1. Einreichungsweg
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 23
Kann eine Klarstellung im Verordnungstext erfolgen, dass für verbundangehörige Kreditinstitute der Weg über den Prüfungsverband lediglich optional ist (entsprechender Hinweis in den Ausfüllhinweisen ist keine rechtssichere Festlegung)?
Dies wird auch aus Sicht der Aufsicht als der optimale Weg gesehen. Eine Änderung wird bei einer nächsten VO-Anpassung vorgenommen.
Ein Zwischenspeichern von Daten ist im MVP-Portal nicht möglich. Nach 60 Minuten erfolgt eine automatische Abmeldung. Könnte zumindest die mögliche Eingabezeit verlängert werden?
Die Zeiten sind systemseitig vorgegeben und können daher nicht verlängert werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Drittmelder und einem Direktmelder speziell mit Blick auf die Anzeige von Auslagerungen innerhalb eines Konzerns für Tochtergesellschaften?
Ein Drittmelder meldet für ein drittes Unternehmen, also ein für ihn fremdes Unternehmen. Demgegenüber meldet der Direktmelder z.B. als Angestellter direkt für sein Unternehmen.
Können verschiedene Melder eine Updatemeldung abgeben, wenn die Referenznummer bekannt ist?
Wenn die Melder berechtigt sind für das Unternehmen Anzeigen abzugeben, können sie auch eine Updatemeldung abgeben.
Was kann man tun, wenn man sich fälschlicherweise als "Drittmelder für ein Unternehmen" registriert hat?
Man kann den Antrag zurückziehen und eine Freischaltung als Direktmelder beantragen.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 16 bis 20 von insgesamt 25
Die vom Institut vergebene Referenznummer wird im Portal bei Aufruf nicht in der Spalte Kundenreferenz angezeigt. Ist es geplant dies zukünftig anzuzeigen?
Dieses Feld hat keinerlei Verbindung zu den Feldern aus dem Formular.
In der Ausfüllhilfe sind viele der möglichen Antworten mit keiner Definition versehen. Ist geplant, in der Ausfüllhilfe oder im Portal mögliche Definitionen zu hinterlegen?
Die Testumgebung bleibt bestehen. Es wird nicht klar, welche Antworten gemeint sind, daher kann die Frage leider nicht beantwortet werden.
Wird noch eine Gesamtübersicht/Excel-Vorlage mit allen Feldern des Fachverfahrens bereitgestellt (auch zu den interaktiv - d. h. nach Auswahl bestimmter Punkte - erscheinenden Ankreuzfeldern)? Dies würde u. a. eine Vorabstimmung zu den jeweils zutreffenden Optionen/Feldern deutlich erleichtern.
Eine solche Vorlage ist nicht geplant.
Ist eine Überarbeitung/Fehlerbehebung geplant? Anhand des ersten Feedbacks aus der Praxis ergeben sich bereits verschiedene Punkte, so dass dies aus DK-Sicht möglichst zeitnah und mit Einbindung von Praktikern aus Instituten erfolgen sollte.
Ja, dies ist geplant. Auch möchten wir gerne dazu das Feedback der Anwender einholen. Wir werden dazu zu entsprechender Zeit gesondert auf die Verbände zugehen.
Macht es Sinn, jetzt noch die Schnittstellen zu programmieren, wenn die MVP 2.0 dieses Jahr noch ansteht?
Dies ist eine individuelle Entscheidung des Unternehmens. Es ist jedoch nicht damit zu rechnen, dass sich das Formular grundlegend ändern wird, da dies an die jeweilige Verordnung gebunden ist. Vielmehr werden allein Optimierungen vorgenommen.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 21
Was soll bei „inländischer Zustellungsbevollmächtigter“ eingetragen werden, wenn der Dienstleistungsvertrag zwischen zwei deutschen Parteien ist?
Ein inländischer Zustellungsbevollmächtigter ist nur dann zu vereinbaren und demnach einzutragen, wenn das Auslagerungsunternehmen seinen Sitz in einem Drittstaat hat. Auf deutsche Parteien findet die Regelung demnach keine Anwendung.
Die Angabe der Dauer der Ersetzungsmöglichkeit des Auslagerungsunternehmens ergibt sich für Kreditinstitute nicht aus der Verordnung. Warum existiert das Feld in der MVP?
Die Angabe der Dauer der Ersetzbarkeit ist Teil der Bewertung der Ersetzbarkeit des Dienstleisters nach § 3 Abs. 1 Nr. 17 KWG-AnzV. Eine Umsetzung der Verordnung ist nicht wortwörtlich notwendig. Diese Abfrage ist daher von der Verordnung umfasst.
Art der betreffenden Cloud-Daten und Standort der Datenspeicherung der Cloud-Daten sind bei Absichts- bzw. Vollzugsanzeige anzugeben. Entsprechende Felder auf der MVP-Plattform fehlen jedoch beim Absichts- und Vollzugsformular, wenn „Cloud“ angeklickt wird.
Dieser Punkt wird in dem nächsten Update des Meldeformulars korrigiert.
