zu unterschiedlichen Zeitpunkten Kenntnis von einer wesentlichen Vertragsänderung. Ist Fristbeginn für die Meldung der Zeitpunkt der Kenntnisnahme durch das Institut?

Eine Anzeige ist immer bei Kenntniserlangung und ohne schuldhaftes Verzögern abzugeben.

5. Schwerwiegende Vorfälle

Resultate 1 bis 5 von insgesamt 10

Ausfüllhilfe mit Erläuterungen zu dem Excel-Template fehlt.

Eine Ausfüllhilfe zum Excel-Template ist derzeit nicht geplant.

Wann liegt ein „schwerwiegender Vorfall“ vor?

Zu Nummer 62 bis 71: Die Pflicht zur Anzeige von schwerwiegenden Vorfällen stammt aus den EBA Guidelines und outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02), in denen jedoch keinerlei weitere Konkretisierung erfolgt, was darunter zu verstehen ist. Die BaFin hat für die Institute und Unternehmen einen Regelbeispielkatalog von typischen schwerwiegenden Vorfällen entworfen und in den Anzeigenverordnungen verankert, der den Instituten eine Art Maßstab geben soll, an dem sie sich orientieren können. Dass dabei unbestimmte Rechtsbegriffe verwendet werden, ist durchaus so gewollt gewesen und auch in anderen Verordnungen nicht unüblich. Zwar können wir das Bedürfnis der Industrie nach noch mehr Konkretisierung verstehen, jedoch ist dies einerseits schon im Bankenbereich nicht in allgemeiner Form für alle Institute gleichbedeutend möglich. Hinzu kommt, dass dieser Regelbeispielkatalog sektorübergreifend in mehreren Verordnungen verankert wurde und daher eine Konkretisierung nur schwer möglich ist. Denn letztlich kann der Grad des Einflusses auf die Geschäftstätigkeit nur im Einzelfall und im Hinblick auf die im jeweiligen beaufsichtigten Unternehmen vorhandenen Gegebenheiten gesehen werden. Eine weitere Konkretisierung ist daher nur schwer möglich. Dennoch werden wir intern noch einmal prüfen, inwieweit hier weitere Klarstellungen möglich sind.

Neu geforderte Information zum Dienstleister (im Vergleich zu Absicht, Vollzug und wesentlicher Änderung): Was ist „BAK“?

Die BAK-Nummer ist diejenige des meldenden Instituts, nicht des Auslagerungsunternehmens. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige bzw. vierstellige (für VU und EbAV ist die vierstellige Register-Nummer zu verwenden) Zahl, die die BaFin jedem beaufsichtigten Unternehmen für interne Ordnungszwecke zuordnet. Auszüge aus der Unternehmensdatenbank, denen sich unter anderem der Name des Instituts und die BAK-Nummer bzw. die zugewiesene Registernummer entnehmen lassen, finden sich auf der Website der BaFin: Datenbanken.

„Ansprechpartner“: Welche Ansprechpartner sollen hier angegeben werden?

Gemeint ist die Person des Instituts, die bei Rückfragen der Aufsicht zum angezeigten Vorfall kontaktiert werden kann.

Da nur die weiß und grün hinterlegten Felder ausgefüllt werden müssen (gem. BaFin-Homepage: „bei den rot hinterlegten Feldern sind keine Eintragungen nötig“): Warum sind die rot unterlegten Felder überhaupt aufgeführt? Weniger Felder wären transparenter.

Ein dynamisches Formular würde Makros in der Excel Datei bedingen. Eine Ausführung von Excel Dateien mit Makros stellt jedoch ein Sicherheitsproblem dar. Da die Aufsicht keine Dateien versenden möchte, die die Unternehmen dazu verleiten könnten, die eigenen Sicherheitsprotokolle zu missachten, wurde die aktuelle Datei ohne Makros erstellt. Sobald ein Feld aufgrund einer vorherigen Auswahl befüllt (oder nicht mehr befüllt) werden muss, wechselt die Farbe von Rot auf Grün (oder umgekehrt). Primär betrifft dies die Frage, ob bereits über die MVP eine Anzeige zu der Auslagerung, für die ein Vorfall gemeldet wird, abgegeben wurde und daher schon eine Referenznummer besteht. Ist dies nicht der Fall, müssen mehr Felder befüllt werden, da dann Grunddaten der Auslagerung zur Einordung des Vorfalls fehlen. An dieser Stelle wird – anders als bei der Änderungsanzeige – auf die vorherige Vollzugsanzeige verzichtet, um Verzögerungen bei der Vorfallsmeldung zu vermeiden.

6. Nachmeldungen

Resultate 11 bis 11 von insgesamt 11

Besteht eine Möglichkeit, die Nachmeldung wesentlicher Änderungen zu vereinfachen? Der vorgesehene mehrstufige Weg (1. Absichtsmeldung, 2. Vollzugsmeldung, 3. Änderungsmeldung) verursacht einen hohen Aufwand.

Es ist nur eine Vollzugs- und Änderungsmeldung nötig. Bei bereits bestehenden Auslagerungen ist keine Absichtsanzeige notwendig. Langfristig einfacher wird es, wenn die Institute zeitnah alle wesentlichen Auslagerungen melden würden und dadurch eine Baseline geschaffen werden würde. Dann müsste im Fall einer Änderung nur noch diese gemeldet werden.

7. Bestandsfrage

Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).

Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.

Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?

Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.

Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?

Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.

Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)

Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.

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