1. Einreichungsweg
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 23
Kann eine Klarstellung im Verordnungstext erfolgen, dass für verbundangehörige Kreditinstitute der Weg über den Prüfungsverband lediglich optional ist (entsprechender Hinweis in den Ausfüllhinweisen ist keine rechtssichere Festlegung)?
Dies wird auch aus Sicht der Aufsicht als der optimale Weg gesehen. Eine Änderung wird bei einer nächsten VO-Anpassung vorgenommen.
Ein Zwischenspeichern von Daten ist im MVP-Portal nicht möglich. Nach 60 Minuten erfolgt eine automatische Abmeldung. Könnte zumindest die mögliche Eingabezeit verlängert werden?
Die Zeiten sind systemseitig vorgegeben und können daher nicht verlängert werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Drittmelder und einem Direktmelder speziell mit Blick auf die Anzeige von Auslagerungen innerhalb eines Konzerns für Tochtergesellschaften?
Ein Drittmelder meldet für ein drittes Unternehmen, also ein für ihn fremdes Unternehmen. Demgegenüber meldet der Direktmelder z.B. als Angestellter direkt für sein Unternehmen.
Können verschiedene Melder eine Updatemeldung abgeben, wenn die Referenznummer bekannt ist?
Wenn die Melder berechtigt sind für das Unternehmen Anzeigen abzugeben, können sie auch eine Updatemeldung abgeben.
Was kann man tun, wenn man sich fälschlicherweise als "Drittmelder für ein Unternehmen" registriert hat?
Man kann den Antrag zurückziehen und eine Freischaltung als Direktmelder beantragen.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 25
IPS/Verbünde (§ 3 Abs. 1 Nr. 11 KWG-AnzV): Die Formulierung „... oder sich im Eigentum von anderen Instituten innerhalb der Institutsgruppe, Finanzholding-Gruppe oder gemischten Finanzholding-Gruppe oder von anderen Mitgliedern des institutsbezogenen Sicherungssystems befindet, zu der oder dem das Institut gehört ...“ trifft aufgrund indirekter Beteiligungsverhältnisse ggf. nicht auf alle verbundinternen Auslagerungsunternehmen zu. Wir gehen jedoch davon aus, dass auch bei den Anzeigen auf das bestehende MaRisk-Verständnis von „verbundintern“ abgestellt werden kann.
Hier ist das Verständnis von „verbundintern“ nach MaRisk anzuwenden.
Ersetzbarkeit des Dienstleisters: Auf welche Angaben kann bei gruppen- und verbundinternen Auslagerungen verzichtet werden (vgl. Erleichterungen gemäß AT 9 Tz. 15 lit. d MaRisk)? Wenn eine Wiedereingliederung möglich ist, kann auf die Angabe der Auswirkungen verzichtet werden?
Hierbei werden die Angaben zu der Frage gefordert, ob ein Auslagerungsunternehmen ersetzbar ist, ob es wiedereingegliedert werden könnte, bzw. welche Auswirkung eine Einstellung haben würde. Die Erleichterung des AT 9 Tz. 15 lit. d MaRisk, wonach bei gruppen- und verbundinternen Auslagerungen auf die Erstellung von Ausstiegsprozessen und Handlungsoptionen verzichtet werden kann, bleibt bestehen. Es müssen keine Ausstiegsprozesse oder Handlungsoptionen beschrieben werden, sondern lediglich eine Risikoeinschätzung vorgenommen werden.
Wesentliche Abweichungen aufgrund Risikoanalyse (§ 3 Abs. 2 Nr. 4 KWG-AnzV): Die Ausfüllhinweise könnten so verstanden werden, dass jede neue oder geänderte Risikoanalyse anzuzeigen ist, obwohl es laut Verordnungstext nur um wesentliche Abweichungen geht (wobei auch dort unklar bleibt, welche Art von Sachverhalten gemeint sein könnten).
