1. Einreichungsweg
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 23
Kann eine Klarstellung im Verordnungstext erfolgen, dass für verbundangehörige Kreditinstitute der Weg über den Prüfungsverband lediglich optional ist (entsprechender Hinweis in den Ausfüllhinweisen ist keine rechtssichere Festlegung)?
Dies wird auch aus Sicht der Aufsicht als der optimale Weg gesehen. Eine Änderung wird bei einer nächsten VO-Anpassung vorgenommen.
Ein Zwischenspeichern von Daten ist im MVP-Portal nicht möglich. Nach 60 Minuten erfolgt eine automatische Abmeldung. Könnte zumindest die mögliche Eingabezeit verlängert werden?
Die Zeiten sind systemseitig vorgegeben und können daher nicht verlängert werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Drittmelder und einem Direktmelder speziell mit Blick auf die Anzeige von Auslagerungen innerhalb eines Konzerns für Tochtergesellschaften?
Ein Drittmelder meldet für ein drittes Unternehmen, also ein für ihn fremdes Unternehmen. Demgegenüber meldet der Direktmelder z.B. als Angestellter direkt für sein Unternehmen.
Können verschiedene Melder eine Updatemeldung abgeben, wenn die Referenznummer bekannt ist?
Wenn die Melder berechtigt sind für das Unternehmen Anzeigen abzugeben, können sie auch eine Updatemeldung abgeben.
Was kann man tun, wenn man sich fälschlicherweise als "Drittmelder für ein Unternehmen" registriert hat?
Man kann den Antrag zurückziehen und eine Freischaltung als Direktmelder beantragen.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 21 bis 25 von insgesamt 25
Beim Testen der Plattform zeigen sich Bugs. Wenn zum Beispiel weitere Subunternehmer angelegt werden sollen, wird jedes Mal das Formular abgebrochen und alle Eingaben sind weg. Das MVP-Portal sollte erst ordnungsgemäß funktionieren und getestet sein. Im letzten Online-Termin der BaFin zum MVP-Portal wurde den Banken zudem angekündigt, dass sie nach der Veröffentlichung ausreichend Zeit für die Umsetzung erhalten würden. Die sehr knapp bemessene Umsetzungszeit für die Institute sollte bis zum ordnungsgemäßen Funktionieren des MVP-Portals verlängert werden.
Bisher konnten wir keinen Bug, der uns berichtet wurde, nachvollziehen und bitten daher um Beispiele. Ihr Vorgehen wurde ebenfalls von uns getestet und hat bei uns nicht zu dem von Ihnen beschriebenen Effekt geführt.
Wie werden die Institute künftig gewarnt, wenn Fehler behoben wurden/Änderungen an der MVP-Plattform vorgenommen wurden, um diese Änderungen in ihren hausinternen, vorgelagerten Systemen der „Datensammlungen“ (aus denen die Meldungen generiert werden) spiegeln zu können?
Es gibt gesteuerte Releases. Die Änderungen werden dann natürlich kommuniziert.
Eine Bank hat im Dezember 3 x Absicht und 3 x Vollzug gemeldet. Über die bei Absichts-Meldung vergebene Referenznummer sollte die eindeutige Verknüpfung Absicht -> Vollzug hergestellt werden. Nun ist der Bank aufgefallen, dass auf allen 6 Meldungen unterschiedliche Nummern stehen, obwohl dort die Auffassung besteht, die Referenznummern der Absichtsmeldungs-Ausdrucke sorgfältig eingegeben zu haben. Offenbar wird bei jeder Meldung eine neue Referenznummer ohne Bezug zur alten Referenznummer vergeben. Die Felder werden auch bei Eingabe der ursprünglichen Referenznummer nicht automatisch vom MVP-Portal befüllt. Dass aus der Meldung generierte pdf-Dokument ist nach der Meldung zudem nicht mehr abrufbar und muss daher direkt gespeichert werden. Ist geplant die Referenznummer durchgängig auf Vertragsebene im MVP-Portal zu hinterlegen?
