1. Einreichungsweg
Resultate 21 bis 23 von insgesamt 23
Ist es vorgesehen, dass Anzeigen von dem gesamten Unternehmen in der Historie eingesehen werden können und nicht nur von dem einzelnen Melder?
Das Protokoll wird nur für den registrierten Melder erstellt.
Kann ein externer Prüfer die Meldungen bei der BaFin einsehen?
Ein externer Prüfer kann nicht auf die Systeme der BaFin zugreifen. Nach dem Ausfüllen und Absenden des Formulars können Sie das Dokument für Ihre eigenen Unterlagen und Ihre Abschlussprüfer als PDF-Datei lokal speichern.
Können mehrere Mitarbeiter den Zugang zur Abgabe von Auslagerungsanzeigen nutzen oder muss pro Mitarbeiterin ein Zugang vorhanden sein?
Jede MVP-Registrierung gilt für einen Melder. Sollen mehrere Mitarbeiter Anzeigen abgeben können, müssen sich auch mehrere Melder für das Unternehmen bzw. die Unternehmen einer (Versicherungs-)Gruppe registrieren.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 25
Ist es mittelfristig angedacht, die Nutzerfreundlichkeit der MVP zu verbessern, ggfs. auch im Austausch mit Nutzern aus Primärbanken?
Ja, Informationen dazu erfolgen zu gegebener Zeit.
Kategorie (§ 3 Abs. 1 Nr. 4 KWG-AnzV): Bankfachliche Leistungen/Bankgeschäfte fehlen in der MVP-Maske. Werden diese noch ergänzt oder sollen Kreditinstitute hierfür „Erbringung Finanz-, Wertpapierdienst-leistungen, -nebendienstleistungen (ohne vgV)“ ankreuzen?
Die Kategorisierung der Auslagerungen dient der Analyse von Konzentrationsrisiken und enthält daher Kategorien für alle von der BaFin beaufsichtigten Unternehmen. Dies kann dazu führen, dass einzelne Kategorien nicht für Kreditinstitute oder Finanzdienstleistungsinstitute einschlägig sind. Es können mehrere Kategorien gewählt werden, sofern diese alle Bestandteil ein und desselben Auslagerungsvertrags sind und sich daher auch in den übrigen Punkten nicht unterscheiden. Andernfalls sind getrennte Anzeigen abzugeben. Wählen Sie daher die Kategorie(n) aus, die die Art der auszulagernden bzw. ausgelagerten Prozesse und Aktivitäten am zutreffendsten widerspiegelt. Nutzen Sie die Kategorie „Sonstige“ nur in Ausnahmefällen. Über die Kategorie der Auslagerung wird eine Grobeinteilung der Auslagerungsleistung vorgenommen. In einer Ausbaustufe der MVP können weitere Punkte aufgenommen werden.
Staat/Standort: Bei Auswahl "außerhalb EU/EWR" erscheint eine Liste, die auch EU/EWR-Staaten enthält.
Vielen Dank für den Hinweis, dieser wird bei einem Update berücksichtigt.
Cloud-Auslagerungen: Mehrfachnennungen sollten technisch ermöglicht werden. Gemäß der Ausfüllhilfe ist das Feld „Cloud Auslagerung“ anzuklicken, wenn es sich bei der angezeigten Auslagerung um eine Cloud-Auslagerung handelt. Ist das Feld ebenfalls anzuklicken, wenn die angezeigte Auslagerung eine (wesentliche) Weiterverlagerung in die Cloud enthält?
Das Feld bezieht sich nur auf den ersten Grad der Auslagerung und ist nur dann anzuklicken, wenn es sich dabei um eine Cloud-Auslagerung handelt. Cloud-Auslagerungen im Rahmen von Weiterverlagerungen sind an dieser Stelle nicht relevant.
Cloud-Bereitstellungsmodelle: Die EBA-Leitlinien sprechen von öffentlicher, privater, Hybrid- oder Community-Cloud. In der Ausfüllhilfe zur AnzV wird von Hybrid Cloud, Multicloud, Private Cloud und Public Cloud gesprochen. Sind die Begriffe Multicloud und Community-Cloud an dieser Stelle synonym zu verwendet werden oder handelt es sich um unter-schiedliche Modelle?
An dieser Stelle wird eine Klarstellung in der Ausfüllhilfe erfolgen.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 21
Was soll bei „inländischer Zustellungsbevollmächtigter“ eingetragen werden, wenn der Dienstleistungsvertrag zwischen zwei deutschen Parteien ist?