Nicht jede neue Risikoanalyse ist mittels einer Änderungsanzeige anzugeben. Hierbei bezieht sich die Anforderung auf das Ergebnis. Nur Aspekte, die einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit haben, sind in der Änderungsanzeige zu melden.
Wird es eine Offline-Version zum MVP Portal geben? (Nicht jeder Bankmitarbeiter, der mit der Thematik Auslagerungen/MVP zu tun hat, wird einen online-Zugang erhalten, hierfür wäre eine Offline-Version erforderlich.)
Nein, die Unternehmen haben aber die Möglichkeit eine der angebotenen Schnittstellen zu nutzen und können dabei die gewünschte Offlineversion des Fragebogens für ihr Unternehmen erstellen.
Zudem sollte eine Möglichkeit für die Institute geschaffen werden, die aktuell im MVP hinterlegten Daten gesamthaft oder zumindest pro Auslagerung einsehen zu können. Dass bei Änderungsmeldungen nur Blankoformulare erscheinen, ist äußerst unpraktikabel. Institute müssten im Zweifel die Erstmeldungen und ggf. mehrere zuvor erfolgte Nachmeldungen manuell übereinanderlegen, um erkennen zu können, welche Detailangaben nicht mehr auf dem aktuellen Stand sind und angepasst werden müssen.
Falls eine solche Übersicht von den Unternehmen gewünscht wird, ist eine Eigenentwicklung und ggf. die Nutzung der Schnittstellen erforderlich. Aus Sicherheitsaspekten hat die MVP keinen Zugriff auf abgegebene Meldungen und kann das Formular somit auch nicht mit Informationen befüllen.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 21
Wenn der interne Beschluss und die Vertragsunterzeichnung sehr kurz auseinanderliegen (1-2 Wochen): Ist eine zusammengefasste Meldung (technisch) möglich?
Ein damit einhergehender Verzicht auf die Absichtsmeldung ist weder nach den gesetzlichen Regelungen der Anzeigepflicht noch nach den EBA Guidelines on outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02) vorgesehen. Sinn der Absichtsanzeige ist es gerade, der Aufsicht zu ermöglichen, bereits in diesem frühen Stadium erste Problemfelder zu erkennen und ggf. zu intervenieren. Die Regelung der Pflicht zur Anzeige der Absicht der Auslagerung würde damit in diesen Fällen leerlaufen.
Gilt die in der Ausfüllhilfe der Aufsicht dargelegte Auffassung, dass die zweite Anzeige zum Vollzug dann vorzunehmen ist, wenn der Auslagerungsvertrag rechtsgültig geschlossen worden ist, auch wenn zwischen Abschluss und tatsächlichem Vollzug (Leistungsbeginn) noch mehrere Monate oder gar Jahre liegen?
Ja, es wird ebenfalls der Vertragsbeginn abgefragt. Dadurch erhält die Aufsicht Kenntnis darüber, dass die Leistung noch nicht aktiv ist.
Ist immer vorab eine Absicht zu melden oder kann sofort der Vollzug gemeldet werden? Technisch ist dies möglich, geht aber nicht aus der Ausfüllhilfe hervor.
Für Anzeige von Auslagerungen, die vor dem 1.1.2022 erfolgt sind, ist das Formular zur Vollzugsanzeige zu verwenden. Auch im Rahmen der Vollzugsanzeige werden Referenznummern vergeben. Dieser Punkt wurde in der Ausfüllhilfe zwischenzeitlich angepasst.
Wie viel Zeit sollte zwischen der Absichtsanzeige und der Vollzugsanzeige liegen, damit die BaFin gegebenenfalls genug Zeit zur Intervention hat?
Eine Wartefrist gibt es nicht, es müssen nur die Fristen zur Abgabe der jeweiligen Anzeigen eingehalten werden. Es erfolgt auch keine Genehmigung der beabsichtigten Auslagerung durch die BaFin.