Aus Sicherheitsaspekten hat die MVP keinen Zugriff auf alte Meldungen und kann somit die Felder nicht befüllen. Die Referenznummer sollte jedoch identisch bleiben, sofern bei der Vollzugsmeldung auch die korrekte Referenznummer der Absichtsanzeige angegeben worden ist.
Werden die abgegebenen Meldungen zukünftig nachträglich einsehbar sein?
Nein, die Meldungen können immer nur zum Zeitpunkt der Erstellung eingesehen bzw. abgespeichert werden. Dies hat Gründe in der Sicherheitsarchitektur der MVP-Plattform.
Die Ausfüllhinweise und MVP-Masken enthalten mehrere Angaben, die sich nicht aus der finalen KWG-AnzV ergeben. Dies betrifft:
a) Grund der Auslagerung (als Pflichtfeld gekennzeichnet)
b) Interessenkonflikte (die Fragestellung ist zudem inhaltlich nicht nachvollziehbar und bringt keinen Mehrwert in der Risikobetrachtung, da sich Interessenkonflikte vermutlich nie zu 100 % ausschließen lassen und somit immer bejaht werden müssten)
c) Name der Kontaktperson beim Auslagerungsunternehmen (eine persönliche Zuordnung ist nicht erforderlich und auch nicht unbedingt sinnvoll)
d) andere Institute/sonstige Unternehmen des institutsbezogenen Sicherungssystems
e) Erläuterungen zur letzten Prüfung
f) Dauer der Ersetzungsmöglichkeit des Auslagerungsunternehmens
a) Für Kreditinstitute ist dies kein Pflichtfeld in der MVP.
b) Für Kreditinstitute ist dies kein Pflichtfeld in der MVP.
c) Für Kreditinstitute ist dies kein Pflichtfeld in der MVP.
d) Für Kreditinstitute ist dies kein Pflichtfeld in der MVP, da es nur auszufüllen ist, sofern es einschlägig ist. Die Verpflichtung bei Einschlägigkeit ergibt sich aus § 3 Abs. 1 Nr. 11 KWG-AnzV.
e) Die Verpflichtung dazu ergibt sich aus § 3 Abs. 1 Nr. 11 KWG-AnzV.
f) Die Verpflichtung dazu ergibt sich aus § 3 Abs. 1 Nr. 17 KWG-AnzV.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 11 bis 15 von insgesamt 21
Wird es zukünftig möglich sein, bei den Länderangaben (z. B. Datenspeicherung) eine Mehrfachauswahl zu treffen?
Der Punkt wird zukünftig adressiert.
Problematisch ist, dass die bisherigen Meldungen nicht aus dem MVP Portal aufgerufen und die Daten nicht für die nächste Meldung verwendet werden können. Bei jeder Meldung müssen alle Daten erneut eingegeben werden. Dies bedeutet einen hohen Aufwand und den Verlust der bereits eingegebenen Daten, falls eine Meldung nicht innerhalb von 60 Minuten abgeschlossen werden kann. „Absicht“ und „Vollzug“ liegen für Banken (Vergabeverfahren) zum Teil kurz nacheinander: Bei „Absicht“ ist der Dienstleister verpflichtend anzugeben, dies ist erst nach Ausschreibung und Auswahl des Dienstleisters möglich (Zuschlag). Der „Vollzug“ erfolgt kurz danach, sobald der Vertrag unterschrieben ist.
Die Absichtsanzeige ist abzugeben, wenn das beaufsichtigte Unternehmen sich für einen konkreten Dienstleister entschieden hat. In diesem Stadium sind die geforderten Daten den Instituten auch bekannt und können über die Absichtsanzeige angezeigt werden.
Wie muss ein Dienstleister gemeldet werden, bei welchem mehrere Produkte genutzt werden, die eine wesentliche Auslagerung darstellen (z.B. IT Dienstleister Atruvia AG)? Kann dies über eine einzige Meldung erfolgen oder muss dies in Einzelmeldungen je Produkt bzw. Leistungsschein erfolgen?
