Die Rückmeldung sollte am gleichen Tag erfolgen.

Die Registrierung an der MVP ist unabhängig von der Freischaltung zu einem bestimmten Fachverfahren (hier „Anzeige von Auslagerungen“). Man muss sich nach einer erfolgreichen Registrierung an der MVP für jedes Fachverfahren, das man nutzen möchte, separat freischalten lassen.

Die Schnittstellen existieren bereits seit Sommer 2022 und können auch von der ZAM eG genutzt werden. Die technischen Informationen finden sie hier: BaFin - Anzeige von Auslagerungen.

Jede Auslagerung ist als separate Meldung abzugeben. Sammelmeldungen im Formular sind nicht möglich. Im Rahmen der Implementierung der Schnittstelle können Sammelmeldungen jedoch von den Unternehmen selbst implementiert werden.

Die Information, ob eine Meldung erfolgreich übermittelt wurde, findet man im Protokoll der MVP.

Ja, Informationen dazu erfolgen zu gegebener Zeit.

Die Kategorisierung der Auslagerungen dient der Analyse von Konzentrationsrisiken und enthält daher Kategorien für alle von der BaFin beaufsichtigten Unternehmen. Dies kann dazu führen, dass einzelne Kategorien nicht für Kreditinstitute oder Finanzdienstleistungsinstitute einschlägig sind. Es können mehrere Kategorien gewählt werden, sofern diese alle Bestandteil ein und desselben Auslagerungsvertrags sind und sich daher auch in den übrigen Punkten nicht unterscheiden. Andernfalls sind getrennte Anzeigen abzugeben. Wählen Sie daher die Kategorie(n) aus, die die Art der auszulagernden bzw. ausgelagerten Prozesse und Aktivitäten am zutreffendsten widerspiegelt. Nutzen Sie die Kategorie „Sonstige“ nur in Ausnahmefällen. Über die Kategorie der Auslagerung wird eine Grobeinteilung der Auslagerungsleistung vorgenommen. In einer Ausbaustufe der MVP können weitere Punkte aufgenommen werden.

Vielen Dank für den Hinweis, dieser wird bei einem Update berücksichtigt.

Das Feld bezieht sich nur auf den ersten Grad der Auslagerung und ist nur dann anzuklicken, wenn es sich dabei um eine Cloud-Auslagerung handelt. Cloud-Auslagerungen im Rahmen von Weiterverlagerungen sind an dieser Stelle nicht relevant.

An dieser Stelle wird eine Klarstellung in der Ausfüllhilfe erfolgen.

Ein damit einhergehender Verzicht auf die Absichtsmeldung ist weder nach den gesetzlichen Regelungen der Anzeigepflicht noch nach den EBA Guidelines on outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02) vorgesehen. Sinn der Absichtsanzeige ist es gerade, der Aufsicht zu ermöglichen, bereits in diesem frühen Stadium erste Problemfelder zu erkennen und ggf. zu intervenieren. Die Regelung der Pflicht zur Anzeige der Absicht der Auslagerung würde damit in diesen Fällen leerlaufen.

Ja, es wird ebenfalls der Vertragsbeginn abgefragt. Dadurch erhält die Aufsicht Kenntnis darüber, dass die Leistung noch nicht aktiv ist.

Für Anzeige von Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, ist das Formular zur Vollzugsanzeige zu verwenden. Auch im Rahmen der Vollzugsanzeige werden Referenznummern vergeben. Dieser Punkt wurde in der Ausfüllhilfe zwischenzeitlich angepasst.

Eine Wartefrist gibt es nicht, es müssen nur die Fristen zur Abgabe der jeweiligen Anzeigen eingehalten werden. Es erfolgt auch keine Genehmigung der beabsichtigten Auslagerung durch die BaFin.

Dies ist nicht nachvollziehbar. Bei internen Tests auf dem Live-System funktioniert das Feld wie vorgesehen und wird auch als Pflichtfeld mar-kiert (siehe Abbildung).

Abb. 1

In einem solchen Fall ist eine Updatemeldung abzugeben und dort die falsche Angabe zu korrigieren. Die übrigen Felder müssen nicht befüllt werden.

Der gesamte Absatz 2 bezieht sich nur auf „wesentliche Änderungen einer bestehenden wesentlichen Auslagerung“ (§ 3 Abs. 2 S. 1 KWG-AnzV) und durch diese Voranstellung auf alle Nummern des Absatzes. Folglich sind bei Regelbeispiel 7 auch nur die wesentlichen Weiterverlagerungen gemeint.

Dies kann über eine Änderungsmeldung erfolgen. Das Regelbeispiel geht nur von neuen Subauslagerungen aus, da diese deutlich relevanter sind als Beendigungen von Subauslagerungen. Da der Regelbeispielkatalog aber nicht abschließend ist, kann das Institut auf „Sonstige“ klicken und dann im erscheinenden Freitextfeld als Änderungssachverhalt die Beendigung der Subauslagerung anzeigen. Bei einer Aktualisierung der Subdienstleister ist jedoch zu beachten, dass dann immer alle Subauslagerungen erneut angegeben werden müssen. Im Hintergrund werden immer die Angaben zu Subauslagerungen aus der letzten Meldungen, in denen Informationen zu Subauslagerungen gegeben wurden, verwendet. Alle davor abgegebenen Informationen werden ignoriert.