„Inländischer Zustellungsbevollmächtigter“: Ist bei „Drittstaat“ eine Pflichtangabe gem. FISG, im MVP-Portal aber nicht umgesetzt (weder bei Absicht noch Vollzug noch bei wesentlichen Änderungen). Es ist immer als „Kann“-Feld ausgewiesen, auch wenn bei „Staat“ „Staat außerhalb EU/EWR“ angeklickt wird. Warum ist dies so?
Dies ist nicht nachvollziehbar. Bei internen Tests auf dem Live-System funktioniert das Feld wie vorgesehen und wird auch als Pflichtfeld mar-kiert (siehe Abbildung).
Abb. 1
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 16 bis 19 von insgesamt 19
Die Eingrenzung zur Wesentlichkeit einer Änderung für die Geschäftstä-tigkeit eines Instituts sollte übergreifend gelten, d.h. auch für § 3 Abs. 2 Nr. 2 KWG-AnzV (Vereinbarung zusätzlicher Leistungen).
Dies ergibt sich bereits aus § 3 Abs. 2 S. 1 KWG-AnzV („Anzeigen nach § 24 Absatz 1 Nummer 19 des Kreditwesengesetzes über wesentliche Änderungen einer bestehenden wesentlichen Auslagerung, die einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit des Instituts haben können, sind insbesondere einzureichen bei…“) und gilt damit automatisch für al-le folgenden Nummern. Alles Weitere in den Nummern selbst dient lediglich der Klarstellung.
Kann es eine wesentliche Änderung einer wesentlichen Auslagerung geben, die nicht meldepflichtig ist, da nicht wesentlich für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens?
Eine wesentliche Änderung im Sinne der Verordnung setzt voraus, dass diese einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens hat bzw. haben könnte. Es kann eine Änderung im Rahmen einer wesentlichen Auslagerung geben, die nicht wesentlich und damit nicht anzeigepflichtig ist. Wesentliche Änderungen sind dagegen immer anzeigepflichtig. Dies ist jedoch im konkreten Einzelfall zu beurteilen.
77. Das MVP-Portal sieht lediglich eine Änderung der Einstufung als „wesentlich" vor, die Möglichkeit einer Herabstufung auf "nicht wesentlich" fehlt.
Vielen Dank für den Hinweis. Diesen Punkt nehmen wir gerne für das Update des Meldeformulars auf.
Was könnten wesentlichen Abweichungen aufgrund einer neuen/geänderten Risikoanalyse sein, die nicht schon unter einen der anderen Meldegründe fallen? (Erläuterungen oder Beispiele wären hilfreich)
Hierbei handelt es sich um einen konkretisierenden Meldetatbestand. Ergibt sich eine Änderung aufgrund einer neuen Risikoanalyse, so soll das auch in diesem Kontext gemeldet werden. Folgt daraus eine Vertragsänderung, könnte man das Kästchen Nr. 1 mitanklicken.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 10
Ausfüllhilfe mit Erläuterungen zu dem Excel-Template fehlt.
Eine Ausfüllhilfe zum Excel-Template ist derzeit nicht geplant.
Wann liegt ein „schwerwiegender Vorfall“ vor?
Zu Nummer 62 bis 71: Die Pflicht zur Anzeige von schwerwiegenden Vorfällen stammt aus den EBA Guidelines und outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02), in denen jedoch keinerlei weitere Konkretisierung erfolgt, was darunter zu verstehen ist. Die BaFin hat für die Institute und Unternehmen einen Regelbeispielkatalog von typischen schwerwiegenden Vorfällen entworfen und in den Anzeigenverordnungen verankert, der den Instituten eine Art Maßstab geben soll, an dem sie sich orientieren können. Dass dabei unbestimmte Rechtsbegriffe verwendet werden, ist durchaus so gewollt gewesen und auch in anderen Verordnungen nicht unüblich. Zwar können wir das Bedürfnis der Industrie nach noch mehr Konkretisierung verstehen, jedoch ist dies einerseits schon im Bankenbereich nicht in allgemeiner Form für alle Institute gleichbedeutend möglich. Hinzu kommt, dass dieser Regelbeispielkatalog sektorübergreifend in mehreren Verordnungen verankert wurde und daher eine Konkretisierung nur schwer möglich ist. Denn letztlich kann der Grad des Einflusses auf die Geschäftstätigkeit nur im Einzelfall und im Hinblick auf die im jeweiligen beaufsichtigten Unternehmen vorhandenen Gegebenheiten gesehen werden. Eine weitere Konkretisierung ist daher nur schwer möglich. Dennoch werden wir intern noch einmal prüfen, inwieweit hier weitere Klarstellungen möglich sind.
