1. Einreichungsweg
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 23
Wie lange dauert die Rückmeldung mit Angabe der Referenznummer nach Abgabe einer Meldung?
Die Rückmeldung sollte am gleichen Tag erfolgen.
Wenn man sich im MVP-Fachverfahren als Ansprechpartner seines Unter-nehmens angemeldet und Benutzerdaten sowie Passwort erhalten hat, muss man dann dennoch einen schriftlichen Antrag auf Freischaltung mit Unterschrift per Post an die BaFin senden?
Die Registrierung an der MVP ist unabhängig von der Freischaltung zu einem bestimmten Fachverfahren (hier „Anzeige von Auslagerungen“). Man muss sich nach einer erfolgreichen Registrierung an der MVP für jedes Fachverfahren, das man nutzen möchte, separat freischalten lassen.
Die Daten der Weiterverlagerungen sind bei der ZAM eG in einer Software hinterlegt. Es wäre sehr wünschenswert, wenn die Daten durch die Banken per Schnittstelle / Meldung an die BaFin übertragen werden können. Oder ist das schon möglich?
Die Schnittstellen existieren bereits seit Sommer 2022 und können auch von der ZAM eG genutzt werden. Die technischen Informationen finden sie hier: BaFin - Anzeige von Auslagerungen.
Können mehrere Auslagerungen eines Auslagerungsnehmers (z.B. an den IT-Dienstleister) gesammelt als Datei eingereicht werden?
Jede Auslagerung ist als separate Meldung abzugeben. Sammelmeldungen im Formular sind nicht möglich. Im Rahmen der Implementierung der Schnittstelle können Sammelmeldungen jedoch von den Unternehmen selbst implementiert werden.
Bekommt man eine Nachricht, wenn die Meldung akzeptiert wurde oder kann man davon ausgehen, dass alles ok ist, wenn man keine anderweitige Mitteilung bekommt?
Die Information, ob eine Meldung erfolgreich übermittelt wurde, findet man im Protokoll der MVP.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 16 bis 20 von insgesamt 25
Die vom Institut vergebene Referenznummer wird im Portal bei Aufruf nicht in der Spalte Kundenreferenz angezeigt. Ist es geplant dies zukünftig anzuzeigen?
Dieses Feld hat keinerlei Verbindung zu den Feldern aus dem Formular.
In der Ausfüllhilfe sind viele der möglichen Antworten mit keiner Definition versehen. Ist geplant, in der Ausfüllhilfe oder im Portal mögliche Definitionen zu hinterlegen?
Die Testumgebung bleibt bestehen. Es wird nicht klar, welche Antworten gemeint sind, daher kann die Frage leider nicht beantwortet werden.
Wird noch eine Gesamtübersicht/Excel-Vorlage mit allen Feldern des Fachverfahrens bereitgestellt (auch zu den interaktiv - d. h. nach Auswahl bestimmter Punkte - erscheinenden Ankreuzfeldern)? Dies würde u. a. eine Vorabstimmung zu den jeweils zutreffenden Optionen/Feldern deutlich erleichtern.
Eine solche Vorlage ist nicht geplant.
Ist eine Überarbeitung/Fehlerbehebung geplant? Anhand des ersten Feedbacks aus der Praxis ergeben sich bereits verschiedene Punkte, so dass dies aus DK-Sicht möglichst zeitnah und mit Einbindung von Praktikern aus Instituten erfolgen sollte.
Ja, dies ist geplant. Auch möchten wir gerne dazu das Feedback der Anwender einholen. Wir werden dazu zu entsprechender Zeit gesondert auf die Verbände zugehen.
Macht es Sinn, jetzt noch die Schnittstellen zu programmieren, wenn die MVP 2.0 dieses Jahr noch ansteht?
Dies ist eine individuelle Entscheidung des Unternehmens. Es ist jedoch nicht damit zu rechnen, dass sich das Formular grundlegend ändern wird, da dies an die jeweilige Verordnung gebunden ist. Vielmehr werden allein Optimierungen vorgenommen.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 21
Was soll bei „inländischer Zustellungsbevollmächtigter“ eingetragen werden, wenn der Dienstleistungsvertrag zwischen zwei deutschen Parteien ist?
Ein inländischer Zustellungsbevollmächtigter ist nur dann zu vereinbaren und demnach einzutragen, wenn das Auslagerungsunternehmen seinen Sitz in einem Drittstaat hat. Auf deutsche Parteien findet die Regelung demnach keine Anwendung.
Die Angabe der Dauer der Ersetzungsmöglichkeit des Auslagerungsunternehmens ergibt sich für Kreditinstitute nicht aus der Verordnung. Warum existiert das Feld in der MVP?
Die Angabe der Dauer der Ersetzbarkeit ist Teil der Bewertung der Ersetzbarkeit des Dienstleisters nach § 3 Abs. 1 Nr. 17 KWG-AnzV. Eine Umsetzung der Verordnung ist nicht wortwörtlich notwendig. Diese Abfrage ist daher von der Verordnung umfasst.
