Allgemeine Kommunikation

Anträge, einzureichende Unterlagen und auch den übrigen Schriftverkehr sollten die Unternehmen nur elektronisch an die Versicherungsaufsicht versenden. Sofern gesetzlich die Schriftform vorgesehen ist, bietet die BaFin elektronische Verfahren als rechtswirksamen Ersatz an.

In der elektronischen Korrespondenz ist das jeweilige zuständige Aufsichtsreferat nach folgender Maßgabe zu adressieren: VAxy@bafin.de, wobei xy als Platzhalter für die Referatsnummerierung zu sehen ist (Beispiele: VA51@bafin.de; VA21@bafin.de, etc.). Bei Fragen zur elektronischen Korrespondenz in Beschwerdesachen sollten sich die Unternehmen an die ihnen bekannten Ansprechpartner im Referat VBS 14 wenden.

Vertrauliche Informationen sollten über verschlüsselte E-Mails versandt werden. Das gilt insbesondere für Verbraucherbeschwerden und Eingaben im Versicherungsbereich, die zentral vom Referat VBS 14 bearbeitet werden. Informationen zur gesicherten E-Mail-Kommunikation, die viele Unternehmen bereits in der Kommunikation mit der BaFin regelmäßig nutzen, befinden sich auf der BaFin-Homepage.

Nachfolgend sind Hinweise zur elektronischen Einreichung von

• Jahresabschlüssen/Geschäftsberichte
• Prüfungsberichten der Wirtschaftsprüfer
• Sicherungsvermögensverzeichnissen
• weiteren Dokumenten

aufgeführt.

Elektronische Einreichung von Jahresabschlüssen und Geschäftsberichten

Der aufgestellte Jahresabschluss und Lagebericht sowie der festgestellte und der endgültige Geschäftsbericht können ausschließlich elektronisch über die Melde- und Veröffentlichungsplattform (MVP) eingereicht werden.
Diese Einreichungsform wird von der BaFin empfohlen. Die Einreichung dieser Berichte ist über das MVP-Fachverfahren „Versicherungsaufsicht“, Einreichung „Geschäftsberichte (Präfix GB)“ vorgesehen. Zur Dateinamenskonvention sind die Hinweise im Informationsblatt zum Fachverfahren Versicherungsaufsicht auf dem MVP-Portal zu beachten. Zusätzlich nutzen Sie bitte den zur Verfügung stehenden Freitext des Dateinamens, um kenntlich zu machen, ob es sich um den aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht bzw. den festgestellten oder endgültigen Geschäftsbericht handelt. Beispiele für gültige Dateinamen (für die fiktive Registernummer 1234) wären demzufolge GB_1234_Aufgestellter_JA_und_Lagebericht_2021.pdf, GB_1234_Festgestellter_Geschaeftsbericht_2021.pdf oder GB_1234_Endgueltiger_Geschaeftsbericht_2021.pdf.

Diesen mit einfacher Signatur (= vollständiger Namensangabe in Textform) einzureichenden Unterlagen ist ein Begleitschreiben mit dem Inhalt, dass der Bericht aufgrund eines Beschlusses der hierzu Berechtigten (ggfs. im schriftlichen Umlaufverfahren, in audiovisueller Sitzung o.ä.) angenommen und ggfs. von den erforderlichen Personen (§ 16 Abs. 2 BerVersV) unterzeichnet wurde, beizufügen. Das Schreiben muss von dem/der Vorsitzenden oder seinem Vertreter/seiner Vertreterin mit einfacher Signatur (= vollständiger Namensangabe in Textform) unterzeichnet sein. Sofern das Begleitschreiben in einer separaten Datei übermittelt wird, muss diese derselben Dateinamenskonvention genügen wie die einzureichenden Unterlagen.

Elektronische Einreichung von Prüfungsberichten der Wirtschaftsprüfer

Die Prüfungsberichte der Wirtschaftsprüfer sollen nur noch elektronisch mit qualifizierten elektronischen Signaturen (qeS) über die MVP hochgeladen werden, so dass in diesen Fällen keinerlei Papiereinreichung mehr erforderlich ist.