Neu geforderte Information zum Dienstleister (im Vergleich zu Absicht, Vollzug und wesentlicher Änderung): Was ist „BAK“?
Die BAK-Nummer ist diejenige des meldenden Instituts, nicht des Auslagerungsunternehmens. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige bzw. vierstellige (für VU und EbAV ist die vierstellige Register-Nummer zu verwenden) Zahl, die die BaFin jedem beaufsichtigten Unternehmen für interne Ordnungszwecke zuordnet. Auszüge aus der Unternehmensdatenbank, denen sich unter anderem der Name des Instituts und die BAK-Nummer bzw. die zugewiesene Registernummer entnehmen lassen, finden sich auf der Website der BaFin: Datenbanken.
„Ansprechpartner“: Welche Ansprechpartner sollen hier angegeben werden?
Gemeint ist die Person des Instituts, die bei Rückfragen der Aufsicht zum angezeigten Vorfall kontaktiert werden kann.
Da nur die weiß und grün hinterlegten Felder ausgefüllt werden müssen (gem. BaFin-Homepage: „bei den rot hinterlegten Feldern sind keine Eintragungen nötig“): Warum sind die rot unterlegten Felder überhaupt aufgeführt? Weniger Felder wären transparenter.
Ein dynamisches Formular würde Makros in der Excel Datei bedingen. Eine Ausführung von Excel Dateien mit Makros stellt jedoch ein Sicherheitsproblem dar. Da die Aufsicht keine Dateien versenden möchte, die die Unternehmen dazu verleiten könnten, die eigenen Sicherheitsprotokolle zu missachten, wurde die aktuelle Datei ohne Makros erstellt. Sobald ein Feld aufgrund einer vorherigen Auswahl befüllt (oder nicht mehr befüllt) werden muss, wechselt die Farbe von Rot auf Grün (oder umgekehrt). Primär betrifft dies die Frage, ob bereits über die MVP eine Anzeige zu der Auslagerung, für die ein Vorfall gemeldet wird, abgegeben wurde und daher schon eine Referenznummer besteht. Ist dies nicht der Fall, müssen mehr Felder befüllt werden, da dann Grunddaten der Auslagerung zur Einordung des Vorfalls fehlen. An dieser Stelle wird – anders als bei der Änderungsanzeige – auf die vorherige Vollzugsanzeige verzichtet, um Verzögerungen bei der Vorfallsmeldung zu vermeiden.
6. Nachmeldungen
Resultate 11 bis 11 von insgesamt 11
Besteht eine Möglichkeit, die Nachmeldung wesentlicher Änderungen zu vereinfachen? Der vorgesehene mehrstufige Weg (1. Absichtsmeldung, 2. Vollzugsmeldung, 3. Änderungsmeldung) verursacht einen hohen Aufwand.
Es ist nur eine Vollzugs- und Änderungsmeldung nötig. Bei bereits bestehenden Auslagerungen ist keine Absichtsanzeige notwendig. Langfristig einfacher wird es, wenn die Institute zeitnah alle wesentlichen Auslagerungen melden würden und dadurch eine Baseline geschaffen werden würde. Dann müsste im Fall einer Änderung nur noch diese gemeldet werden.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