Ein inländischer Zustellungsbevollmächtigter ist nur dann zu vereinbaren und demnach einzutragen, wenn das Auslagerungsunternehmen seinen Sitz in einem Drittstaat hat. Auf deutsche Parteien findet die Regelung demnach keine Anwendung.
Die Angabe der Dauer der Ersetzungsmöglichkeit des Auslagerungsunternehmens ergibt sich für Kreditinstitute nicht aus der Verordnung. Warum existiert das Feld in der MVP?
Die Angabe der Dauer der Ersetzbarkeit ist Teil der Bewertung der Ersetzbarkeit des Dienstleisters nach § 3 Abs. 1 Nr. 17 KWG-AnzV. Eine Umsetzung der Verordnung ist nicht wortwörtlich notwendig. Diese Abfrage ist daher von der Verordnung umfasst.
Art der betreffenden Cloud-Daten und Standort der Datenspeicherung der Cloud-Daten sind bei Absichts- bzw. Vollzugsanzeige anzugeben. Entsprechende Felder auf der MVP-Plattform fehlen jedoch beim Absichts- und Vollzugsformular, wenn „Cloud“ angeklickt wird.
Dieser Punkt wird in dem nächsten Update des Meldeformulars korrigiert.
Frage im MVP Portal: „Verarbeitet das Subunternehmen personenbezogene Daten?“: Problematisch ist, dass die Frage nur einmal im Zusammenhang mit allen Weiterverlagerungen gestellt wird, die Frage kann aber nur je Weiterverlagerung beantwortet werden, nicht für alle Weiterverlagerungen.
Wir werden prüfen, ob eine Überarbeitung des Meldeformulars im nächsten Update erfolgen kann.
Wie verhält es sich, wenn Cloud-Dienstleister verschiedene Clouddienstmodelle anbieten und im Meldeformular nur ein Modell angegeben werden kann?
Es soll das Clouddienstleistungsmodell angegeben werden, das im Rahmen der Auslagerungen angewendet wird.
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 11 bis 15 von insgesamt 19
Wie ist mit einer bereits eingereichten Absichtsanzeige umzugehen, wenn die Absicht nicht mehr besteht und kein Vollzug erfolgen wird?
Durch die Nichtanzeige des Vollzugs ist erkennbar, dass dieser nicht stattgefunden hat. Eine gesonderte Anzeige des Nichtvollzugs ist nur nach der VAG-Anzeigenverordnung vorgesehen, da dort keine Vollzugsmeldung abzugeben ist (auch wenn diese erfolgt).
Ist bei einer Änderungsanzeige nur das zu ändernde Feld anzupassen oder muss das gesamte Formular befüllt werden?
Es muss nur das Feld ausgefüllt werden, das aktualisiert werden soll.
Was ist zu melden, wenn ein Dienstleister umfirmiert?
Im Rahmen einer Updatemeldung kann ein neuer Name des Auslagerungsunternehmens eingetragen werden.
Eine wesentliche Änderung kann ggf. mehrere Sachverhalte betreffen. Können für eine Meldung mehrere Gründe/Anlässe ausgewählt werden oder ist für jeden Grund eine einzelne Meldung erwünscht?
Ja, es können und sollen alle bekannten Änderungsgründe in einer An-zeige gemeldet werden. Eine Trennung ist bisher nicht vorgesehen. Da-bei können mit einem Klick auf das Kästchen „Sonstige“ und dem dann erscheinenden Freitextfeld weitere Gründe benannt werden.
Die Regelbeispiele Vertragsänderungen von wesentlicher Bedeutung so-wie die Vereinbarung zusätzlicher vertraglicher Regelungen/Leistungen sind nicht trennscharf. In der MVP-Maske ist dazu nur ein Grund hinterlegt (Abschluss zusätzlicher Vertragsbestandteile). Klarstellungen und/oder Ergänzungen sollten erfolgen.
Beide Änderungsgründe sind in der MVP abgebildet, jedoch aufgrund technischer Gründe nicht hintereinander (wie in der Verordnung), sondern die „Vertragsänderungen und Vertragsanpassungen von wesentlicher Bedeutung“ ist das neunte Kästchen in der Liste des Formulars zur Anzeige von Änderungen.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 10
Ist eine Integration dieser Anzeigen in das MVP-Fachverfahren geplant?
Eine solche Integration ist nicht geplant. Die Anzahl der bisher eingereichten Meldungen rechtfertigt die Umsetzung in der MVP nicht.