Es gibt keine Verpflichtung, Einzelmeldungen pro Produkt und Leistungsschein zu machen, dies entspricht auch nicht dem Sinn des Formulars. Vielmehr ist eine Auslagerungsbeziehung darzustellen, die durchaus mehrere Produkte bzw. Leistungsscheine auf einmal erfassen kann, wenn die abgefragten Daten identisch sind.
Sind den Anzeigen auch die Verträge beizufügen oder erfolgt dies nur auf Anfrage der BaFin?
Solche Details zum Inhalt und Umfang der Anzeigepflicht sind dem jeweiligen Aufsichtsgesetz zu entnehmen.
Könnte das MVP Portal so eingerichtet werden, dass die bereits eingegebenen Daten zur Absichtsanzeige in die Vollzugsmeldung übernommen werden?
Nein, die MVP hat aus Datensicherheitsgründen keinerlei Zugriff auf bereits abgegebene Meldungen.
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 16 bis 19 von insgesamt 19
Die Eingrenzung zur Wesentlichkeit einer Änderung für die Geschäftstä-tigkeit eines Instituts sollte übergreifend gelten, d.h. auch für § 3 Abs. 2 Nr. 2 KWG-AnzV (Vereinbarung zusätzlicher Leistungen).
Dies ergibt sich bereits aus § 3 Abs. 2 S. 1 KWG-AnzV („Anzeigen nach § 24 Absatz 1 Nummer 19 des Kreditwesengesetzes über wesentliche Änderungen einer bestehenden wesentlichen Auslagerung, die einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit des Instituts haben können, sind insbesondere einzureichen bei…“) und gilt damit automatisch für al-le folgenden Nummern. Alles Weitere in den Nummern selbst dient lediglich der Klarstellung.
Kann es eine wesentliche Änderung einer wesentlichen Auslagerung geben, die nicht meldepflichtig ist, da nicht wesentlich für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens?
Eine wesentliche Änderung im Sinne der Verordnung setzt voraus, dass diese einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens hat bzw. haben könnte. Es kann eine Änderung im Rahmen einer wesentlichen Auslagerung geben, die nicht wesentlich und damit nicht anzeigepflichtig ist. Wesentliche Änderungen sind dagegen immer anzeigepflichtig. Dies ist jedoch im konkreten Einzelfall zu beurteilen.
77. Das MVP-Portal sieht lediglich eine Änderung der Einstufung als „wesentlich" vor, die Möglichkeit einer Herabstufung auf "nicht wesentlich" fehlt.
Vielen Dank für den Hinweis. Diesen Punkt nehmen wir gerne für das Update des Meldeformulars auf.
Was könnten wesentlichen Abweichungen aufgrund einer neuen/geänderten Risikoanalyse sein, die nicht schon unter einen der anderen Meldegründe fallen? (Erläuterungen oder Beispiele wären hilfreich)
Hierbei handelt es sich um einen konkretisierenden Meldetatbestand. Ergibt sich eine Änderung aufgrund einer neuen Risikoanalyse, so soll das auch in diesem Kontext gemeldet werden. Folgt daraus eine Vertragsänderung, könnte man das Kästchen Nr. 1 mitanklicken.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 10
Ist eine Integration dieser Anzeigen in das MVP-Fachverfahren geplant?
Eine solche Integration ist nicht geplant. Die Anzahl der bisher eingereichten Meldungen rechtfertigt die Umsetzung in der MVP nicht.
Einzelne Anforderungen/Anlässe sind rechtlich problematisch und/oder kaum praktikabel umsetzbar (insb. Unzuverlässigkeit leitender Personen, drohende Zahlungsunfähigkeit des Auslagerungsunternehmens). Sachlich sind Überschneidungen mit den seit 2018 erforderlichen Meldungen schwerwiegender Zahlungssicherheitsvorfälle gemäß § 54 Abs. 1 ZAG möglich (Meldeverfahren „PSD2-Zahlungssicherheitsvorfälle“/BaFin-Rundschreiben 03/2022 (BA)). Sind Doppelmeldungen erforderlich?
