1. Einreichungsweg
Resultate 6 bis 10 von insgesamt 23
Wie lange dauert die Rückmeldung mit Angabe der Referenznummer nach Abgabe einer Meldung?
Die Rückmeldung sollte am gleichen Tag erfolgen.
Wenn man sich im MVP-Fachverfahren als Ansprechpartner seines Unter-nehmens angemeldet und Benutzerdaten sowie Passwort erhalten hat, muss man dann dennoch einen schriftlichen Antrag auf Freischaltung mit Unterschrift per Post an die BaFin senden?
Die Registrierung an der MVP ist unabhängig von der Freischaltung zu einem bestimmten Fachverfahren (hier „Anzeige von Auslagerungen“). Man muss sich nach einer erfolgreichen Registrierung an der MVP für jedes Fachverfahren, das man nutzen möchte, separat freischalten lassen.
Die Daten der Weiterverlagerungen sind bei der ZAM eG in einer Software hinterlegt. Es wäre sehr wünschenswert, wenn die Daten durch die Banken per Schnittstelle / Meldung an die BaFin übertragen werden können. Oder ist das schon möglich?
Die Schnittstellen existieren bereits seit Sommer 2022 und können auch von der ZAM eG genutzt werden. Die technischen Informationen finden sie hier: BaFin - Anzeige von Auslagerungen.
Können mehrere Auslagerungen eines Auslagerungsnehmers (z.B. an den IT-Dienstleister) gesammelt als Datei eingereicht werden?
Jede Auslagerung ist als separate Meldung abzugeben. Sammelmeldungen im Formular sind nicht möglich. Im Rahmen der Implementierung der Schnittstelle können Sammelmeldungen jedoch von den Unternehmen selbst implementiert werden.
Bekommt man eine Nachricht, wenn die Meldung akzeptiert wurde oder kann man davon ausgehen, dass alles ok ist, wenn man keine anderweitige Mitteilung bekommt?
Die Information, ob eine Meldung erfolgreich übermittelt wurde, findet man im Protokoll der MVP.
2. Ausfüllhinweise
Resultate 21 bis 25 von insgesamt 25
Beim Testen der Plattform zeigen sich Bugs. Wenn zum Beispiel weitere Subunternehmer angelegt werden sollen, wird jedes Mal das Formular abgebrochen und alle Eingaben sind weg. Das MVP-Portal sollte erst ordnungsgemäß funktionieren und getestet sein. Im letzten Online-Termin der BaFin zum MVP-Portal wurde den Banken zudem angekündigt, dass sie nach der Veröffentlichung ausreichend Zeit für die Umsetzung erhalten würden. Die sehr knapp bemessene Umsetzungszeit für die Institute sollte bis zum ordnungsgemäßen Funktionieren des MVP-Portals verlängert werden.
Bisher konnten wir keinen Bug, der uns berichtet wurde, nachvollziehen und bitten daher um Beispiele. Ihr Vorgehen wurde ebenfalls von uns getestet und hat bei uns nicht zu dem von Ihnen beschriebenen Effekt geführt.
Wie werden die Institute künftig gewarnt, wenn Fehler behoben wurden/Änderungen an der MVP-Plattform vorgenommen wurden, um diese Änderungen in ihren hausinternen, vorgelagerten Systemen der „Datensammlungen“ (aus denen die Meldungen generiert werden) spiegeln zu können?
Es gibt gesteuerte Releases. Die Änderungen werden dann natürlich kommuniziert.
Eine Bank hat im Dezember 3 x Absicht und 3 x Vollzug gemeldet. Über die bei Absichts-Meldung vergebene Referenznummer sollte die eindeutige Verknüpfung Absicht -> Vollzug hergestellt werden. Nun ist der Bank aufgefallen, dass auf allen 6 Meldungen unterschiedliche Nummern stehen, obwohl dort die Auffassung besteht, die Referenznummern der Absichtsmeldungs-Ausdrucke sorgfältig eingegeben zu haben. Offenbar wird bei jeder Meldung eine neue Referenznummer ohne Bezug zur alten Referenznummer vergeben. Die Felder werden auch bei Eingabe der ursprünglichen Referenznummer nicht automatisch vom MVP-Portal befüllt. Dass aus der Meldung generierte pdf-Dokument ist nach der Meldung zudem nicht mehr abrufbar und muss daher direkt gespeichert werden. Ist geplant die Referenznummer durchgängig auf Vertragsebene im MVP-Portal zu hinterlegen?
Aus Sicherheitsaspekten hat die MVP keinen Zugriff auf alte Meldungen und kann somit die Felder nicht befüllen. Die Referenznummer sollte jedoch identisch bleiben, sofern bei der Vollzugsmeldung auch die korrekte Referenznummer der Absichtsanzeige angegeben worden ist.