Art der betreffenden Cloud-Daten und Standort der Datenspeicherung der Cloud-Daten sind bei Absichts- bzw. Vollzugsanzeige anzugeben. Entsprechende Felder auf der MVP-Plattform fehlen jedoch beim Absichts- und Vollzugsformular, wenn „Cloud“ angeklickt wird.
Dieser Punkt wird in dem nächsten Update des Meldeformulars korrigiert.
Frage im MVP Portal: „Verarbeitet das Subunternehmen personenbezogene Daten?“: Problematisch ist, dass die Frage nur einmal im Zusammenhang mit allen Weiterverlagerungen gestellt wird, die Frage kann aber nur je Weiterverlagerung beantwortet werden, nicht für alle Weiterverlagerungen.
Wir werden prüfen, ob eine Überarbeitung des Meldeformulars im nächsten Update erfolgen kann.
Wie verhält es sich, wenn Cloud-Dienstleister verschiedene Clouddienstmodelle anbieten und im Meldeformular nur ein Modell angegeben werden kann?
Es soll das Clouddienstleistungsmodell angegeben werden, das im Rahmen der Auslagerungen angewendet wird.
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 19
Was ist, wenn man z.B. ein Datumsfehler eingebaut hat. Wie kann man den nachträglich korrigieren?
In einem solchen Fall ist eine Updatemeldung abzugeben und dort die falsche Angabe zu korrigieren. Die übrigen Felder müssen nicht befüllt werden.
In § 3 Abs. 2 Nr. 5 KWG-AnzV wird auf Subauslagerung wesentlicher Teile einer wesentlichen Aktivität verwiesen; in Nr. 7 fehlt eine solche Einschränkung (wesentlich). Bedeutet dies, dass man die Nr. 5 voraussetzt und daher nur Verlagerungen der Erbringung wesentlicher Teile einer wesentlichen Aktivität ins Drittland gemeint sind?
Der gesamte Absatz 2 bezieht sich nur auf „wesentliche Änderungen einer bestehenden wesentlichen Auslagerung“ (§ 3 Abs. 2 S. 1 KWG-AnzV) und durch diese Voranstellung auf alle Nummern des Absatzes. Folglich sind bei Regelbeispiel 7 auch nur die wesentlichen Weiterverlagerungen gemeint.
Wie kann eine "Abmeldung" von Subauslagerungen erfolgen?
Dies kann über eine Änderungsmeldung erfolgen. Das Regelbeispiel geht nur von neuen Subauslagerungen aus, da diese deutlich relevanter sind als Beendigungen von Subauslagerungen. Da der Regelbeispielkatalog aber nicht abschließend ist, kann das Institut auf „Sonstige“ klicken und dann im erscheinenden Freitextfeld als Änderungssachverhalt die Beendigung der Subauslagerung anzeigen. Bei einer Aktualisierung der Subdienstleister ist jedoch zu beachten, dass dann immer alle Subauslagerungen erneut angegeben werden müssen. Im Hintergrund werden immer die Angaben zu Subauslagerungen aus der letzten Meldungen, in denen Informationen zu Subauslagerungen gegeben wurden, verwendet. Alle davor abgegebenen Informationen werden ignoriert.
Bei den Subunternehmern stürzt der Vorgang ab, wenn man einen weiteren Subunternehmer anlegen möchte. Ist das ein bekanntes Problem?
Bevor man den „Plus“-Button drückt, muss zwingend etwas in mindestens einem der Felder zum Subdienstleister eingetragen werden. Falls alle Felder zu den Subdienstleistern leer sind und der „Plus“-Button dennoch gedrückt wird, führt dies u.U. zu Problemen im Formular.
Falls mehrere Lebensversicherer einer Gruppe viele Funktionen an ein gruppeninternes Unternehmen auslagern und dieses im Anschluss an ein externes Unternehmen weiterverlagert stellt sich die Frage, wie und von wem dies zu melden ist?
Zunächst muss jeder Lebensversicherer für sein Unternehmen die Auslagerung an das gruppeninterne Unternehmen anzeigen und (sofern zu dem Zeitpunkt schon bekannt) im Formular auch bereits die Weiterverlagerung an das externe Unternehmen anzeigen. Ist die Weiterverlagerung zu dem Zeitpunkt noch nicht bekannt, ist dies als wesentliche Änderung anzuzeigen, sobald das beaufsichtigte Unternehmen Kenntnis davon erlangt. Sofern das gruppeninterne Unternehmen ebenfalls ein reguliertes Unternehmen ist, muss auch dieses die eigene Auslagerung an den externen Dienstleister anzeigen.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 10
Ausfüllhilfe mit Erläuterungen zu dem Excel-Template fehlt.