Frage im MVP Portal: „Verarbeitet das Subunternehmen personenbezogene Daten?“: Problematisch ist, dass die Frage nur einmal im Zusammenhang mit allen Weiterverlagerungen gestellt wird, die Frage kann aber nur je Weiterverlagerung beantwortet werden, nicht für alle Weiterverlagerungen.
Wir werden prüfen, ob eine Überarbeitung des Meldeformulars im nächsten Update erfolgen kann.
Wie verhält es sich, wenn Cloud-Dienstleister verschiedene Clouddienstmodelle anbieten und im Meldeformular nur ein Modell angegeben werden kann?
Es soll das Clouddienstleistungsmodell angegeben werden, das im Rahmen der Auslagerungen angewendet wird.
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 19
Welche Anzeigen sind im Zusammenhang mit einer Verschmelzung abzugeben? Hier kann es zu verschiedenen Konstellationen kommen, wie zum Beispiel: Beide Teilbanken haben dieselbe wesentliche Auslagerung; die Auslagerung der übertragenden Bank fällt mit der Verschmelzung weg. Die übertragende Bank hat eine wesentliche Auslagerung, die nach der Verschmelzung nicht fortgeführt wird. Die übertragende Bank hat eine wesentliche Auslagerung, die nach der Verschmelzung fortgeführt wird. Die fusionierte Bank stuft die Auslagerung ebenfalls als wesentlich oder als nicht mehr wesentlich ein.
Im Fall von aktuell anstehenden Fusionen kann die BaFin auf die Anzeige der Auslagerungen für die Institute verzichten, die sich derzeit im Übernahmeprozess befinden. Das übernehmende Institut hingegen muss die übernommenen Auslagerungen dann als neue Auslagerungen in Form von Vollzugsmeldungen anzeigen. Sollte es in Zukunft zu Fusionen kommen, müsste das übernommene Institut mit einer Änderungsanzeige die Beendigung der Auslagerung anzeigen (§ 3 Abs. 2 Nr. 8 KWG-AnzV) und das übernehmende Institut die übernommenen Auslagerungen anzeigen. Letztlich sind dies jedoch unter Umständen Einzelfallentscheidungen, die mit dem Fachaufseher abgestimmt werden sollten.
Was muss das abgebende Institut bei einer laufenden Fusion (im Jahr 2023) zu beachten? Müssen hier noch Meldungen vorgenommen werden?
Ob im konkreten Einzelfall eine Befreiung von der Anzeigepflicht wegen laufender Fusion in Betracht kommt, ist mit dem jeweiligen Aufseher abzustimmen.
Wann soll eine Meldung im Kündigungsfall abgegeben werden – nur bei Kündigung oder auch zum tatsächlichen Beendigungszeitpunkt?
Die Anzeige soll zum Zeitpunkt der Kündigung erfolgen. Geben Sie im Feld „Vertragsende“ den letzten Tag des Auslagerungsverhältnisses an.
Nach der KAGBAuslAnzV ist jede Beendigung einer Auslagerung als wesentliche Änderung anzuzeigen. Wir haben die Information, dass nach Rückmeldung der BaFin „bei Beendigungen von Bestandsauslagerungen keine Kündigung mitzuteilen ist, da es für die Aufsicht letztlich keinen Handlungsbedarf mehr geben kann, wenn Nachmeldung und Beendigung zum gleichen Zeitpunkt angezeigt werden. Damit läuft der Sinn der Anzeige der Änderung leer.“ Was gilt hier nun?
Die beschriebene Konstellation betrifft nur den Sonderfall der wesentlichen Änderung (in Form der Kündigung) bei einer bestehenden Auslagerung, die noch nicht über die MVP erfasst wurde, weil sie bereits anderweitig angezeigt wurde oder bisher noch nicht nachgemeldet werden musste. In diesen Fällen würde die Nachmeldung der Auslagerung zeitlich mit der Anzeige der Kündigung zusammenfallen und die Aufsicht hätte keinen Handlungsbedarf mehr, da die Auslagerung bereits beendet wird. In diesen Fällen kann daher auf die Nachmeldung und gleichzeitige Kündigung verzichtet werden.
Bei automatischen Vertragsänderungsprozessen (Aktualisierung Leistungsscheine in einem Portal) erlangen die Institute zu unterschiedlichen Zeitpunkten Kenntnis von einer wesentlichen Vertragsänderung. Ist Fristbeginn für die Meldung der Zeitpunkt der Kenntnisnahme durch das Institut?
Eine Anzeige ist immer bei Kenntniserlangung und ohne schuldhaftes Verzögern abzugeben.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 10
Ist eine Integration dieser Anzeigen in das MVP-Fachverfahren geplant?
Eine solche Integration ist nicht geplant. Die Anzahl der bisher eingereichten Meldungen rechtfertigt die Umsetzung in der MVP nicht.