Bevor man den „Plus“-Button drückt, muss zwingend etwas in mindestens einem der Felder zum Subdienstleister eingetragen werden. Falls alle Felder zu den Subdienstleistern leer sind und der „Plus“-Button dennoch gedrückt wird, führt dies u.U. zu Problemen im Formular.

Zunächst muss jeder Lebensversicherer für sein Unternehmen die Auslagerung an das gruppeninterne Unternehmen anzeigen und (sofern zu dem Zeitpunkt schon bekannt) im Formular auch bereits die Weiterverlagerung an das externe Unternehmen anzeigen. Ist die Weiterverlagerung zu dem Zeitpunkt noch nicht bekannt, ist dies als wesentliche Änderung anzuzeigen, sobald das beaufsichtigte Unternehmen Kenntnis davon erlangt. Sofern das gruppeninterne Unternehmen ebenfalls ein reguliertes Unternehmen ist, muss auch dieses die eigene Auslagerung an den externen Dienstleister anzeigen.

Eine Ausfüllhilfe zum Excel-Template ist derzeit nicht geplant.

Zu Nummer 62 bis 71: Die Pflicht zur Anzeige von schwerwiegenden Vorfällen stammt aus den EBA Guidelines und outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02), in denen jedoch keinerlei weitere Konkretisierung erfolgt, was darunter zu verstehen ist. Die BaFin hat für die Institute und Unternehmen einen Regelbeispielkatalog von typischen schwerwiegenden Vorfällen entworfen und in den Anzeigenverordnungen verankert, der den Instituten eine Art Maßstab geben soll, an dem sie sich orientieren können. Dass dabei unbestimmte Rechtsbegriffe verwendet werden, ist durchaus so gewollt gewesen und auch in anderen Verordnungen nicht unüblich. Zwar können wir das Bedürfnis der Industrie nach noch mehr Konkretisierung verstehen, jedoch ist dies einerseits schon im Bankenbereich nicht in allgemeiner Form für alle Institute gleichbedeutend möglich. Hinzu kommt, dass dieser Regelbeispielkatalog sektorübergreifend in mehreren Verordnungen verankert wurde und daher eine Konkretisierung nur schwer möglich ist. Denn letztlich kann der Grad des Einflusses auf die Geschäftstätigkeit nur im Einzelfall und im Hinblick auf die im jeweiligen beaufsichtigten Unternehmen vorhandenen Gegebenheiten gesehen werden. Eine weitere Konkretisierung ist daher nur schwer möglich. Dennoch werden wir intern noch einmal prüfen, inwieweit hier weitere Klarstellungen möglich sind.

Die BAK-Nummer ist diejenige des meldenden Instituts, nicht des Auslagerungsunternehmens. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige bzw. vierstellige (für VU und EbAV ist die vierstellige Register-Nummer zu verwenden) Zahl, die die BaFin jedem beaufsichtigten Unternehmen für interne Ordnungszwecke zuordnet. Auszüge aus der Unternehmensdatenbank, denen sich unter anderem der Name des Instituts und die BAK-Nummer bzw. die zugewiesene Registernummer entnehmen lassen, finden sich auf der Website der BaFin: Datenbanken.

Gemeint ist die Person des Instituts, die bei Rückfragen der Aufsicht zum angezeigten Vorfall kontaktiert werden kann.

Ein dynamisches Formular würde Makros in der Excel Datei bedingen. Eine Ausführung von Excel Dateien mit Makros stellt jedoch ein Sicherheitsproblem dar. Da die Aufsicht keine Dateien versenden möchte, die die Unternehmen dazu verleiten könnten, die eigenen Sicherheitsprotokolle zu missachten, wurde die aktuelle Datei ohne Makros erstellt. Sobald ein Feld aufgrund einer vorherigen Auswahl befüllt (oder nicht mehr befüllt) werden muss, wechselt die Farbe von Rot auf Grün (oder umgekehrt). Primär betrifft dies die Frage, ob bereits über die MVP eine Anzeige zu der Auslagerung, für die ein Vorfall gemeldet wird, abgegeben wurde und daher schon eine Referenznummer besteht. Ist dies nicht der Fall, müssen mehr Felder befüllt werden, da dann Grunddaten der Auslagerung zur Einordung des Vorfalls fehlen. An dieser Stelle wird – anders als bei der Änderungsanzeige – auf die vorherige Vollzugsanzeige verzichtet, um Verzögerungen bei der Vorfallsmeldung zu vermeiden.

Die Verordnungen sehen keine Verpflichtung vor, wonach Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, über die MVP anzuzeigen sind. Eine generelle Nachmeldepflicht besteht demnach nicht.

Ja, das ist auch möglich.

Nein, dies ist nicht erforderlich.

Kreditinstitute mussten mit Frist bis zum 1.3.2023 alle in 2022 neu erfolgten wesentlichen Auslagerungen sowie wesentliche Änderungen an bestehenden wesentlichen Auslagerungen nachmelden, da für diese die Anzeigepflicht mangels Verordnung und Liveschaltung der MVP bis Inkrafttreten der KWG-AnzV ausgesetzt wurde. In den anderen Aufsichtsbereichen wurden die Anzeigen bis Inkrafttreten der Anzeigenverordnungen nach der bisher üblichen Verwaltungspraxis vorgenommen.

Dies ist mit Blick auf künftig eintretende wesentliche Änderungen und schwerwiegende Vorfälle bei Auslagerungen, die noch nicht über die MVP gemeldet wurden, durchaus sinnvoll, da dann im Unternehmen bereits eine Referenznummer existiert, auf die Bezug genommen wird.

Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.

Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.

Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.

Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.