1. Einreichungsweg
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Wie lange dauert die Rückmeldung mit Angabe der Referenznummer nach Abgabe einer Meldung?
Die Rückmeldung sollte am gleichen Tag erfolgen.
Wenn man sich im MVP-Fachverfahren als Ansprechpartner seines Unter-nehmens angemeldet und Benutzerdaten sowie Passwort erhalten hat, muss man dann dennoch einen schriftlichen Antrag auf Freischaltung mit Unterschrift per Post an die BaFin senden?
Die Registrierung an der MVP ist unabhängig von der Freischaltung zu einem bestimmten Fachverfahren (hier „Anzeige von Auslagerungen“). Man muss sich nach einer erfolgreichen Registrierung an der MVP für jedes Fachverfahren, das man nutzen möchte, separat freischalten lassen.
Die Daten der Weiterverlagerungen sind bei der ZAM eG in einer Software hinterlegt. Es wäre sehr wünschenswert, wenn die Daten durch die Banken per Schnittstelle / Meldung an die BaFin übertragen werden können. Oder ist das schon möglich?
Die Schnittstellen existieren bereits seit Sommer 2022 und können auch von der ZAM eG genutzt werden. Die technischen Informationen finden sie hier: BaFin - Anzeige von Auslagerungen.
Können mehrere Auslagerungen eines Auslagerungsnehmers (z.B. an den IT-Dienstleister) gesammelt als Datei eingereicht werden?
Jede Auslagerung ist als separate Meldung abzugeben. Sammelmeldungen im Formular sind nicht möglich. Im Rahmen der Implementierung der Schnittstelle können Sammelmeldungen jedoch von den Unternehmen selbst implementiert werden.
Bekommt man eine Nachricht, wenn die Meldung akzeptiert wurde oder kann man davon ausgehen, dass alles ok ist, wenn man keine anderweitige Mitteilung bekommt?
Die Information, ob eine Meldung erfolgreich übermittelt wurde, findet man im Protokoll der MVP.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 25
IPS/Verbünde (§ 3 Abs. 1 Nr. 11 KWG-AnzV): Die Formulierung „... oder sich im Eigentum von anderen Instituten innerhalb der Institutsgruppe, Finanzholding-Gruppe oder gemischten Finanzholding-Gruppe oder von anderen Mitgliedern des institutsbezogenen Sicherungssystems befindet, zu der oder dem das Institut gehört ...“ trifft aufgrund indirekter Beteiligungsverhältnisse ggf. nicht auf alle verbundinternen Auslagerungsunternehmen zu. Wir gehen jedoch davon aus, dass auch bei den Anzeigen auf das bestehende MaRisk-Verständnis von „verbundintern“ abgestellt werden kann.
Hier ist das Verständnis von „verbundintern“ nach MaRisk anzuwenden.
Ersetzbarkeit des Dienstleisters: Auf welche Angaben kann bei gruppen- und verbundinternen Auslagerungen verzichtet werden (vgl. Erleichterungen gemäß AT 9 Tz. 15 lit. d MaRisk)? Wenn eine Wiedereingliederung möglich ist, kann auf die Angabe der Auswirkungen verzichtet werden?
Hierbei werden die Angaben zu der Frage gefordert, ob ein Auslagerungsunternehmen ersetzbar ist, ob es wiedereingegliedert werden könnte, bzw. welche Auswirkung eine Einstellung haben würde. Die Erleichterung des AT 9 Tz. 15 lit. d MaRisk, wonach bei gruppen- und verbundinternen Auslagerungen auf die Erstellung von Ausstiegsprozessen und Handlungsoptionen verzichtet werden kann, bleibt bestehen. Es müssen keine Ausstiegsprozesse oder Handlungsoptionen beschrieben werden, sondern lediglich eine Risikoeinschätzung vorgenommen werden.
