Pflichten vor Durchführung einer Marktsondierung

Vor Durchführung einer Marktsondierung muss der DMP zunächst beurteilen, ob es im Rahmen der Marktsondierung zur Offenlegung von Insiderinformationen kommt (Art. 11 Abs. 3 MAR, Erwägungsgrund 34 der MAR). Dieses Ergebnis und die entsprechenden Gründe sind schriftlich zu dokumentieren, ggf. zu aktualisieren und auf Ersuchen der BaFin vorzulegen. Diese Verpflichtung gilt für jede Offenlegung von Informationen im Rahmen von Marktsondierungen (Art. 11 Abs. 3 Satz 3 MAR), also auch für die Fälle, bei denen Insiderinformationen nicht gegenständlich sind.

Gemäß Art. 11 Abs. 5 MAR hat der DMP u.a. die Zustimmung der Person einzuholen, die die Marktsondierung erhält (market sounding recipient – im Folgenden: MSR) und diese entsprechend Abs. 5 Buchst. b) bis d) über die Folgen aufzuklären.

Sodann hat der DMP ein Verfahren für die Zwecke der Durchführung von Marktsondierungen einzurichten (Art. 2 MS-VO), welches auch die umfangreichen Belehrungspflichten nach Art. 11 Abs. 5 MAR umfasst. Die MS-VO konkretisiert die weiteren Anforderungen aus Art. 11 Abs. 3 bis 6, 8 MAR und führt insbesondere dezidiert den Informationsgehalt der Mitteilung an den MSR auf (Art. 3 MS-VO). Ferner wird mit Art. 3 Abs. 5 MS-VO ein Gleichbehandlungsgebot statuiert. Demnach sind allen MSR dieselben Informationen offenzulegen.

Pflichten während einer Marktsondierung

Der DMP hat während des Sondierungsverfahrens eine umfangreiche Dokumentationspflicht sowohl in Bezug auf die Identität der MSR als auch den Inhalt der übermittelten Informationen (Art. 11 Abs. 5 Unterabs. 2 MAR).

Die Daten der MSR sind in einer Liste aufzunehmen (Art. 11 Abs. 5 Unterabs. 2 MAR i. V. m. Art. 4 MS-VO). Art. 4 MS-VO enthält hierfür konkrete Vorgaben, insbesondere ist die Aufzeichnung von Datum und Uhrzeit der Informationsübermittlung notwendig.

Ferner hat der DMP Aufzeichnungen über sämtliche offengelegten Informationen unter Angabe von Datum und Uhrzeit einer jeden Offenlegung zu erstellen.

Cleansing

Sobald nach Einschätzung des DMP die Insiderinformationen ihre Eigenschaft als solche verlieren, ist dies dem MSR unverzüglich mitzuteilen. Dies gilt in jedem Fall, also auch wenn die Insiderinformation ihre Qualität als solche aufgrund einer mittlerweile hergestellten Öffentlichkeit (beispielsweise mit einer Ad-hoc-Mitteilung nach Art. 17 MAR) verloren hat.

Die vorgenannte Verpflichtung aus Art. 11 Abs. 6 Unterabs. 1 MAR ist jedoch keine Voraussetzung für die Befreiung des DMP vom Offenlegungsverbot.

Die Mitteilung an den MSR hat nach den Vorgaben gemäß Art. 5 MS-VO zu erfolgen. Gemäß Art. 11 Abs. 6 Unterabs. 2 MAR i. V. m. Art. 4 MS-DVO sind die hierbei mitgeteilten Informationen entsprechend dem Muster in Anhang III der MS-DVO aufzuzeichnen.

Format und Dauer der Aufzeichnungen

Sämtliche zum Zwecke einer Marktsondierung notwendigen Aufzeichnungen (Art. 11 Abs. 3 bis 8 MAR) müssen gemäß Art. 6 MS-VO auf einem dauerhaften Datenträger geführt und für mindestens fünf Jahre (Art. 11 Abs. 8 MAR) aufbewahrt werden.

Ferner sind für alle mündlich oder fernmündlich übermittelten Informationen schriftliche Protokolle oder Vermerke zu erstellen. Die Muster entsprechend den Anhängen I und II der MS-DVO sind hierfür verpflichtend (Art. 2 MS-DVO i. V. m. Art. 6 Abs. 2 Buchst. d) MS-VO).

Auf Ersuchen der BaFin muss der DMP seine Aufzeichnungen vorlegen (Art. 11 Abs. 5 MAR, Art. 6 Abs. 4 MS-DVO). Eine unaufgeforderte Mitteilungspflicht besteht nicht.