Einzelne Anforderungen/Anlässe sind rechtlich problematisch und/oder kaum praktikabel umsetzbar (insb. Unzuverlässigkeit leitender Personen, drohende Zahlungsunfähigkeit des Auslagerungsunternehmens). Sachlich sind Überschneidungen mit den seit 2018 erforderlichen Meldungen schwerwiegender Zahlungssicherheitsvorfälle gemäß § 54 Abs. 1 ZAG möglich (Meldeverfahren „PSD2-Zahlungssicherheitsvorfälle“/BaFin-Rundschreiben 03/2022 (BA)). Sind Doppelmeldungen erforderlich?
Wann liegt ein Fall von „Konflikten am Sitz des Auslagerungsunternehmens in einem Drittstaat“ vor? Fallen darunter auch Streiks, die grundsätzlich das Potential haben, eine wesentliche Gefährdung für das beaufsichtigte Unternehmen darzustellen?
Ein Streik ist ein gutes Beispiel. Im Übrigen ist eine Entscheidung des Instituts im Einzelfall erforderlich.
Bei Meldungen zu neuen Auslagerungen (ab 2022 im MVP vorzunehmen) wird eine MVP-Nummer erzeugt. Diese Nummer ist bei Anzeigen zu schwerwiegenden Vorfällen zu erfassen. Auslagerungen, die bereits vor 2022 bestanden und zu denen noch keine sonstige Nachmeldung erforderlich wurde, besitzen eine solche Nummer nicht. Ist es richtig, dass dann im Excel-Template keine Nummer anzugeben ist?
Soweit für eine Bestandsauslagerung, zu der noch keine Nachmeldung über die MVP erfolgt ist oder nicht zwingend nötig ist, ein schwerwiegender Vorfall gemeldet wird, kann dies auch ohne Referenznummer erfolgen. Sofern keine Referenznummer angegeben werden kann, sind im Excel-Template jedoch zusätzliche Informationen hinsichtlich der betroffenen Auslagerung anzugeben, um diese aufsichtlich bewerten zu können. Seitens der Aufsicht besteht allerdings die Präferenz, dass alle (wesentlichen) Auslagerungen (auch Bestandsfälle) über die MVP gemeldet werden. Dies würde den Instituten den Aufwand der einzelnen Nachmeldung bei Änderungsanzeigen und Vorfallsmeldungen ersparen. Zugleich kann die Aufsicht bei Vorfällen bei einzelnen Instituten auch auf jene proaktiv zugehen, die den Dienstleister ebenfalls nutzen und auf eine mögliche Betroffenheit hinweisen oder zumindest sensibilisieren.
Woher soll die im Template zu erfassende Referenznummer der Auslagerungsmeldung kommen, wenn die Meldung ja per se als E-Mail stattfinden soll?
Diese Referenznummer kommt von der bereits eingereichten Anzeige der Absicht oder des Vollzugs der Auslagerung in der MVP.
6. Nachmeldungen
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 11
Welche vor dem 1.1.2022 bestehenden Auslagerungen sind zu melden?
Die Verordnungen sehen keine Verpflichtung vor, wonach Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, über die MVP anzuzeigen sind. Eine generelle Nachmeldepflicht besteht demnach nicht.
Wenn bei Bestandsauslagerungen kein Datum einer Beschlussfassung mehr rekonstruiert werden kann, kann dann das Datum des ersten Vertrags erfasst werden (z.B. 2001)?
Ja, das ist auch möglich.
Die Nachmeldungen gelten für Vertragsverhältnisse ab dem 01.01.2022. Muss auch für inzwischen gekündigte Produkte bzw. Leistungen, die vor dem 29.11.2022 beendet waren, eine Nachmeldung erfolgen?
Nein, dies ist nicht erforderlich.
Wer muss Auslagerungen aus 2022 nachmelden?
Kreditinstitute mussten mit Frist bis zum 1.3.2023 alle in 2022 neu erfolgten wesentlichen Auslagerungen sowie wesentliche Änderungen an bestehenden wesentlichen Auslagerungen nachmelden, da für diese die Anzeigepflicht mangels Verordnung und Liveschaltung der MVP bis Inkrafttreten der KWG-AnzV ausgesetzt wurde. In den anderen Aufsichtsbereichen wurden die Anzeigen bis Inkrafttreten der Anzeigenverordnungen nach der bisher üblichen Verwaltungspraxis vorgenommen.
Macht es denn Sinn mit Blick in die Zukunft alle Auslagerungen einzeln zu melden?
Dies ist mit Blick auf künftig eintretende wesentliche Änderungen und schwerwiegende Vorfälle bei Auslagerungen, die noch nicht über die MVP gemeldet wurden, durchaus sinnvoll, da dann im Unternehmen bereits eine Referenznummer existiert, auf die Bezug genommen wird.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