Hier sind die bewährten Einreichungswege zu nutzen:

Einreichung „WP-Bericht Jahresabschluss (Präfix WP-JA)“ im MVP-Fachverfahren „Versicherungsaufsicht“

• Dateitypen Upload: pdf
• Dateiname Upload: WP-JA_<4-stellige Reg.Nr.>_<1 bis 85 erlaubte Zeichen Freitext (keine Umlaute, Leerzeichen, Sonderzeichen)>.pdf

Einreichung „WP-Bericht Solvabilitätsübersicht (PDF)“ im MVP-Fachverfahren „Versicherungsaufsicht – Solvency II“

• Dateitypen Upload: pdf
• Dateiname Upload: WP-SII_<4-stellige Reg.Nr.>_<1 bis 85 erlaubte Zeichen Freitext (keine Umlaute, Leerzeichen, Sonderzeichen)>.pdf

Es ist lediglich darauf zu achten, dass die mit qualifizierten elektronischen Signaturen versehenen Dateien im Freitext des Dateinamens das Kürzel „qeS“ enthalten (z.B.
WP-SII_1234_Solvabilitaetsuebersicht_2021_qeS.pdf).

Bemerkungen des Vorstands und des Aufsichtsrats zum Bericht des Abschlussprüfers (§ 37 Abs. 5 VAG) können mit einfacher Signatur (= vollständiger Namensangabe in Textform) in einem separaten Dokument unter Beachtung der vorstehenden Dateinamenskonvention ebenfalls über die MVP hochgeladen werden, benötigen jedoch keine qeS.

Elektronische Einreichung des Sicherungsvermögensverzeichnisses

Mit Artikel 31 Nr. 5 ZuFinG wurde § 126 Absatz 2 des Versicherungsaufsichtsgesetzes (VAG) geändert. Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds können ab dem 15.12.2023 ihre Sicherungsvermögensverzeichnisse auch elektronisch, ohne qualifizierte elektronische Signatur, bis drei Monate nach Schluss des Geschäftsjahres an die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) übermitteln.

Die Unternehmen haben daher erstmals für das Geschäftsjahr 2023 die Möglichkeit, das Sicherungsvermögensverzeichnis elektronisch ohne qualifizierte elektronischer Signatur (qeS) im PDF/A-Format über die MVP-Plattform bei der Versicherungsaufsicht einzureichen, verpflichtend ist die elektronische Einreichung aber nicht. Eine Einreichung des Sicherungsvermögensverzeichnisses kann vielmehr auch weiterhin in Papierform erfolgen. Die BaFin begrüßt eine Einreichung der Sicherungsvermögensverzeichnisse in elektronischer Form. Eine hybride Einreichungsmöglichkeit des Sicherungsvermögensverzeichnisses (einen Teil der einzureichenden Unterlagen per Post mit Originalunterschriften, den Rest über die MVP-Plattform) ist derzeit nicht vorgesehen.

Bei der elektronischen Übermittlung der Eintragungen in das Sicherungsvermögensverzeichnis ab dem Geschäftsjahr 2024 an die BaFin gemäß § 126 Abs. 2 VAG, haben die Unternehmen die Hinweise im Merkblatt 02/2024 (VA) umzusetzen.

Elektronische Einreichung weitere Dokumente über die Meldeplattform MVP

Alle weiteren für das MVP-Portal eingerichteten Einreichungsmöglichkeiten bleiben unverändert bestehen. Dies umfasst insbesondere

• die Tarifmitteilungen für Lebensversicherungen und Versicherungsunternehmen mit Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr,
  

• die technischen Geschäftspläne für Lebensversicherungen, Sterbekassen und Versicherungsunternehmen mit Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr sowie
  

• die Erläuterungsberichte, Angemessenheitsberichte und Überschussdeklarationen für Lebensversicherungen und Versicherungsunternehmen mit Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr und/oder Haftpflicht/Unfall/Kraftfahrt-Renten.