Werden die abgegebenen Meldungen zukünftig nachträglich einsehbar sein?
Nein, die Meldungen können immer nur zum Zeitpunkt der Erstellung eingesehen bzw. abgespeichert werden. Dies hat Gründe in der Sicherheitsarchitektur der MVP-Plattform.
Die Ausfüllhinweise und MVP-Masken enthalten mehrere Angaben, die sich nicht aus der finalen KWG-AnzV ergeben. Dies betrifft:
a) Grund der Auslagerung (als Pflichtfeld gekennzeichnet)
b) Interessenkonflikte (die Fragestellung ist zudem inhaltlich nicht nachvollziehbar und bringt keinen Mehrwert in der Risikobetrachtung, da sich Interessenkonflikte vermutlich nie zu 100 % ausschließen lassen und somit immer bejaht werden müssten)
c) Name der Kontaktperson beim Auslagerungsunternehmen (eine persönliche Zuordnung ist nicht erforderlich und auch nicht unbedingt sinnvoll)
d) andere Institute/sonstige Unternehmen des institutsbezogenen Sicherungssystems
e) Erläuterungen zur letzten Prüfung
f) Dauer der Ersetzungsmöglichkeit des Auslagerungsunternehmens
a) Für Kreditinstitute ist dies kein Pflichtfeld in der MVP.
b) Für Kreditinstitute ist dies kein Pflichtfeld in der MVP.
c) Für Kreditinstitute ist dies kein Pflichtfeld in der MVP.
d) Für Kreditinstitute ist dies kein Pflichtfeld in der MVP, da es nur auszufüllen ist, sofern es einschlägig ist. Die Verpflichtung bei Einschlägigkeit ergibt sich aus § 3 Abs. 1 Nr. 11 KWG-AnzV.
e) Die Verpflichtung dazu ergibt sich aus § 3 Abs. 1 Nr. 11 KWG-AnzV.
f) Die Verpflichtung dazu ergibt sich aus § 3 Abs. 1 Nr. 17 KWG-AnzV.
3. Anzeigen von Absicht und Vollzug
Resultate 21 bis 21 von insgesamt 21
Wie viele Anzeigen sind im Falle eines Dienstleisterwechsels erforderlich?
Ausgehend davon, dass sich die Frage auf eine Auslagerung bezieht, die vor dem 1.1.2022 erfolgt ist, sind grundsätzliche folgende Anzeigen nötig: (1) Vollzugsanzeige über den Auslagerungsvertrag mit Dienstleister A (2) Änderungsanzeige für die Beendigung des Vertrages mit Dienstleister A (3) Absichtsanzeige für Dienstleister B. Fallen jedoch aufgrund mangelnder Pflicht zur Anzeige von Auslagerungen von vor dem 1.1.2022 die Anzeigen (1) und (2) zeitlich zusammen, kann ausnahmsweise auf diese beiden Anzeigen verzichtet werden, weil durch den zeitlichen Zusammenfall kein Handlungsbedarf für die Aufsicht mehr besteht. In dieser Konstellation ist dann nur die Anzeige (3) für den neuen Dienstleister vorzunehmen.
4. Wesentliche Änderungen
Resultate 11 bis 15 von insgesamt 19
Wie ist mit einer bereits eingereichten Absichtsanzeige umzugehen, wenn die Absicht nicht mehr besteht und kein Vollzug erfolgen wird?
Durch die Nichtanzeige des Vollzugs ist erkennbar, dass dieser nicht stattgefunden hat. Eine gesonderte Anzeige des Nichtvollzugs ist nur nach der VAG-Anzeigenverordnung vorgesehen, da dort keine Vollzugsmeldung abzugeben ist (auch wenn diese erfolgt).
Ist bei einer Änderungsanzeige nur das zu ändernde Feld anzupassen oder muss das gesamte Formular befüllt werden?
Es muss nur das Feld ausgefüllt werden, das aktualisiert werden soll.
Was ist zu melden, wenn ein Dienstleister umfirmiert?
Im Rahmen einer Updatemeldung kann ein neuer Name des Auslagerungsunternehmens eingetragen werden.
Eine wesentliche Änderung kann ggf. mehrere Sachverhalte betreffen. Können für eine Meldung mehrere Gründe/Anlässe ausgewählt werden oder ist für jeden Grund eine einzelne Meldung erwünscht?
Ja, es können und sollen alle bekannten Änderungsgründe in einer An-zeige gemeldet werden. Eine Trennung ist bisher nicht vorgesehen. Da-bei können mit einem Klick auf das Kästchen „Sonstige“ und dem dann erscheinenden Freitextfeld weitere Gründe benannt werden.