Wann liegt ein Fall von „Konflikten am Sitz des Auslagerungsunternehmens in einem Drittstaat“ vor? Fallen darunter auch Streiks, die grundsätzlich das Potential haben, eine wesentliche Gefährdung für das beaufsichtigte Unternehmen darzustellen?
Ein Streik ist ein gutes Beispiel. Im Übrigen ist eine Entscheidung des Instituts im Einzelfall erforderlich.
Bei Meldungen zu neuen Auslagerungen (ab 2022 im MVP vorzunehmen) wird eine MVP-Nummer erzeugt. Diese Nummer ist bei Anzeigen zu schwerwiegenden Vorfällen zu erfassen. Auslagerungen, die bereits vor 2022 bestanden und zu denen noch keine sonstige Nachmeldung erforderlich wurde, besitzen eine solche Nummer nicht. Ist es richtig, dass dann im Excel-Template keine Nummer anzugeben ist?
Soweit für eine Bestandsauslagerung, zu der noch keine Nachmeldung über die MVP erfolgt ist oder nicht zwingend nötig ist, ein schwerwiegender Vorfall gemeldet wird, kann dies auch ohne Referenznummer erfolgen. Sofern keine Referenznummer angegeben werden kann, sind im Excel-Template jedoch zusätzliche Informationen hinsichtlich der betroffenen Auslagerung anzugeben, um diese aufsichtlich bewerten zu können. Seitens der Aufsicht besteht allerdings die Präferenz, dass alle (wesentlichen) Auslagerungen (auch Bestandsfälle) über die MVP gemeldet werden. Dies würde den Instituten den Aufwand der einzelnen Nachmeldung bei Änderungsanzeigen und Vorfallsmeldungen ersparen. Zugleich kann die Aufsicht bei Vorfällen bei einzelnen Instituten auch auf jene proaktiv zugehen, die den Dienstleister ebenfalls nutzen und auf eine mögliche Betroffenheit hinweisen oder zumindest sensibilisieren.
Woher soll die im Template zu erfassende Referenznummer der Auslagerungsmeldung kommen, wenn die Meldung ja per se als E-Mail stattfinden soll?
Diese Referenznummer kommt von der bereits eingereichten Anzeige der Absicht oder des Vollzugs der Auslagerung in der MVP.
6. Nachmeldungen
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 11
Welche vor dem 1.1.2022 bestehenden Auslagerungen sind zu melden?
Die Verordnungen sehen keine Verpflichtung vor, wonach Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, über die MVP anzuzeigen sind. Eine generelle Nachmeldepflicht besteht demnach nicht.
Wenn bei Bestandsauslagerungen kein Datum einer Beschlussfassung mehr rekonstruiert werden kann, kann dann das Datum des ersten Vertrags erfasst werden (z.B. 2001)?
Ja, das ist auch möglich.
Die Nachmeldungen gelten für Vertragsverhältnisse ab dem 01.01.2022. Muss auch für inzwischen gekündigte Produkte bzw. Leistungen, die vor dem 29.11.2022 beendet waren, eine Nachmeldung erfolgen?
Nein, dies ist nicht erforderlich.
Wer muss Auslagerungen aus 2022 nachmelden?
Kreditinstitute mussten mit Frist bis zum 1.3.2023 alle in 2022 neu erfolgten wesentlichen Auslagerungen sowie wesentliche Änderungen an bestehenden wesentlichen Auslagerungen nachmelden, da für diese die Anzeigepflicht mangels Verordnung und Liveschaltung der MVP bis Inkrafttreten der KWG-AnzV ausgesetzt wurde. In den anderen Aufsichtsbereichen wurden die Anzeigen bis Inkrafttreten der Anzeigenverordnungen nach der bisher üblichen Verwaltungspraxis vorgenommen.
Macht es denn Sinn mit Blick in die Zukunft alle Auslagerungen einzeln zu melden?
Dies ist mit Blick auf künftig eintretende wesentliche Änderungen und schwerwiegende Vorfälle bei Auslagerungen, die noch nicht über die MVP gemeldet wurden, durchaus sinnvoll, da dann im Unternehmen bereits eine Referenznummer existiert, auf die Bezug genommen wird.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