Wesentliche Abweichungen aufgrund Risikoanalyse (§ 3 Abs. 2 Nr. 4 KWG-AnzV): Die Ausfüllhinweise könnten so verstanden werden, dass jede neue oder geänderte Risikoanalyse anzuzeigen ist, obwohl es laut Verordnungstext nur um wesentliche Abweichungen geht (wobei auch dort unklar bleibt, welche Art von Sachverhalten gemeint sein könnten).
Nicht jede neue Risikoanalyse ist mittels einer Änderungsanzeige anzugeben. Hierbei bezieht sich die Anforderung auf das Ergebnis. Nur Aspekte, die einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit haben, sind in der Änderungsanzeige zu melden.
Wird es eine Offline-Version zum MVP Portal geben? (Nicht jeder Bankmitarbeiter, der mit der Thematik Auslagerungen/MVP zu tun hat, wird einen online-Zugang erhalten, hierfür wäre eine Offline-Version erforderlich.)
Nein, die Unternehmen haben aber die Möglichkeit eine der angebotenen Schnittstellen zu nutzen und können dabei die gewünschte Offlineversion des Fragebogens für ihr Unternehmen erstellen.
Zudem sollte eine Möglichkeit für die Institute geschaffen werden, die aktuell im MVP hinterlegten Daten gesamthaft oder zumindest pro Auslagerung einsehen zu können. Dass bei Änderungsmeldungen nur Blankoformulare erscheinen, ist äußerst unpraktikabel. Institute müssten im Zweifel die Erstmeldungen und ggf. mehrere zuvor erfolgte Nachmeldungen manuell übereinanderlegen, um erkennen zu können, welche Detailangaben nicht mehr auf dem aktuellen Stand sind und angepasst werden müssen.
Falls eine solche Übersicht von den Unternehmen gewünscht wird, ist eine Eigenentwicklung und ggf. die Nutzung der Schnittstellen erforderlich. Aus Sicherheitsaspekten hat die MVP keinen Zugriff auf abgegebene Meldungen und kann das Formular somit auch nicht mit Informationen befüllen.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 21
Wenn der interne Beschluss und die Vertragsunterzeichnung sehr kurz auseinanderliegen (1-2 Wochen): Ist eine zusammengefasste Meldung (technisch) möglich?
Ein damit einhergehender Verzicht auf die Absichtsmeldung ist weder nach den gesetzlichen Regelungen der Anzeigepflicht noch nach den EBA Guidelines on outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02) vorgesehen. Sinn der Absichtsanzeige ist es gerade, der Aufsicht zu ermöglichen, bereits in diesem frühen Stadium erste Problemfelder zu erkennen und ggf. zu intervenieren. Die Regelung der Pflicht zur Anzeige der Absicht der Auslagerung würde damit in diesen Fällen leerlaufen.
Gilt die in der Ausfüllhilfe der Aufsicht dargelegte Auffassung, dass die zweite Anzeige zum Vollzug dann vorzunehmen ist, wenn der Auslagerungsvertrag rechtsgültig geschlossen worden ist, auch wenn zwischen Abschluss und tatsächlichem Vollzug (Leistungsbeginn) noch mehrere Monate oder gar Jahre liegen?
Ja, es wird ebenfalls der Vertragsbeginn abgefragt. Dadurch erhält die Aufsicht Kenntnis darüber, dass die Leistung noch nicht aktiv ist.
Ist immer vorab eine Absicht zu melden oder kann sofort der Vollzug gemeldet werden? Technisch ist dies möglich, geht aber nicht aus der Ausfüllhilfe hervor.
Für Anzeige von Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, ist das Formular zur Vollzugsanzeige zu verwenden. Auch im Rahmen der Vollzugsanzeige werden Referenznummern vergeben. Dieser Punkt wurde in der Ausfüllhilfe zwischenzeitlich angepasst.
Wie viel Zeit sollte zwischen der Absichtsanzeige und der Vollzugsanzeige liegen, damit die BaFin gegebenenfalls genug Zeit zur Intervention hat?
Eine Wartefrist gibt es nicht, es müssen nur die Fristen zur Abgabe der jeweiligen Anzeigen eingehalten werden. Es erfolgt auch keine Genehmigung der beabsichtigten Auslagerung durch die BaFin.