Die Regelbeispiele Vertragsänderungen von wesentlicher Bedeutung so-wie die Vereinbarung zusätzlicher vertraglicher Regelungen/Leistungen sind nicht trennscharf. In der MVP-Maske ist dazu nur ein Grund hinterlegt (Abschluss zusätzlicher Vertragsbestandteile). Klarstellungen und/oder Ergänzungen sollten erfolgen.
Beide Änderungsgründe sind in der MVP abgebildet, jedoch aufgrund technischer Gründe nicht hintereinander (wie in der Verordnung), sondern die „Vertragsänderungen und Vertragsanpassungen von wesentlicher Bedeutung“ ist das neunte Kästchen in der Liste des Formulars zur Anzeige von Änderungen.
5. Schwerwiegende Vorfälle
Resultate 1 bis 5 von insgesamt 10
Ausfüllhilfe mit Erläuterungen zu dem Excel-Template fehlt.
Eine Ausfüllhilfe zum Excel-Template ist derzeit nicht geplant.
Wann liegt ein „schwerwiegender Vorfall“ vor?
Zu Nummer 62 bis 71: Die Pflicht zur Anzeige von schwerwiegenden Vorfällen stammt aus den EBA Guidelines und outsourcing arrangements (EBA/GL/2019/02), in denen jedoch keinerlei weitere Konkretisierung erfolgt, was darunter zu verstehen ist. Die BaFin hat für die Institute und Unternehmen einen Regelbeispielkatalog von typischen schwerwiegenden Vorfällen entworfen und in den Anzeigenverordnungen verankert, der den Instituten eine Art Maßstab geben soll, an dem sie sich orientieren können. Dass dabei unbestimmte Rechtsbegriffe verwendet werden, ist durchaus so gewollt gewesen und auch in anderen Verordnungen nicht unüblich. Zwar können wir das Bedürfnis der Industrie nach noch mehr Konkretisierung verstehen, jedoch ist dies einerseits schon im Bankenbereich nicht in allgemeiner Form für alle Institute gleichbedeutend möglich. Hinzu kommt, dass dieser Regelbeispielkatalog sektorübergreifend in mehreren Verordnungen verankert wurde und daher eine Konkretisierung nur schwer möglich ist. Denn letztlich kann der Grad des Einflusses auf die Geschäftstätigkeit nur im Einzelfall und im Hinblick auf die im jeweiligen beaufsichtigten Unternehmen vorhandenen Gegebenheiten gesehen werden. Eine weitere Konkretisierung ist daher nur schwer möglich. Dennoch werden wir intern noch einmal prüfen, inwieweit hier weitere Klarstellungen möglich sind.
Neu geforderte Information zum Dienstleister (im Vergleich zu Absicht, Vollzug und wesentlicher Änderung): Was ist „BAK“?
Die BAK-Nummer ist diejenige des meldenden Instituts, nicht des Auslagerungsunternehmens. Dabei handelt es sich um eine sechsstellige bzw. vierstellige (für VU und EbAV ist die vierstellige Register-Nummer zu verwenden) Zahl, die die BaFin jedem beaufsichtigten Unternehmen für interne Ordnungszwecke zuordnet. Auszüge aus der Unternehmensdatenbank, denen sich unter anderem der Name des Instituts und die BAK-Nummer bzw. die zugewiesene Registernummer entnehmen lassen, finden sich auf der Website der BaFin: Datenbanken.
„Ansprechpartner“: Welche Ansprechpartner sollen hier angegeben werden?
Gemeint ist die Person des Instituts, die bei Rückfragen der Aufsicht zum angezeigten Vorfall kontaktiert werden kann.
Da nur die weiß und grün hinterlegten Felder ausgefüllt werden müssen (gem. BaFin-Homepage: „bei den rot hinterlegten Feldern sind keine Eintragungen nötig“): Warum sind die rot unterlegten Felder überhaupt aufgeführt? Weniger Felder wären transparenter.
Ein dynamisches Formular würde Makros in der Excel Datei bedingen. Eine Ausführung von Excel Dateien mit Makros stellt jedoch ein Sicherheitsproblem dar. Da die Aufsicht keine Dateien versenden möchte, die die Unternehmen dazu verleiten könnten, die eigenen Sicherheitsprotokolle zu missachten, wurde die aktuelle Datei ohne Makros erstellt. Sobald ein Feld aufgrund einer vorherigen Auswahl befüllt (oder nicht mehr befüllt) werden muss, wechselt die Farbe von Rot auf Grün (oder umgekehrt). Primär betrifft dies die Frage, ob bereits über die MVP eine Anzeige zu der Auslagerung, für die ein Vorfall gemeldet wird, abgegeben wurde und daher schon eine Referenznummer besteht. Ist dies nicht der Fall, müssen mehr Felder befüllt werden, da dann Grunddaten der Auslagerung zur Einordung des Vorfalls fehlen. An dieser Stelle wird – anders als bei der Änderungsanzeige – auf die vorherige Vollzugsanzeige verzichtet, um Verzögerungen bei der Vorfallsmeldung zu vermeiden.