Einzelne Anforderungen/Anlässe sind rechtlich problematisch und/oder kaum praktikabel umsetzbar (insb. Unzuverlässigkeit leitender Personen, drohende Zahlungsunfähigkeit des Auslagerungsunternehmens). Sachlich sind Überschneidungen mit den seit 2018 erforderlichen Meldungen schwerwiegender Zahlungssicherheitsvorfälle gemäß § 54 Abs. 1 ZAG möglich (Meldeverfahren „PSD2-Zahlungssicherheitsvorfälle“/BaFin-Rundschreiben 03/2022 (BA)). Sind Doppelmeldungen erforderlich?
Wann liegt ein Fall von „Konflikten am Sitz des Auslagerungsunternehmens in einem Drittstaat“ vor? Fallen darunter auch Streiks, die grundsätzlich das Potential haben, eine wesentliche Gefährdung für das beaufsichtigte Unternehmen darzustellen?
Ein Streik ist ein gutes Beispiel. Im Übrigen ist eine Entscheidung des Instituts im Einzelfall erforderlich.
Bei Meldungen zu neuen Auslagerungen (ab 2022 im MVP vorzunehmen) wird eine MVP-Nummer erzeugt. Diese Nummer ist bei Anzeigen zu schwerwiegenden Vorfällen zu erfassen. Auslagerungen, die bereits vor 2022 bestanden und zu denen noch keine sonstige Nachmeldung erforderlich wurde, besitzen eine solche Nummer nicht. Ist es richtig, dass dann im Excel-Template keine Nummer anzugeben ist?
Soweit für eine Bestandsauslagerung, zu der noch keine Nachmeldung über die MVP erfolgt ist oder nicht zwingend nötig ist, ein schwerwiegender Vorfall gemeldet wird, kann dies auch ohne Referenznummer erfolgen. Sofern keine Referenznummer angegeben werden kann, sind im Excel-Template jedoch zusätzliche Informationen hinsichtlich der betroffenen Auslagerung anzugeben, um diese aufsichtlich bewerten zu können. Seitens der Aufsicht besteht allerdings die Präferenz, dass alle (wesentlichen) Auslagerungen (auch Bestandsfälle) über die MVP gemeldet werden. Dies würde den Instituten den Aufwand der einzelnen Nachmeldung bei Änderungsanzeigen und Vorfallsmeldungen ersparen. Zugleich kann die Aufsicht bei Vorfällen bei einzelnen Instituten auch auf jene proaktiv zugehen, die den Dienstleister ebenfalls nutzen und auf eine mögliche Betroffenheit hinweisen oder zumindest sensibilisieren.
Woher soll die im Template zu erfassende Referenznummer der Auslagerungsmeldung kommen, wenn die Meldung ja per se als E-Mail stattfinden soll?
Diese Referenznummer kommt von der bereits eingereichten Anzeige der Absicht oder des Vollzugs der Auslagerung in der MVP.
6. Nachmeldungen
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 11
Wenn wir in 2022 keine Änderungen hatten, sollen wir dann den Bestand anzeigen?
Die Anzeige aller bestehenden Auslagerungen über die MVP wird von der BaFin begrüßt, ist jedoch keine Pflicht.
Gibt es Fristen für die Anzeige bestehender Auslagerungen oder geschieht das anlassbezogen?
Die Anzeige bestehender Auslagerungen ist nicht verpflichtend und daher auch nicht an eine Frist gebunden. Spätestens bei einer wesentlichen Änderung im Rahmen einer bestehenden Auslagerung muss diese jedoch über die MVP erfasst werden.
Darf man bei Nachmeldungen bestehender Auslagerungen Absichts- und Vollzugsanzeige am gleichen Tag vornehmen?
Bei Nachmeldungen kann direkt die Vollzugsanzeige abgegeben und auf die Absichtsanzeige verzichtet werden, da die Vollzugsanzeige alle not-wendigen Informationen abfragt.
Ist bei Vollzugsmeldungen das Feld „Referenznummer“ nicht ein Pflicht-feld? Wie sollen dann Nachmeldungen als Vollzugsmeldung eingereicht werden?
Die Referenznummer ist erst bei der Änderungsanzeige ein Pflichtfeld. Mit Abgabe der Absichts- oder Vollzugsmeldung wird eine Referenznummer generiert.
Die Frist 01.03.2023 ist u. E. zu kurz. Es sind technische und inhaltliche Fragen offen, die erst im Januar/Februar geklärt werden können, siehe u. a. die Hinweise zum MVP-Portal.
Diese Möglichkeit zur Nachmeldung war eine spezielle Ausnahme für Institute. In anderen Geschäftsbereichen mussten Unternehmen von einem auf den anderen Tag den Einreichungsweg umstellen. Dazu gab es lange Vorbereitungszeiten, Testumgebungen, Workshops und Ausfüllhilfen, die dies rechtfertigen. Eine weitere Verlängerung dieser Frist ist daher nicht vorgesehen. Sollte es im Einzelfall zu Problemen kommen, die dem Institut nicht zuzurechnen sind (z.B. Antrag auf Freischaltung erst kurz vor Fristende) sind diese dem Fachaufseher mitzuteilen und es ist um Fristverlängerung zu bitten.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