Hinweise zur Einreichung von Anträgen oder sonstige Anfragen für den Geschäftsbereich Versicherungsaufsicht

1. Generelles

Mit der Einführung von Solvency II im Jahr 2016 und EbAV II im Jahr 2019 erfolgte durch den Übergang von einer regelbasierten zu einer prinzipienorientierten Regulierung einer stärkeren Ausdifferenzierung der Regulierung von Versicherungsunternehmen. Die damit einhergehende Zunahme der Komplexität und des Umfangs der von den Unternehmen eingehenden individuellen Anträgen und Anfragen erfordert eine jeweils auf das spezifische Unternehmen angelegte Bewertung auch unter Berücksichtigung von Proportionalitätserwägungen. Die vorzulegenden Unterlagen müssen daher so gestaltet sein, dass die entscheidungserheblichen Belange erkennbar deutlich aus ihnen hervorgehen. Es muss ohne weiteres aus ihnen zu erkennen sein, welche die Gründe für die Einreichung und die wesentlichen Aspekte des Antrags bzw. der Anzeige sind. Die BaFin strebt an, diese Verfahren – insbesondere unter Einbindung bestehender Compliance Funktionen - insgesamt effizienter zu gestalten. Von besonderer Bedeutung sind dabei die bereits durch die Compliance Funktion vorbereiteten unternehmensindividuellen Informationen im Zusammenhang mit der Beratung des Vorstands nach § 29 Abs. 2 VAG in Vorbereitung etwaiger Anträge und Anfragen. Insgesamt erwartet die BaFin daher zukünftig, dass sich die Unternehmen bereits vor Kontaktaufnahme mit der BaFin intensiv mit den ihrem Anliegen zu Grund liegenden rechtlichen und insbesondere aufsichtsrechtlichen Fragestellungen beschäftigen und diese der BaFin im Rahmen des Verfahrens zur Verfügung stellen. Im Einzelnen ist folgendes zu beachten:

2. Anträge sowie sonstige Anfragen

Bei der Einreichung von Anträgen und sonstigen Anfragen oder Mitteilungen, bei denen die Unternehmen eine Reaktion der BaFin erwarten, sollten die nachfolgenden Hinweise beachtet werden:

a. Vorbereitende Kontaktaufnahme

Insbesondere bei umfangreichen und zu erwartenden komplexen Verfahren erwartet die BaFin, dass die Unternehmen sie frühzeitig über das Vorhaben und den Zeitplan informieren. In der bisherigen Aufsichtspraxis hat sich gezeigt, dass bereits erste Kontaktaufnahmen in einer frühen Phase und ein transparenter Planungsprozess sich für die Durchführung von Antragsverfahren z.B. im Bereich der Genehmigung, Erweiterung oder Änderung von internen Modellen, unternehmensspezifischen Parametern, der Erteilung von Zulassungen sowie bei Inhaberkontrollverfahren oder Verfahren zur Genehmigung ergänzender Eigenmittel als sehr vorteilhaft erwiesen haben.

Anträge sollen insbesondere dann in einem frühen Zeitpunkt gestellt werden, wo die Antragsphase keiner zeitlichen Restriktion unterliegt.

Allerdings sollte bereits der Erstkontakt bei entsprechenden Verfahren gut vorbereitet sein, indem die unternehmerische Entscheidung über die geplante Maßnahme sowie deren betriebswirtschaftliche Begründung ausführlich dargestellt wird.
Darüber hinaus sollte sich das Unternehmen bereits in dieser Phase ausführlich insbesondere mit den aufsichtsrechtlich einschlägigen Vorschriften beschäftigen und entsprechende Vorab-Prüfungen vorgenommen haben.