6. Nachmeldungen
Resultate 11 bis 11 von insgesamt 11
Besteht eine Möglichkeit, die Nachmeldung wesentlicher Änderungen zu vereinfachen? Der vorgesehene mehrstufige Weg (1. Absichtsmeldung, 2. Vollzugsmeldung, 3. Änderungsmeldung) verursacht einen hohen Aufwand.
Es ist nur eine Vollzugs- und Änderungsmeldung nötig. Bei bereits bestehenden Auslagerungen ist keine Absichtsanzeige notwendig. Langfristig einfacher wird es, wenn die Institute zeitnah alle wesentlichen Auslagerungen melden würden und dadurch eine Baseline geschaffen werden würde. Dann müsste im Fall einer Änderung nur noch diese gemeldet werden.
7. Bestandsfrage
Die Stichproben-Erhebung sollte - wenn überhaupt - erst im Nachgang zu den Nachmeldungen erfolgen. Anhand der eingegangenen Nachmeldungen sollte die Aufsicht zunächst prüfen, ob dies erforderlich ist (ggf. wird sich der Bestand daraus schon weitestgehend ergeben; die wesentlichen Auslagerungsunternehmen im deutschen Bankenmarkt dürften der Aufsicht zudem bereits bekannt sein).
Eine Stichprobe ist notwendig, da derzeit verpflichtend nur die Auslagerungen nach dem 1.1.2022 erfasst werden und auf anderen Wegen fragmentarisch bekannte Auslagerungen nicht in der detailtiefe und auch nicht über die MVP erfasst werden. Der mit der Anzeigepflicht verfolgte Überblick zur Erkennung von (Konzentrations-)Risiken kann nicht erreicht werden, wenn Auswertungen immer auf den Stand nach dem 1.1.2022 hin relativiert werden müssten. Darüber hinaus kann die Aufsicht gar nicht erkennen, ob sich mittels den zwischenzeitlich eingegangenen Anzeigen der Bestand ergibt, da wir keine Kenntnis über die Anzahl der wesentlichen Auslagerungen in den Instituten haben. Gerade dazu dient die Stichprobe.
Warum bedarf es noch zusätzlicher Abfragen bei den Kapitalverwaltungsgesellschaften zu Bestandsauslagerungen, wenn doch ohnehin jede Kapitalverwaltungsgesellschaft über die wesentlichen Änderungsanzeigen alle Bestandsauslagerungen erneut in das System eingeben müssen?
Im Ergebnis müssen die Bestandsauslagerungen nur einmal in die MVP eingetragen werden. Dies kann anlassbezogen über die Änderungsanzeigen erfolgen oder auch aufgrund der Abfrage der BaFin. Es ist nicht davon auszugehen, dass alle Kapitalgesellschaften wesentliche Änderungen an allen Auslagerungen haben und daher alle Auslagerungen anzeigen werden. Durch die Bestandsabfrage kann die BaFin nachvollziehen, dass bis zum 30.6.2023 bestehende Auslagerungen von den betroffenen Unternehmen auch umfassend erfasst wurden und kann erste Analysen zur Erkennung von Konzentrationsrisiken durchführen.
Aus welchen Grund müssen Kreditinstitute ein zusätzliches Auslagerungsregister führen, wenn doch über das Meldeportal alle Daten ersichtlich sind?
Die Pflicht zur Führung eines Auslagerungsregisters resultiert aus den EBA Guidelines on outsourcing arrangements und muss daher von den Instituten vorgehalten werden, aber nur auf Anfrage der Auskunft vorgelegt werden. Das Register muss alle aktiven wesentlichen und nicht-wesentlichen Auslagerungen aufführen. Die Anzeigepflicht erfasst demgegenüber nur wesentliche Auslagerungen und auch nur solche seit dem 1.1.2022. Das Auslagerungsregister umfasst demnach deutlich mehr Informationen als über die Anzeigepflicht gemeldet werden muss.
Falls eine Register-Einreichung gefordert wird: In welchem Format soll die Meldung erfolgen? (institutsindividuelle Formate, bspw. xlsx oder csv sollten möglich sein)
Weitere Informationen dazu erfolgen gesondert.