„Inländischer Zustellungsbevollmächtigter“: Ist bei „Drittstaat“ eine Pflichtangabe gem. FISG, im MVP-Portal aber nicht umgesetzt (weder bei Absicht noch Vollzug noch bei wesentlichen Änderungen). Es ist immer als „Kann“-Feld ausgewiesen, auch wenn bei „Staat“ „Staat außerhalb EU/EWR“ angeklickt wird. Warum ist dies so?
Dies ist nicht nachvollziehbar. Bei internen Tests auf dem Live-System funktioniert das Feld wie vorgesehen und wird auch als Pflichtfeld mar-kiert (siehe Abbildung).
Abb. 1
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 16 bis 19 von insgesamt 19
Die Eingrenzung zur Wesentlichkeit einer Änderung für die Geschäftstä-tigkeit eines Instituts sollte übergreifend gelten, d.h. auch für § 3 Abs. 2 Nr. 2 KWG-AnzV (Vereinbarung zusätzlicher Leistungen).
Dies ergibt sich bereits aus § 3 Abs. 2 S. 1 KWG-AnzV („Anzeigen nach § 24 Absatz 1 Nummer 19 des Kreditwesengesetzes über wesentliche Änderungen einer bestehenden wesentlichen Auslagerung, die einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit des Instituts haben können, sind insbesondere einzureichen bei…“) und gilt damit automatisch für al-le folgenden Nummern. Alles Weitere in den Nummern selbst dient lediglich der Klarstellung.
Kann es eine wesentliche Änderung einer wesentlichen Auslagerung geben, die nicht meldepflichtig ist, da nicht wesentlich für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens?
Eine wesentliche Änderung im Sinne der Verordnung setzt voraus, dass diese einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens hat bzw. haben könnte. Es kann eine Änderung im Rahmen einer wesentlichen Auslagerung geben, die nicht wesentlich und damit nicht anzeigepflichtig ist. Wesentliche Änderungen sind dagegen immer anzeigepflichtig. Dies ist jedoch im konkreten Einzelfall zu beurteilen.
77. Das MVP-Portal sieht lediglich eine Änderung der Einstufung als „wesentlich" vor, die Möglichkeit einer Herabstufung auf "nicht wesentlich" fehlt.
Vielen Dank für den Hinweis. Diesen Punkt nehmen wir gerne für das Update des Meldeformulars auf.
Was könnten wesentlichen Abweichungen aufgrund einer neuen/geänderten Risikoanalyse sein, die nicht schon unter einen der anderen Meldegründe fallen? (Erläuterungen oder Beispiele wären hilfreich)
Hierbei handelt es sich um einen konkretisierenden Meldetatbestand. Ergibt sich eine Änderung aufgrund einer neuen Risikoanalyse, so soll das auch in diesem Kontext gemeldet werden. Folgt daraus eine Vertragsänderung, könnte man das Kästchen Nr. 1 mitanklicken.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 10
Ist eine Integration dieser Anzeigen in das MVP-Fachverfahren geplant?
Eine solche Integration ist nicht geplant. Die Anzahl der bisher eingereichten Meldungen rechtfertigt die Umsetzung in der MVP nicht.
Einzelne Anforderungen/Anlässe sind rechtlich problematisch und/oder kaum praktikabel umsetzbar (insb. Unzuverlässigkeit leitender Personen, drohende Zahlungsunfähigkeit des Auslagerungsunternehmens). Sachlich sind Überschneidungen mit den seit 2018 erforderlichen Meldungen schwerwiegender Zahlungssicherheitsvorfälle gemäß § 54 Abs. 1 ZAG möglich (Meldeverfahren „PSD2-Zahlungssicherheitsvorfälle“/BaFin-Rundschreiben 03/2022 (BA)). Sind Doppelmeldungen erforderlich?
Wann liegt ein Fall von „Konflikten am Sitz des Auslagerungsunternehmens in einem Drittstaat“ vor? Fallen darunter auch Streiks, die grundsätzlich das Potential haben, eine wesentliche Gefährdung für das beaufsichtigte Unternehmen darzustellen?