Eine Ausfüllhilfe zum Excel-Template ist derzeit nicht geplant.
Wann liegt ein „schwerwiegender Vorfall“ vor?
Zu Nummer 62 bis 71: Die Pflicht zur Anzeige von schwerwiegenden Vorfällen stammt aus den EBA Guidelines und outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02), in denen jedoch keinerlei weitere Konkretisierung erfolgt, was darunter zu verstehen ist. Die BaFin hat für die Institute und Unternehmen einen Regelbeispielkatalog von typischen schwerwiegenden Vorfällen entworfen und in den Anzeigenverordnungen verankert, der den Instituten eine Art Maßstab geben soll, an dem sie sich orientieren können. Dass dabei unbestimmte Rechtsbegriffe verwendet werden, ist durchaus so gewollt gewesen und auch in anderen Verordnungen nicht unüblich. Zwar können wir das Bedürfnis der Industrie nach noch mehr Konkretisierung verstehen, jedoch ist dies einerseits schon im Bankenbereich nicht in allgemeiner Form für alle Institute gleichbedeutend möglich. Hinzu kommt, dass dieser Regelbeispielkatalog sektorübergreifend in mehreren Verordnungen verankert wurde und daher eine Konkretisierung nur schwer möglich ist. Denn letztlich kann der Grad des Einflusses auf die Geschäftstätigkeit nur im Einzelfall und im Hinblick auf die im jeweiligen beaufsichtigten Unternehmen vorhandenen Gegebenheiten gesehen werden. Eine weitere Konkretisierung ist daher nur schwer möglich. Dennoch werden wir intern noch einmal prüfen, inwieweit hier weitere Klarstellungen möglich sind.
Neu geforderte Information zum Dienstleister (im Vergleich zu Absicht, Vollzug und wesentlicher Änderung): Was ist „BAK“?
Die BAK-Nummer ist diejenige des meldenden Instituts, nicht des Auslagerungsunternehmens. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige bzw. vierstellige (für VU und EbAV ist die vierstellige Register-Nummer zu verwenden) Zahl, die die BaFin jedem beaufsichtigten Unternehmen für interne Ordnungszwecke zuordnet. Auszüge aus der Unternehmensdatenbank, denen sich unter anderem der Name des Instituts und die BAK-Nummer bzw. die zugewiesene Registernummer entnehmen lassen, finden sich auf der Website der BaFin: Datenbanken.
„Ansprechpartner“: Welche Ansprechpartner sollen hier angegeben werden?
Gemeint ist die Person des Instituts, die bei Rückfragen der Aufsicht zum angezeigten Vorfall kontaktiert werden kann.
Da nur die weiß und grün hinterlegten Felder ausgefüllt werden müssen (gem. BaFin-Homepage: „bei den rot hinterlegten Feldern sind keine Eintragungen nötig“): Warum sind die rot unterlegten Felder überhaupt aufgeführt? Weniger Felder wären transparenter.
Ein dynamisches Formular würde Makros in der Excel Datei bedingen. Eine Ausführung von Excel Dateien mit Makros stellt jedoch ein Sicherheitsproblem dar. Da die Aufsicht keine Dateien versenden möchte, die die Unternehmen dazu verleiten könnten, die eigenen Sicherheitsprotokolle zu missachten, wurde die aktuelle Datei ohne Makros erstellt. Sobald ein Feld aufgrund einer vorherigen Auswahl befüllt (oder nicht mehr befüllt) werden muss, wechselt die Farbe von Rot auf Grün (oder umgekehrt). Primär betrifft dies die Frage, ob bereits über die MVP eine Anzeige zu der Auslagerung, für die ein Vorfall gemeldet wird, abgegeben wurde und daher schon eine Referenznummer besteht. Ist dies nicht der Fall, müssen mehr Felder befüllt werden, da dann Grunddaten der Auslagerung zur Einordung des Vorfalls fehlen. An dieser Stelle wird – anders als bei der Änderungsanzeige – auf die vorherige Vollzugsanzeige verzichtet, um Verzögerungen bei der Vorfallsmeldung zu vermeiden.
6. Nachmeldungen
Resultate 11 bis 11 von insgesamt 11
Besteht eine Möglichkeit, die Nachmeldung wesentlicher Änderungen zu vereinfachen? Der vorgesehene mehrstufige Weg (1. Absichtsmeldung, 2. Vollzugsmeldung, 3. Änderungsmeldung) verursacht einen hohen Aufwand.
Es ist nur eine Vollzugs- und Änderungsmeldung nötig. Bei bereits bestehenden Auslagerungen ist keine Absichtsanzeige notwendig. Langfristig einfacher wird es, wenn die Institute zeitnah alle wesentlichen Auslagerungen melden würden und dadurch eine Baseline geschaffen werden würde. Dann müsste im Fall einer Änderung nur noch diese gemeldet werden.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