Soweit mehrere Unternehmen einer Versicherungsgruppe die gleichen Anträge und Anfragen beabsichtigen, ist eine gemeinsame Einreichung anzustreben.

b. Zeitpunkt der Einreichung

Antragsstellungen und Eingaben sollen so frühzeitig erfolgen, dass ausgehend von der Komplexität des Verfahrens und des Umfangs der vorzulegenden Unterlagen ein angemessener Prüfungszeitraum bis zur beabsichtigten Umsetzung im Unternehmen verbleibt. Die Länge des Prüfungszeitraumes ist dabei maßgeblich von der Qualität der eingereichten Unterlagen abhängig. Hier erwartet die BaFin von den Unternehmen größtmögliche Sorgfalt und je nach Umfang eine für Dritte sehr gut nachvollziehbare Strukturierung der Dokumentation.

c. Inhaltliche Stellungnahme der Unternehmen

Neben den vorzulegenden Unterlagen für das jeweilige Verfahren ist die Erwartungshaltung der BaFin, dass die Unternehmen ihrerseits bereits eine über alle betroffenen Rechtsbereiche erstreckende rechtliche Wertung ihres Anliegens vornehmen und entsprechende Dokumente beifügen. Insbesondere ist dabei auf die Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen einzugehen und entsprechende Fragestellungen, die sich im Hinblick auf die Auslegung von Rechtsvorschriften oder Rundschreiben, Merkblättern oder sonstiger Veröffentlichungen der BaFin ergeben, zu erläutern und hervorzuheben. Erfordert das Anliegen aus Sicht des Unternehmens zum Beispiel ein Abweichen von einschlägig veröffentlichten Mustertexten, Merkblättern oder Mindestanforderungen, ist dieses ausführlich zu begründen und deutlich kenntlich zu machen.

Bei einfach gelagerten Fällen ist neben den Unterlagen das unten beigefügte Musterformular zu verwenden. Dabei sind die entsprechenden Informationen aufzunehmen und den einzureichenden Unterlagen beizufügen. Sofern das Anliegen Änderungen von AVB, Satzungen o.ä. betrifft sind die Felder „Aktuelle Version“ und „Neue Version“ zu verwenden, die die aktuelle Version des Textes und die beabsichtigten Änderungen in hervorgehobener Form (z.B. farblich markiert) enthalten. Andere spezifische durch Hinweise oder Merkblätter u.ä. vorgesehene Einreichungsformate bleiben hiervon unberührt.

Insbesondere komplexe und umfangreiche Verfahren können es erforderlich machen, dass die Unternehmen ihr Anliegen zusammen mit den aufsichtsrechtlichen Erwägungen im Rahmen eines Gesprächs zusätzlich ausführlich vorstellen.

Auch kann es im Rahmen risikoorientierter Abwägung erforderlich sein, unternehmenseigne rechtliche Ansichten komplexer Fragestellungen und Sachverhalte durch Rechtsgutachten externer Stellen zu bewerten.

d. Sprache der Einreichung

Anträge können ganz oder teilweise in englischer Sprache gestellt werden, wobei die BaFin bei Bedarf die Vorlage einer Übersetzung verlangen kann (siehe hierzu § 4j FinDAG).

3. Proportionalitätserwägungen

Nur ganz eingeschränkt kann bei der primären unternehmensinternen Befassung mit dem individuellen Anliegen und den der BaFin zur Verfügung zu stellenden Informationen die individuelle personelle Ausstattung berücksichtigt werden. In der Regel sind Umfang und Komplexität von Verfahren auch vom Umfang und Komplexität der Risiken abhängig, die mit der Tätigkeit des jeweiligen Versicherungsunternehmens einhergehen. Größe und Komplexität einer Versicherungsgruppe, eines Versicherungsunternehmens und des betriebenen Versicherungsgeschäfts prägen darüber hinaus auch regelmäßig das individuelle Risikoprofil. Insoweit bezieht sich die hier geäußerte generelle Erwartungshaltung der BaFin auf alle Unternehmen und Gruppen unabhängig von ihrer Größe.