Ein Streik ist ein gutes Beispiel. Im Übrigen ist eine Entscheidung des Instituts im Einzelfall erforderlich.
Bei Meldungen zu neuen Auslagerungen (ab 2022 im MVP vorzunehmen) wird eine MVP-Nummer erzeugt. Diese Nummer ist bei Anzeigen zu schwerwiegenden Vorfällen zu erfassen. Auslagerungen, die bereits vor 2022 bestanden und zu denen noch keine sonstige Nachmeldung erforderlich wurde, besitzen eine solche Nummer nicht. Ist es richtig, dass dann im Excel-Template keine Nummer anzugeben ist?
Soweit für eine Bestandsauslagerung, zu der noch keine Nachmeldung über die MVP erfolgt ist oder nicht zwingend nötig ist, ein schwerwiegender Vorfall gemeldet wird, kann dies auch ohne Referenznummer erfolgen. Sofern keine Referenznummer angegeben werden kann, sind im Excel-Template jedoch zusätzliche Informationen hinsichtlich der betroffenen Auslagerung anzugeben, um diese aufsichtlich bewerten zu können. Seitens der Aufsicht besteht allerdings die Präferenz, dass alle (wesentlichen) Auslagerungen (auch Bestandsfälle) über die MVP gemeldet werden. Dies würde den Instituten den Aufwand der einzelnen Nachmeldung bei Änderungsanzeigen und Vorfallsmeldungen ersparen. Zugleich kann die Aufsicht bei Vorfällen bei einzelnen Instituten auch auf jene proaktiv zugehen, die den Dienstleister ebenfalls nutzen und auf eine mögliche Betroffenheit hinweisen oder zumindest sensibilisieren.
Woher soll die im Template zu erfassende Referenznummer der Auslagerungsmeldung kommen, wenn die Meldung ja per se als E-Mail stattfinden soll?
Diese Referenznummer kommt von der bereits eingereichten Anzeige der Absicht oder des Vollzugs der Auslagerung in der MVP.
6. Nachmeldungen
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 11
Welche vor dem 1.1.2022 bestehenden Auslagerungen sind zu melden?
Die Verordnungen sehen keine Verpflichtung vor, wonach Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, über die MVP anzuzeigen sind. Eine generelle Nachmeldepflicht besteht demnach nicht.
Wenn bei Bestandsauslagerungen kein Datum einer Beschlussfassung mehr rekonstruiert werden kann, kann dann das Datum des ersten Vertrags erfasst werden (z.B. 2001)?
Ja, das ist auch möglich.
Die Nachmeldungen gelten für Vertragsverhältnisse ab dem 01.01.2022. Muss auch für inzwischen gekündigte Produkte bzw. Leistungen, die vor dem 29.11.2022 beendet waren, eine Nachmeldung erfolgen?
Nein, dies ist nicht erforderlich.
Wer muss Auslagerungen aus 2022 nachmelden?
Kreditinstitute mussten mit Frist bis zum 1.3.2023 alle in 2022 neu erfolgten wesentlichen Auslagerungen sowie wesentliche Änderungen an bestehenden wesentlichen Auslagerungen nachmelden, da für diese die Anzeigepflicht mangels Verordnung und Liveschaltung der MVP bis Inkrafttreten der KWG-AnzV ausgesetzt wurde. In den anderen Aufsichtsbereichen wurden die Anzeigen bis Inkrafttreten der Anzeigenverordnungen nach der bisher üblichen Verwaltungspraxis vorgenommen.
Macht es denn Sinn mit Blick in die Zukunft alle Auslagerungen einzeln zu melden?
Dies ist mit Blick auf künftig eintretende wesentliche Änderungen und schwerwiegende Vorfälle bei Auslagerungen, die noch nicht über die MVP gemeldet wurden, durchaus sinnvoll, da dann im Unternehmen bereits eine Referenznummer existiert, auf die Bezug genommen wird.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
